「新卒社員、70名参加のオンライン懇親会の幹事をやる」《後編》
こんにちは！ウィズアスnote編集部です。
＝前回までのあらすじ＝
私たちは先日、総勢70名参加！オンライン懇親会を、グループ全社規模で実施したのですが、その幹事を「新卒社員＋入社2年目社員」という、フレッシュなリモートネイティブ世代のメンバーが担当してくれたのです。
そこで、「ぶっちゃけ、実際やってみてどうだった？」という感想を、幹事を担当した新卒社員のお二人に、前編・後編に渡って赤裸々に語っていただきます！
《 ▼ 前編もよければ是非ご覧ください！ 》
後編の今回は、懇親会のシステム面（オンライン環境の管理・当日運営）を担当した、新卒社員の「古川さん」による体験談です。
70名の参加者をオンラインで捌ききった手腕の裏では何を感じていたのか。。同じくオンライン開催のイベント実施に不安や悩みを抱えている方、共感をしたい方にもお届けしたい内容となっております！
それでは、どうぞ！
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新卒の古川です。
今回のテーマにもありますが、社内懇親会の幹事を2年目の先輩方と共に担当させて頂きました。
今年は約1年ぶり、初の「オンライン開催」。
今回はその懇親会を運営する上での感想や大変だった点についてお話して参ります。
開催形式・担当について
今回の懇親会は前述の通り、オンラインでの開催でした。
コロナ化により様々なイベントが対面からオンラインに切り変わり始める中、私達の会社の懇親会もそれに伴いオンライン開催へと移行しました。
懇親会に参加して頂いた方は延べ70名ほどで、ZOOMでの開催となりました。オンラインという特殊な空間での開催でありながら多くの社員の方々に参加していただけたのはありがたい限りです。
私は懇親会を運営する中で、主にシステム面で当日のZOOM操作や開催ツールの選定、ZOOMを使用するにあたり動作確認や注意事項の洗い出しなどを行いました。
オンラインならではの運営に戸惑いも…
初のオンライン開催ということで、例年の実績やノウハウからの運営が難しく、準備の段階から新たな運営方法を考え直す必要がありました。
例えば、リアル開催の場合、ケータリングは本来会場に用意するため、会場宛に配送してもらうのみでしたが、
オンライン開催の場合、各個人宅またはオフィスにてお召し上がりいただくので、参加者分のケータリングを用意・発送することを念頭に置いて考える必要があります。
オンラインではそれぞれ異なる場所からの参加である為、リアル開催と行動内容に大きな変化があることを実感しました。
ツール選びにも一苦労
リアル開催での会場選びと同じように、オンライン開催ではどの配信ツールを使用するかを検討しました。開催形式や進行、参加人数に応じてZOOMやmeetなどの配信ツールを選定する必要があります。
今回の懇親会では当初discordでの開催を予定しておりました。しかし、参加者全員のカメラをオンにして乾杯の音頭を取るため、discordの1グループあたりの収容人数に限界があり、discordの使用を断念しました。
（アカウント準備も万全だったので、今回のdiscord知識はまたどこかのタイミングで活用できればと思います）
配信ツールを検討した結果、ZOOMを使用しての開催が決定しました。ZOOMのブレイクアウトルームの機能を利用し、グループごとの催し物をするという形でなるべくリアル開催に近い形を模索して計画を考えていました。
課題は「準備」と「想定」
様々なケースを考慮して準備をしても当日予想外の結果になるのがイベント運営の醍醐味と言えるでしょう。もちろん今回の懇親会の裏側で様々な問題が発生しておりました。。
当日運営で最も大変だったことは、ZOOMの管理とサポートです。
私は当日ビデオの投影やブレイクアウトルームの振り分けを行っておりました。しかし、準備不足が原因によりビデオの共有がうまくいかなかったり、ブレイクアウトルームの振り分けに戸惑い進行内容が変更してしまうという問題が発生しておりました。
この時感じたのは圧倒的な準備不足と、あらゆるパターンを想定した上での準備ができていなかったということです。
ある程度準備やノウハウが出来た時点で慢心してしまっており、徹底したイレギュラー対応の想定までを考えられていなかったことが、当日のミスにつながったかと思います。また、ツール使用のリハーサルなども特に行っていなかったので、そういった点も原因になってしまいました。
懇親会運営を通じて
懇親会を通じての一番の学びは、イベントを運営する上での「準備」と「想定」という観点は徹底して重視しておくべきだったということを実感しました。
自分たちが準備してきたものが完ぺきだと捉えず、疑いをかけながら入念に用意することをイベント運営問わず、日々の業務で培っていきたいと思います。
ただ、結果的には無事開催できたので良かったかなと思います。今後もオンライン開催が主流となるかと思いますが、少しづつコロナ前の状態に戻っていければとも感じました。
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2週にわたってお送りした「オンライン懇親会、幹事体験記」いかがでしたでしょうか。
コロナ禍を経て、オンラインはより身近存在となり、加速する働き方改革意識の中には「社内DXの推進」という言葉もよく耳にします。ただ、場所が限定されてしまう仕事や、特殊な設備や環境が必要な仕事など、日頃からリモート環境を導入できない方がいるのも事実です。
ですが、そうした中でも、「コミュニケーション」の取り方においては、デジタルツールの活用によって、リアルやリモートを問わず、今まで以上に新しく多様な選択肢を与えてくれるように感じています。
今回の懇親会でも使用したZOOM、いわゆる「オンライン会議ツール」は、昨今のコミュニケーションツールの筆頭としてよく挙げられます。
しかし、大人数での実施や、様々なコンテンツを用いるような「イベント」として活用する際には、古川さんの言葉にもあった「準備」と「想定」という「臨機応変な対応力」求められる場面が多くあります。
私たちの会社（ウィズアス）ではオンラインイベントのサポートをさせて頂く機会も多くあるのですが、新卒社員のお二人は、先輩達の知見をインプットしている真っ最中での今回の機会となりました。そのため、臨機応変な対応に関して不安も大きかったと思います。
ですが今回の「70名参加のオンライン懇親会」という状況を成功させるために、「適切な行動」を選択し、反省もありながらも「遂行する能力」を得た経験による「自信」が、きっとお二人のこれからの業務パフォーマンスに大きな影響を与えてくれる気がします。
本当にお疲れ様でした！
私達のnoteでは「公開オンボーディング」をメインテーマに、同様の悩みや情報収集を行う方のために、自社の情報を等身大で発信しています。
懇親会幹事。一見プレッシャーや負担が掛かるだけなのでは、、と思われがちですが、オンボーディングに重要な「自己効力感」の醸成、そして組織と新入社員との「つながり」の醸成の機会としては、コロナ禍を経た今こそ適したオンボーディング施策になるのでは？と感じました。
ここまで読んでくださった皆さんにとって、今回の体験談が１つの参考となりますと幸いです。
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▶当社のブログでは、現代のオンボーディングの重要性や、コミュニケーションとの関係性に触れた記事を公開しています。
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