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その考え方はもう古いかも？身近なペーパーレス化にどう対応していくか

日本パートナーCFO協会

こんにちわ。すっかり春めいておりますね。スギ/ヒノキ花粉も落ち着いて過ごしやすい時期なのではないでしょうか？
さて、前回に引き続き、ニューノーマル時代での新常識について考えていきたいと思います。今回はペーパーレス化についてです。


ペーパーレス化できるものは何があるか？

まず、日々の業務の中でペーパーレス化できそうなものがないか見渡してみましょう。すぐに思いつくもので周囲に浸透してそうなものは請求書や経費精算、契約書などでしょうか？

ペーパーレス化は業務フローの変更が伴いますし、「必要」だと強い気持ちがないとなかなか推進できないものです。（気軽に実施すると思わぬ抵抗にあったりします、入念な準備の上で進めましょう）

また、昨今ではDX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉がバズワードになっていたりもします。デジタル化には先に申し上げた通り業務フローの変更が伴いますし、紙の方がやりやすいものもあるでしょうから、すべてをデジタル化することに必ずしもメリットがあるわけではありません。変更が大きいとそれに伴う痛みも生じます。ただ、デジタル化を行ったものの業務フローのスピードは格段に上がります。


請求書や経費精算のペーパーレス化

最近は法人向けのクラウドサービスもCMをよく目にするようになりました。経費精算のサービスもCMや交通広告で目にされるかと思います。（例えば、某女性芸人の方が経理担当に扮してアタマが爆発しているアレです）

経費精算システムとは、従業員が立て替える交通費、出張旅費、備品や交際費等の経費申請を行うシステムです。
例えば、元々各自がExcel（もしくはそれを紙で出力）で行っていた場合、入力ミスやフォーマットを書き換えられて手戻りが発生することがあります。また、従業員から上がってきたものを別の台帳（給与や会計）に転記し、その際に転記ミスが発生することもあるでしょう。
経費精算システムは予めフォーマットが決められており、かつ会計や給与システムと連携されていたりもするので、そういった無駄な工数やミスを削減することが可能になります。

請求書の発行システムは、会計システムにオプション機能として付属していることもよくあります。請求書を発行すると会計システム側で自動的に売掛金として計上され、入金が会計システムで確認されると自動的に消し込みがなされます。
最近では請求書もデータのみでの送付で良い（原本郵送不要）というお客様も多いので、請求書の発行件数が多い場合は検討してみてはいかがでしょうか？
また、2022年から改正電子帳簿保存法が施行されており、2023年12月末までは従来どおりプリントアウトして保存することが認められています。本記事での詳細説明は割愛しますが、この法律からも国が電子化を進めていることがお分かりいただけるかと思います。


契約書のペーパーレス化

電子契約システムは、契約書や覚書、合意書、注文書といった様々な書面の取り交わしをペーパーレス化するクラウドサービスです。最近では多くの企業で導入が進んでおり、「電子署名でよろしいですか？」と依頼されたことがある方もいらっしゃるかと思います。

まずは書面のドラフトをWord等で作成し、予め両者で合意を取っておきます。合意が取れましたら、そのデータをシステムにアップロードし、先に署名を行います。その後に、相手方のメールアドレスを入力して署名を依頼し、署名がなされれば契約締結完了となります。

メリットとしては、印紙代や郵送を中心としたコストの削減、締結までのスピードアップや検索のしやすさ等の業務効率化などでしょうか。
電子契約システムは複数社からサービスがリリースされております。使いやすさ、コスト、セキュリティやサービスの継続性などを検討項目として導入の検討をされると良いかと思います。
また、同様に電子帳簿保存法及び電子署名法の法律には注意が必要です。


他にペーパーレス化できそうなものは？

他に身近なものとしては、

  • タイムカードシステム：指紋認証やPC、スマホで打刻するもの（リモートワークでは重宝します）、給与計算システムと連動しているものが多く給与計算プロセスが効率化

  • ワークフロー（稟議）システム：稟議書を書面化、従来ハンコを押印して承認を得ているものを、職務権限に応じて電子決裁することで業務を効率化（スタンプラリーがなくなります）

  • 議事録やホワイトボードなど会議のメモ：例えばGoogleドキュメントなどのオンラインドキュメントにすると複数人でその場での同時編集が可能となります。最近、ZOOMでもホワイトボード機能が発表されました。

などが考えられます。


いかがでしょうか？
最近のクラウドサービスには先に取り上げた経費精算、契約書だけでなく、会計、給与、タイムカード、ワークフローなど複数のサービスがバンドルされています。
もちろん自社に合ったサービスをそれぞれ探すべきですが、導入をきっかけに、想定していなかった業務も合わせてペーパーレス化することを検討してみるのも一考かと思います。

一般社団法人日本パートナーCFO協会


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