私が意識するオンライン会議のコツ②~会議編~

前回の「準備編」投稿に続き、私自身が忘れないよう言語化するためにも、意識しているオンライン会議のコツをご紹介させていただきます。今回は「会議編」になります。

＜前回：準備編＞

①「会議目的」「議題」「会議ゴール」を確認してからスタート

オンライン会議限らず、会議をスタートする上で最も重要なポイントです。
「会議目的」「議題」「会議ゴール」を会議冒頭で確認してから始めましょう。これをやると、参加者全員が同じスタートライン・同じ目線になります。逆にやらないと、参加者がついてこれず、置いてきぼり状態を生み出してしまいます。

②資料/メモを投影しながら話す

これはオンライン会議では特に重要です。何かしらの会話・議論をする際は、必ず資料/メモを投影しながら話すことが大事です。なぜなら、対面会議とオンライン会議を比較すると、オンライン会議の方が視覚と聴覚から取得できる情報が少ないため、共通認識を持たせる工夫が必要です。

＜対面会議＞
・視覚：自由に見ることができる（画面・相手の顔・事前共有資料等）
・聴覚：自由に聞くことができる（相手の話、ひそひそ話等）

＜オンライン会議＞
・視覚：画面共有されている情報、事前共有資料のみ
・聴覚：2つ以上を聞くことが困難。基本は一方通行

資料/メモを投影しながら話すことで、共通認識が生まれやすくなります。

③質疑応答は最後にまとめて行わず、節目節目で実施する

これはオンライン会議に限らずですが、質疑応答の時間は節目節目に取った方が良いです。対面会議と比べて、オンライン会議の方が気軽に質問できない雰囲気・状況になる傾向が強いため、あらかじめ会議の節目節目に質疑応答を行う旨を伝えてから、会議を始めると良いです。これにより、聞き手側も「〇〇の話まで聞いたら質問しよう！」というように準備してくれます。

④質疑応答が停滞している場合は、誰かを名指しで指名する

これは会議進行役（ファシリテーター）が良く使えるコツですが、質疑応答が停滞して沈黙が続く雰囲気ならば、思い切って「〇〇さん、何か質問・疑問ありますか？」と相手を名指しして振ってみましょう。オンライン会議だと、聞き手側が待ち状態になりやすいです。その中でも質問しようという意欲を持っている方もいるので、その意欲持ちの方を指名してみてください。

⑤普段より話すスピードをゆっくり目に

私は早口タイプなので、これを１番意識しています。オンライン会議だと、各自のPC環境・通信環境によって、音声の伝わり方に多少変わるため、早口タイプだと、相手にしっかり音声が伝わっていないケースがあります。私はオンライン会議後に先輩に「もうちょっとゆっくり目に話した方が、オンライン会議では聞き取りやすい音声になるよ！」とフィードバックを受けて、この欠点に気づくことができました。そのため、私の中では普段の1.3倍ぐらいの感覚でゆっくり話すようにしています。（まだまだ実践途中ではありますが・・・）

⑥ご自身の名前を言ってから話す

特に大人数でのオンライン会議で自分が話す場合は、「〇〇(ご自身のお名前)です。１点質問宜しいでしょうか？」と言ったように、ご自身の名前を言ってから話すことをおすすめします。経験値と耳の良さにも依存しますが、人の声を聴いただけで「〇〇さん」と判別するのは意外と難しいことです。そのため、発言する際は、まずご自身の名前を言ってみましょう！

⑦「あれ」「これ」のような指示語は避けて、具体名で話す

これは私もやってしまうので、意識している１つです。対面の会議では近くに聞き手がいるため、「あれ」「これ」でも意図が通じるケースが多いですが、オンライン会議だと同じようにいかない場合もあります。具体的に説明すると、オンライン会議では、共有しているモノは1つと画面と事前共有資料しかないことがほとんどです。そのような状況下で、指示語を多用してしまうと、会議が進む中で指示語の指し示す内容が参加者間でズレていき、結果的に上手く議論が進まないことがあります。
簡単ではありますが、以下は悪い例と良い例になります。

＜悪い例＞
Aさん：「この資料内の”あれ”を〇〇することによって、最終的には”これ”になる見込みです！」
Bさん：「（何を言っているか良く分からない・・・）」

＜良い例＞
Aさん：「この資料内の左上の”△△（具体名）”に対して、〇〇することによって、最終的には、”売上10%アップ”する見込みです！」
Bさん：「なるほど、理解できました。」

オンライン会議では、出来るだけ「指示語」は避け、「具体名」を用いて話すと効果的です。

⑧各自のネクストアクションを明確にして、会議終了する

これはオンライン会議に限らずですが、会議最後にネクストアクションを明確にしてから、会議を終了しましょう。あるあるなのは、会議時は満足して終わった風になり、「結局、各々のネクストアクションは何だっけ？」となることです。ご経験ある方もいると思います。これを防ぐためにも、丁寧すぎるほどネクストアクションを明確にした方が良いです。ただし、会議中に言語化出来ない場合もあると思いますので、議事メモor議事録を送り、認識合わせる方法でも良いです。（会議終了後の1日以内に共有したほうが良いです。人間は忘れる生き物なので、早めに共有しましょう）

⑨その他コツ/Tips

以下はオンライン会議ツールによって出来る出来ないあるかと思いますので、参考情報として記載しました。

①カメラONで会話する
可能なら、カメラONにした状態で会話したほうが良いです。表情が映っていた方が、お互いに「言葉のトーン」「内容が伝わっているか」「喜怒哀楽」がカメラを通して分かります。加えて、心理的安全性も増します。

②スタンプ機能・チャット機能を活用する
お互いにリアクションが合ったほうが会議も活性化するため、スタンプ機能・チャット機能を積極的に活用するのはおすすめです。以下はいくつかの活用例になります。

＜例：出欠確認＞
必要な人が参加しているかの確認に活用する。
・参加確認のため会議に入ったら「イイね」ボタン

＜例：投票/多数決＞
スタンプ機能を投票/多数決に活用する。
・A案が良い人は「イイね」スタンプ
・B案が良い人は「ハート」スタンプ

＜例：質問＞
随時、質問が合ったらチャットに書いてもらうように促す。もし、即時回答できるものは、そのチャットの場で解決させる。

③マイクのミュートは出来るだけOFFのままにする
話す側と立場だと、ミュートがONの参加者が多いと、「皆聞いてるだけで、会議に積極参加してくれてるのかな・・・」と不安になります。そのため、出来るだけミュートはOFFの方が、話す側も安心します。

最後に

今回はオンライン会議における「会議中」の”私が意識しているコツ”をご紹介させていただきました。もし、オンライン会議に対して、「〇〇をやっているよ！」などコツ/Tips等ありましたら、コメント頂けると幸いです。ぜひ参考にしたいです😄
今回もご覧いただき、ありがとうございました！