「レスポンスの早い人」から学ぶ仕事術
仕事ができる人には共通点がある
皆さんの周りには「仕事ができる人」が多いですか。
いつの間にか、新規案件をゲットしている人、いませんか。
生徒が絶えずプライベートレッスンは1年待ちという凄腕敏腕フリーランス日本語教師を何人も知っています。
私は、フリーランスで日本語教師をしています。会社員とは違い、レッスンをした分だけの収入なので、毎月の収入が違います。
私が駆け出しの時、なかなか仕事が増えず悩んでいた時、フリーランスで活躍されている日本語教師の方から色々学びました。
凄腕敏腕フリーランス日本語教師の方々には、皆さん共通点があります。
仕事ができる人の共通点とは何でしょうか。
「とにかくレスポンスが早い」
私が尊敬しているフリーランス日本語教師の方々は皆さん、とにかく「レスポンスが早い」のです。
私が駆け出し時代の話です。フリーランス日本語教師の大先輩に相談があり、待ち合わせの連絡をメールでやりとりしていました。大先輩はすぐにご返事をくださったのですが、当時の私は２・３日遅く返事をすることがありました。その時、その大先輩に怒られたのを今でも覚えています。
大先輩に「どんな理由であれ、今の時点での状況を連絡すればいいので、返事はすぐにすること」だと言われました。
また、「自分の都合ばかり考えて動くのではなく、相手のことも考えて行動するように」と言われました。
それからというもの、とにかく仕事でもプライベートでもレスポンスはできるだけ早くすることを心がけています。
「半日ルール」で仕事もスムーズに
大先輩は常に仕事が絶えません。以前はレッスンが1年待ちということもあったそうです。何でそんなに仕事が絶えないのか、何か秘密があるはずだと、大先輩に仕事で心がけていることを聞きました。
大先輩は「半日ルール」を実行しているそうです。
「半日ルール」とは、レスポンスの時間です。
朝一で来たメールなら午後には返事をする。
メールが来てから半日以内に返事をするように心がけているのだそうです。
これは、いたってシンプルで簡単だという方もいると思いますが、実際にどれだけの人が実行できているのでしょうか。
日本語教師あるあるなのかもしれませんが、「メールの返事が遅い」という人や「既読スルー」の人も多いです…。
勉強会でのやり取りもメールでやり取りしますが、中には１週間たっても音信不通という方も…。なのでこちらから何度もメールを再送することも少なくありません。
今では昔と違い、スマホからも気軽にメールのチェックも返信もできるのに、自宅のPCからも1日に１回はおろか、そういう方々はPCからでも毎日メールをチェックしていないようです。
「レスポンスが遅いと信用を失う」
皆さんは普段の生活や仕事でメールやSNSを利用していると思います。
特にビジネスでは顔の見えない相手とのメールのやり取りをすることが多いです。
仕事では取引先やお客様など、メールで連絡をしています。 メールでお客様からの問い合わせがあった場合、皆さんはどうしますか。
では、自分が客として問い合わせた場合を考えてみましょう。
これは先日知り合いが実際に体験したケースです。
あるオンライン講座を申し込み、講座料を入金しましたが、その後急用で、キャンセルをしたいとメールで申し出たそうです。その時、主催者は「わかりました」と言って、返金に応じることで、後日ご連絡をするということだったそうです。しかし待てど暮らせど、主催者からはメールの返事が来ないので、今後はSNSの方へメッセージをしたそうです。その主催者の方はSNSには毎日投稿されているものの、知り合いへのメッセージには返事がないため、知り合いがメールやメッセージをして２・3日してからやっと返事が来たそうです…。しかも知り合いがなかなか返事が来ないので毎回しびれを切らして確認メールをしていたのだそうです。
しかし、「返金します」とは言ったものの、一向に返金手続きもメールも一切なく、日に日に不信感が募る一方だと、ご相談を受けました。
ここで、知り合いがこの主催者にして欲しかったことは何だったでしょうか。
返金はもちろんのこと、まずは誠意を見せ、迅速なメールやメッセージでの返事が欲しかったのではないかと思います。
「返金します」とは言ったものの、「いつまでに」という期日も一切メールに記載していなかったということでした。
もし私が知り合いの立場だったら、「いつ返してくれるんだろう」、「本当に返してもらえるんだろうか」という不安な気持ちになっていったと思います。
そして、最後の方にはもう「お金は返してもらえない」と思い、返金は諦めていたそうです。
なぜ、知り合いはこのような不安な気持ちやイライラ嫌な気持ちになってしまったのでしょうか。
それは「レスポンスがあまりにも遅すぎた」からでした。
レスポンスが早いというのは、反応が早いということです。これは、相手を安心させるだけではなく、自身の信頼性を大きく向上させます。
私たちは相手に何かを伝える時、その結果や決断をできるだけ早く望むものです。それは、完璧な回答でなくても、自分の質問や意思が伝わったのか否かの応答を求めるからです。
