職場のモチベーション向上メソット～　③「探すムダ」を減らして効率を上げよう！

こんにちは、松幸です。
３０００名の工場を運営し、従業員が「やる気を持ち、楽しく仕事をする」ためにどうすればよいのか、日々悩み・考えて・実験しながら、自分なりの考え方・やり方を構築してきました。


さて、皆さんの職場では、一日の中で
「モノを探す時間」や「やらなければならない事を思い出す時間」は、
どのぐらい発生していますか？

毎日20分間「モノを探すこと」に時間を費やしていると
年間80時間＝10日間（約２週間）
仕事をしていない事になります！

モノを探す時間は、誰もがイライラし、ボヤキたくなります。
それを放置しておくと、職場が知らず知らずのうちに
職場全体がネガティブな言葉に支配されてしまいます。

こんな状況があなたの職場で顕在化しているなら、すぐに改善しましょう！もしかしたら、「やるべき事がやれていない職場」になっているサインかもしれません。

対策は簡単です。

リーダーの皆さんが「職場を良くしようと行動（整理整頓）する事」

まずは、「情報整理、備品整理、情報共有」の３点を整理整頓し、仕組み化する事をお勧めします。

これを実行することによる職場のメリットは大きいです。

a)モノを探す時間などが削減され、職場の効率が上がる
b)「リーダーが率先して行動」し、「メンバーが職場を良くしようとする」
　 ことにより、職場に対する帰属意識が向上する
c) 職場の課題を放置せず「やるべきことを皆で改善する」事が習慣化され、
　 モチベーションや活気がある職場ができてくる

この記事を読んだ事で、「職場の整理整頓」に取り掛かり、
皆さんの職場が更に活気づくことに貢献できることを願っています。

1.「モノを探す時間」が年間10日間になってしまう！

先にも述べましたが、皆さんの勤務時間中に「モノを探す時間」や「やらなければならない事を思い出す時間」は、どのぐらい発生していますか？

特に、コロナ禍で多くの企業で在宅勤務を採用するようになり、
「会社」と「各個人の自宅」とで仕事場が分散することになりました。
それにより、

a) 「どこ」に「何」を置いた・保管したのか？
b) 「どこ」で「何」が決まったのか？
c) 「いつ」までに「何」をやらなければならないのか？　

など、職場にいれば自然と情報交換ができていたことでも、在宅勤務になると、見えづらくなっていると思います。
つまり、情報・書類・備品を管理する仕組みを作っておかないと、職場がうまく回らない原因になります。

また、「モノを探す時間」「やらなければならない事を思い出す時間」は、

この時間もったいないな～
どこにやったのかな？
〇〇さんに、何をやって欲しいって言われたっけ？
△△の締め切りは、何時までだったかな？
何で出てこないんだ！むかつくなー

などなど、イライラやボヤキの時間に変わってしまいます。
それを放置していると、職場全体が知らず知らずのうちにネガティブ言葉で支配されてしまいかねません。

更に、1日に20分の「探し物」や「思い出す」時間に費やされてしまうと、
年間80時間＝10日＝約2週間、実質的に業務がされていない時間となります

当然、探し物をしない部署と比較すると
・生産性が落ち、
・残業が増える、
・イライラが増大する、
・モチベーションが下がる　　　などの現象が発生します。

ここまで説明してきてご理解いただけたと思いますが、
「モノを探す時間」や「やらなければならない事を思い出す時間」は、職場全員にとって「百害あって一利なしの無駄な時間」であること間違いありません。

2.「モノを探す時間」が不要な職場は「凡事徹底」ができている

逆に、「モノを探す時間」や「やらなければならない事を思い出す時間」が不要な職場は、どのような職場なのか想像して見ましょう！

【モノを探す時間 や 必要業務を思い出す時間 が 不要な職場】
① 資料の保管先の職場ルールがあり、それが守られている
② どの打合せで、何が決まったのかが、共有されている
③ いつの会議までに、何が必要なのかが職場全体で理解されている
④ 備品が揃っていて、何時でも誰でも使える状態になっている

こんな職場であれば、職場全員が
・誰が何の仕事をやっているのかが分かっている
・仕事のミスを未然に防ぐアドバイスなどができる
・仕事の納期が職場として守られる
・遅延しそうになったら、みんなで助けられる
・結果として、成果や目標が達成される
職場であることが想像できますね。

その様な職場になるにはどうすれば良いか？

答えはいたって簡単で、
仕事・書類・備品の「整理整頓」と「そのルール化」を行うことです。

私の経験から「整理整頓」するメリットは、いくつか挙げられます

【整理整頓がされている理想の職場】
① モノを探す・必要業務を思い出す無駄な時間が減る（効率向上）
② 職場で、イライラする時間が減る（ストレス減少）
③ 情報や書類が体系的に整理され、頭の整理ができる（生産性向上）
④ 全員で職場改善をすることにより、職場への帰属意識が向上する
⑤ よって、職場全体のモチベーションも上がる！

既に、このような職場ができ上っている方々には、当たり前すぎて、この記事の価値は全くありません。（申し訳ありません）

しかし、多くの職場では、
「当たり前のことを当たり前にやる ＝ 凡事徹底」が
やり切れていないのではないかと思っています。

3.「やるべき事がやれていない職場」から脱却する

もしも、「モノを探す時間」や「やらなければならない事を思い出す時間」に多くの時間が割かれてしまっている状況ならば、あなたは職場をすぐに改善する活動を始めて頂きたい。

