112,113,114,115,116,117,118,119日目　大量のメールをさばく方法

メールは社会人必須のツールで、毎日大量に届きますね。
全部読みきれなかったり、重要なメールに辿り着くまで時間がかかったりします。

私は、基本全部読む派です。

大量のメールを処理はできているので、その方法について紹介します。

受信したメールは、開封するかしないかのアクションしかしていませんが、フォルダに綺麗に振り分けられた状態にしています。

つまりは、重要なまたは規則性のないメール以外は受信ボックスに入ってこないようにメッセージルールを設定しています。

Gmailの場合は、ラベルとフィルタの設定をしてフィルタリングのルールに一致するものは入ってこないように設定しています。

細かいルールの設定というよりは、ルールの設定方針を紹介します。

①DM(ダイレクトメール)は、ドメインでフィルタリング
返信の必要のないメールだけ、例外として、件名以外のルールで振り分けた方が良いです。

②ダイレクトメール以外はドメインで振り分けない。件名で振り分ける。
メールのはプロジェクトの略称だったり、なんらかのキーワードがあると思いますので、その件名で振り分けるのが良いです。返信したメールも同じルールが適用されます。

③機械的にシステムから無人で送信されるメールは、受信ボックスに入らないように振り分ける。
人が送信していないメールはプログラムされた形式で送信されるので、ルールを厳格に適用できます。ただ、転送する人もいるので、件名でフィルタリングするのが良いです。

④人の単位で振り分けない。
人単位、つまりはメールアドレス単位で振り分けると別の人が返信していたりして別のフォルダに入ってしまう可能性があります。別のフォルダに入ってしまうとそのメールが最新かどうかわからなくなってしまいます。また、メールの場合、送り先の設定方法として、宛先、CC、BCCの3つがあり、ルールも多くなってしまいます。