「項目」を書き出す (vol 141)

「あれっ？、なんだったっけ」

からのミスを減らすことが今日のお題です。

毎日のタスクをこなす中で、
「あ、これ覚えておかなきゃ」「これを伝えなくちゃ」
と記憶に留めておくことがたくさんあります。

2つまでの記憶は頭に残りますが、3つ目以上になると、全部覚えることが一気に難しくなるように感じます。

居酒屋でも、2つの追加注文は確実に通っても、3つ同時だと、忘れられたんじゃないか？と不安になった経験をした人も多いのではないでしょうか。
スーパーの買い物で、買うものは3個、4個で覚えたつもりでも、10個くらい買ったのに1つ抜けていた経験、ありませんか？

毎朝、部下の一人と1on1しています。今日のTo Doや、マネジャーミーティングでの伝達内容を確認します。ところが、ミーティング席上での彼の発信情報に、多くの抜けが見つかります。1日の終わりのタスクの振返りでも、「あっ！」と漏れていたりします。
3個以上の情報が記憶に残り難いのは、私の歳のせいばかりではなさそうです。

「物忘れ」で業務パフォーマンスを低下させるわけにはいきません。
思いついた項目はすぐにメモを取る習慣を始めています。簡単な単語、文章、リマインダとなる最小限の言葉を書き留めます。

前述の彼、1on1の時に取っているメモを見せてもらいました。
「箇条書き」として「項目が見える」メモにせず、長々と文章を書くとパッと見えないため、忙しくなると見返しできていないようです。
文章を書くと、そこで完結して、やった気になるのかもしれません。

この事実から学んだこと。
情報があふれる毎日の中で、情報を記憶して確実に伝える、情報紛失しないためには、どんなに記憶力に自信があっても、「項目」の形でメモを取っておく。
なんでもなさそうなことですが、「小さな習慣」が必須です。

In our daily activities, we come up with various things.
Things that come to mind during our daily life, To-Do's for today, things we want to have a meeting about, things we ask for some information to be shared.
If you have more than 3 items, get in the habit of writing them down.
Maybe I'm just dumb, but in my experience, I frequently forget if there are more than three items.
When you ask someone to do something, if you tell them three or more things verbally, there may occur missing.
When keeping some in your memory, and when communicating to others, let’s put them in writing and make them visible, and prevent Human Error.

毎日の活動の中で、いろいろな事柄を思いつきます。
日常の中で気になったこと、今日のTo-Do、打合せしたいこと、情報共有をお願いしたいこと。
もし、3個以上の項目があるなら、書き出す習慣を持ちましょう。
私の頭が悪いだけかもしれませんが、経験的には3個以上の項目だと忘れることが頻繁に起きます。
人に何かを依頼するとき、口頭だけで3つ以上のことを伝えると、漏れが出ることがあります。
自分の記憶に残す、人に伝達する時に、文字という見える形にして、ヒューマンエラーを防止しましょう。

な～んだ、みたいな話ですが、実はこれ、習慣として確実に実践するのはなかなかハードル高くてついつい、「まっ、いいか」になってしまいます。
でも、習慣になると強い味方です。是非、皆さんも取り入れてみて下さい。
強い意志で、「項目を書き出すメモを取る」を続けたいものです。

ちいさな小さなヒントにお付き合いいただき、ありがとうございます。