万が一、その質問や内容がすぐに結論が出ない場合でも、「回答には時間がかかる」ことや「いつまでに返事がもらえるのか」など、今の状況と今後の予定などを知りたいものです。
たとえ完璧な答えでなくても、何かしらのレスポンスを返す人には安心感があり、しっかりとコミュニケーションが取れていると信頼が置け、気持ち的にも安心します。
知り合いは結局、返金してもらったそうですが、ファーストコンタクトから数週間かかったそうです。残念なことに、もうこの方のセミナーはもとより、この方に金輪際関わりたくないと、かなりご立腹でした。
もし、知り合いに対して、セミナー主催者が迅速な誠意ある対応をしていれば、違った結末になっていたことでしょう…。
お客を失わずに済んだのですから。
知り合いから話を聞いていくと、実は私も知っている方だったことが判明しました。
実は、私もその方と以前ある仕事の連絡をメールでやりとりしていたのですが、同じ体験をしたことがあるのです。やはり、メールやSNSのお返事は2・3日後で、レスポンスが遅く大変でした…。
その時に、もう次はないなぁと…。
「後悔先に立たず」
その後、セミナー主催者から知り合いへ謝罪メールがあったそうですが、気付いた時にはすでに遅し。もう取り返しのつかない結末になってしまいました。
この一件で、この主催者の評判はもとより、主催者のセミナーの評判も広がることになり、お客を失った代償は大きいものになるでしょう。
メール対応が遅いことのデメリット
メール対応が遅いというだけでたくさんの不利益を被ることになります。メール返信が遅くていいことなんて、一つもありません。
メール対応の遅さと仕事の遅さを比例して見られてしまう
メール対応が遅いと、「この人は仕事も遅いのではないか」と思われてしまうでしょう。こうした尺度で仕事の力量をイメージする人は少なくありません。
「こんなメールひとつですら返信対応が遅いなんて、他の仕事はどのくらいの時間がかかるのだろうか」
「数分程度のメール対応がスムーズにできない人に仕事をお願いするのは不安」
という考え方をされてしまうのです。
先に述べた、知り合いも上と全く同じことを言っていました。
つまり、顔の見えない相手に対して、メールのやり取りは、自分の職務上のスキルを認めてもらうチャンスでもあるのです。
返信がないと軽視されていると思われる
返信が遅ければ遅いほど、相手の心理は悪い方向に傾くでしょう。そして、返信がないことに対して「軽視されているのではないか」という苛立ちや不信感を抱き、信頼関係が壊れかねません。
プライベートな場面を思い浮かべてみても分かるとおり、友達同士でのメールやSNSのやり取りでさえも、返信が遅いとイライラしてしまうこともあるでしょう。特に、相手が早く返信を欲しいと思っている状況ならば、なおさら返信の遅さが軽視しているように感じ、苛立ちが増すはずです。
なぜレスポンスが遅いのか
全体を把握せず、優先順位が不明確
レスポンスが遅い人は、相手を優先せず、自分を優先しているように思います。
相手が何を求めているのか、「いつ」「どこで」「何を」レスポンスするのか、きちんと把握していないため、レスポンスに時間がかかってしまうのではないかと思われます。
最初のメールで今後のビジネスチャンスが決まる
顔も性格も知らない相手に対して、初めてアクセスしたのがメールであった場合、そのメールでしか相手の職務能力を探ることができないでしょう。
お客様は、無意識にメールを介して相手の職務知識や対応能力を察するのです。
特に、最初のメールのやり取りが最も重要です。
このメールで今後のビジネスチャンスが全て決まってしまうと言っても過言ではないでしょう。
駆け出し時代、対応が遅かった場合は違う会社にオファーした後で、「時すでに遅し」で仕事に結びつかなかったというケースもありました。しかし大先輩の話を聞いてからいうもの、「半日ルール」を実行し、お客様からのお問い合わせメールやブログやTwitterなどからもお問い合わせに迅速に対応した結果、実際ビジネスに結びついたケースは多いです。
しかし、時にはどうしても手が離せず、半日以内に返信できないという日もあり、半日を過ぎてしまうこともあります。そういう場合はメールの返信は1日以内にと自分の中でルールを決めています。
さいごに
「レスポンスの速さが仕事を決めるということ」です。
レスポンスが遅くていいことなんて何一つありません。
「たかがメール、されどメール」
駆け出し時は、なかなか思うように仕事が増えず、不安定で悩んでいましたが、その後、大先輩の共通点を実行してからは、格段に仕事も増え、収入も増え劇的に変わりました。
私自身、レスポンスの迅速さがどれだけ重要か、身を以て感じています。
いい仕事が欲しければ、最初のレスポンスを迅速に行うことです。
最初のメールで全てが決まるのです。
仕事でもプライベートでも、レスポンスが早ければ早いほど、スムーズにコミュニケーションが行え、良好な関係が築けるのではないでしょうか。
顔が見えないからこそ、1分でも1秒でも迅速にかつ、丁寧に相手に対応を心がけたいものです。