何故なら、「やるべき事がやれていない職場」になっているサインかもしれません。いわゆる「緩い職場」「規律が守れない職場」「覇気がない職場」の前兆です。

そこから脱却するのは、とても簡単です！
リーダーの皆さんが「職場を良くしようと行動（整理整頓）する事」です！

皆さんが、「今日から、整理整頓を職場全体でヤルゾー」と声をかけて、「オー」と返事が返ってくるならそのまま突き進んで下さい。

ただ、職場によっては、メンバーがびっくりして、逆に白けてしまうようでしたら、取っ掛かりとして、
　「最近、探し物をしている時間が多い。
　　効率的な時間の使い方に変えていきたいので、みんなで改善したい」
など、メンバーとの話し合いをスタートするのが良いでしょう。

そして、もう一つ考えて欲しい重大なことは、
「職場のメンバーは、整理整頓ができれば、効率が挙げられることを理解している」のにもかかわらず、なぜ自発的にやってくれいないのか？

もしかしたら、「一人でやるのがバカバカしい、気が進まない」からではないでしょうか？

それは、悪魔のループに職場全体がなりかけている予兆として警戒する必要があります

【悪魔のサイクルの例】
職場の中で情報や資料の保管ルールがない
モノを探す時間が増大
イライラする
ネガティブな言葉がはびこる
残業が増える
最悪、資料がないために期限が守れない
メンバーのモチベーションが下がる
分かっているけど、職場の改善がされない
誰かがやってくれるのを待つ
問題先送り
言い出しっぺが損をする
更に大きなミスをする

この悪魔のサイクルから脱却し、正しいサイクルに変える為にも、整理整頓をやることで、解消されます！

4. 何を整理整頓すると良いのか？

「モノを探す時間」や「やらなければならない事を思い出す時間」を減らすためには、以下の３点にまず手を付けるのが良いでしょう。

a) 情報の整理整頓：
　資料などのファイルやフォルダーを体系化してわかりやすく管理する
b) 備品の整理整頓：
　ホッチキス・ハサミ・ノリなど頻繁に使わない備品を職場で管理する
c) 情報の共有化：
　打合せのメモ、決定事項、課題事項 を明確にして職場で共有する

また、改善をする前には、改善する前の現状（探し物に費やしていた時間）を調査しておくと良いです。これにより、改善前後における Before / After が明確になり、自分たちの整理整頓やルール化の成果をみんなで共有できるようになります。どうせやるなら、ここまでやろう！

5. 整理整頓なんて、やってられない！

「整理整頓」なんて、出来ていて当たり前で、職場のみんなに強制することではないでしょう！
と言われる方がいらっしゃるかもしれません。

しかし、「整理整頓」＋「清潔」と言うのは、仕事にかかわらず、物事をやるための基礎であり、職場の全員が気持ちよく仕事をするためには、必要不可欠なものであると考えています。

また、一人だけができていても、効果が小さいため、職場全体やフロアー全体で取り組むことにより、より明確で大きな効果が得られる施策です。

更に、今の時代は、グローバル化も進み、幼少期から日本で生活してきている人ばかりとは限りません。多様化する職場の構成員の全員が、同じ考え・同じ目標・同じ情報の下で、仕事をして行く事が非常に大切になってくると思っています。

そのためには、職場の最低限度のルールを作り、仕事の効率向上を図って行く事が大切です。その一番簡単で、みんなで手軽に取り組める施策が、「整理整頓」であります。

6. まとめ

上述べてきましたように、もしもあなたの職場が、
「探し物の時間」や「やらなければならない事を思い出す時間」に
毎日多くの時間を費やしているならば、
仕事・書類・備品の「整理整頓」と「そのルール化」を行ってみる
事をお勧めします。

それは何故か？
「やるべき事がやれていない職場」になっている可能性があり
なっていないにしても、その前兆があると考えるべきです。

「やるべき事がやれていない職場」は、「悪魔のサイクル」に陥りやすく、
自分から進んで「職場を改善していこう」と言う雰囲気が作れていないのではないかと想像しています。

そこから脱却するには、
職場リーダーから「整理整頓をヤロウ！」の一言で動き始めるはずです。

そしてその動きがかかれば、
職場のメンバーの考えも行動も、前向きになり、
自ら進んで「職場を改善してく」事ができてきます。

何から整理整頓するべきかは、職場の状況に応じて対応するのが良いのですが、私が勧めるのは「仕事・書類・備品の整理整頓」からはじめる事です。

整理整頓が進んだ、理想的な職場づくりを目指したいですね

【整理整頓が進んだ理想の職場】
① モノを探す・必要業務を思い出す無駄な時間が減る（効率向上）
② 職場で、イライラする時間が減る（ストレス減少）
③ 情報や書類が体系的に整理され、頭の整理ができる（生産性向上）
④ 全員で職場改善をすることにより、職場への帰属意識が向上する
⑤ よって、職場全体のモチベーションも上がる！

理想の職場に近づくと、
「当たり前のことが当たり前にできる（凡事徹底ができる）職場」に
育っていきます。職場のモチベーションも上がり、生産性も向上します。

是非、皆さんの職場にも「整理整頓」を取り入れてみて下さい！

※本記事は 許可なく第三者へ公開すること、または本記事の内容を転載する ことは禁止しております。場合によっては、法的措置をとらせていただきますのでご注意ください。