プロジェクト管理とは何か、その効率的な使用方法について
プロジェクト管理には、マネージャーが頼りにできる様々なツールやテクニックがあります。リスクや悪影響を減らすために、多くのチームは、計画にかなりの時間を割き、会計、財務、経営管理を理解しているプロジェクト管理アナリストを雇います。
この記事では、プロジェクト管理とは何か、なぜ重要なのか、その最も重要な構成要素について説明し、専用のソフトウェアを使用することでどのように素早いプロジェクト管理を改善できるかをご紹介します。
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理とは、専門家が必要なデータを収集するための一連のツールやプロセスを意味します。これらのデータはさらに分析され、コスト、時間、パフォーマンスに関する説明可能な決定を行うための基準として使用されます。つまり、プロジェクトマネジメントにおけるモニタリングとコントロールのすべてです。
プロジェクト管理は、プロジェクトのライフサイクル全体を通して定期的に繰り返されなければならない手段です。起こりうる結果、価値、コスト、品質など、重要な洞察を得るのに役立ちます。アプローチする最も一般的な領域は、次のとおりです。
戦略および方法論
計画およびスケジューリング
コストの見積もり
リスク管理
経営最適化
このリストは完全なものではなく、チームによって異なる場合があります。企業で言えば、プロジェクト管理の専門家は、プロジェクトマネージャーに対して責任を持ち、プロジェクトマネージャーは分析したデータをステークホルダーに転送し、提示することになります。こうして、意思決定者はキャンペーンの変更を検討することができるのです。
就職サイトに掲載されている求人情報によると、企業はプロジェクト管理の専門家にコミュニケーション能力と基本的な管理能力を求めています。2つ目のカテゴリーは、関連分野の学士号、数年の管理経験、専門的なソフトウェアソリューションの知識などを含む場合があります。
プロジェクト管理とプロジェクトマネジメント
プロジェクト管理とプロジェクトマネジメントは、計画を成功させるための行為として使われるが、微妙な違いがあります。
プロジェクトマネジメントは、チームワークをリードすることを意味し、人的資源の管理、成果物のレビュー、プロジェクトに対するアプローチの評価など、複数のサブタスクを含む総称です。第一の目標は、通常、品質やスコープに限らず、与えられた制約条件に対して最高の結果を出すことです。
プロジェクト管理（コントロール）は、プロジェクトマネジメントのサブタスクの一つで、コストとスケジューリングに焦点を当てたものです。基本的な目標は、コストとスケジュールをできるだけ当初の見積もりに近づけることです。
プロジェクト管理を成功させる5つの方法
プロジェクト管理の重要性は、マネジメント活動に携わる一人ひとりが認識すべきものです。この5つの基本的なコツは、予測可能性を高め、コストを削減し、ひいては競争力を高めるのに役立ちます。
１．プロジェクトマネジメントにおけるモニタリングとコントロール
プロジェクトマネジメントでは、まず、予算編成の問題や納期を守れないなどのデータを収集します。この観察に基づいて、戦略を変更したり、ロードマップやチェックリストを作成したりして、チームが期待通りのパフォーマンスを発揮できるようにします。
２．ガントチャートで進捗を把握する
現在進行中のプロセスを可視化し、一部のタスクが約束の期日を過ぎても納品されるかどうかを推定します。導入のスピードアップには、追加費用や人材が必要な場合があります。
３．コスト分析
予算の見積もりは、すべてのプロジェクト管理マネージャーの主な仕事の一つです。過去の報告書があれば、それを見直し、今後のドラフトに同様の手法を使用します。直接費と間接費を含め、必要な記録を収集し、結論を出します。理想的には、特定期間の経費が予算に記載された金額と同じになるようにします。
４．プロジェクトマネジメントにおける変更管理
変更要求は、プロジェクトマネージャーから出される場合と、ステークホルダーから出される場合があります。どちらの場合も、問題が完全になくなるという保証はありません。変更が正しいかどうかを確認するために、プロジェクトサイクルの各ステップで各変更を追跡調査します。パフォーマンスへの影響を評価し、その変更を受け入れるか拒否するかを決めます。
５．プロジェクト管理ツールの使用
管理責任や分析すべき情報の範囲が広いため、ノートとペンだけでは対応しきれません。プロジェクト管理とモニタリングのための適切なツールを選択することで、解決することができます。
ONLYOFFICEによるプロジェクト管理の導入
リモートチームにおいて、マネージャーはプロジェクト管理とモニタリングのためのソフトウェアとツールのスキルが必要です。幸いなことに、今日、プロジェクト管理のコントロールを可能な限り効果的にするツールやアプリケーションがたくさんあります。よく知られているところでは、ARES Prism、EcoSys、Oracle Construction and Engineeringなどです。
タスク管理のための専用モジュールを含む包括的なコラボレーションプラットフォームであるONLYOFFICE Workspaceの例で、プロジェクトコントロールのアプローチを実践し、見てみましょう。
プロジェクトの進捗、時間、スケジュールを把握：各従業員のプロジェクト、期日、タスクを参照することができます。タイムトラッキングを使用して、チームのパフォーマンスと現在のステータスを評価することができます。カレンダーモジュールに切り替えて、個人カレンダーとグループカレンダーを作成し、メールやTelegramでの通知を有効にして、イベントの記録を取ることができます。
マイルストーンの設定：プロジェクトの進行における重要なポイントであるマイルストーンを用いて、ワークフローのスケジュールを立てます。
ガントチャートを作成し、納期遅れを予測する：納期を参照し、いくつのタスクが同時に実行されているかを確認することができます。納期の要望を満たし、経費を削減するために、スケジュールの変更を提案します。
レポートを作成する：自動生成されるレポートで、プロジェクトの進捗を常に監視できます。ファイルはスプレッドシートとして開かれ、必要に応じて編集、印刷、ダウンロードが可能です。デフォルトでは、生成されたレポートはすべてDocumentsモジュールのMy Documentsセクションに保存されます。
スプレッドシートにコスト分析をアレンジする：ドキュメントモジュールに移動し、ゼロから新しいコスト見積もりを作成し、フィルタリングを使用し、スパークラインを追加して傾向を分析し、条件付き書式を適用し、値を比較し、その他を行うことができます。プロジェクトマネージャーや関係者にファイルへのアクセス権を付与し、情報を共有します。
チームとのコミュニケーション：チームと連絡を取り合い、あらゆるプロジェクトの問題について話し合い、タスクの進捗状況を把握し、レポートや分析結果を添付し、アイデアを出し合います。
ONLYOFFICE Workspaceは、オンラインオフィススイートと、ドキュメントやプロジェクト管理、メール、カレンダー、CRM、SNSツールを備えたフル機能のコラボレーションプラットフォームが付属しているコラボレーションオフィスです。このソリューションにより、クラウドでもプライベートサーバーでも、プロジェクト管理統制を向上させることができます。
終わりに
プロジェクト管理は、将来のコストと計画を明確にする、企業にとって極めて重要なプロセスです。収集・分析された情報は、関係者が計画の実施方法を修正し、追加損失を回避し、納期遅れをなくすのに役立ちます。ONLYOFFICE Workspaceのような専門的なソフトウェアを使えば、プロジェクト管理におけるモニタリングとコントロールは簡単で効率的なものになるのです。