資料作成の時間を劇的に短縮する方法とは【徹底解説】

こんにちは、まさしおです！

本記事では、資料作成の時間を劇的に短縮する方法とは【徹底解説】を解説します。

・資料作成に時間がかかっていて、結果的に残業時間が多い
・資料を作成した後にやり直しさせられることが多く、困っている
・とにかく資料作成に時間がかかるため、他のタスクをこなせない

といった悩みをお持ちではないでしょうか？

私も過去に、こういった悩みを抱えていました。

特に、資料作成した後にやり直しさせられることが多くて、とても困っていました。どうしたらいいかがわからなかったんです。

資料作成に時間がかかる理由は、いろいろあるんですが、結局は、正しいプロセスに沿って資料作成を実施していないためなんです。

私は、資料作成にプロセスがあること自体気づかなったです。

とにかく、パワーポイントの資料に思いついたことを書いていくようなやり方をしていたんです。

でも、このやり方だと間違いなく、時間がかかってしまします。。

私は、年間150～200ぐらいの資料を作成しています。その数多くの経験の中で、最適なプロセスを見つけ出しました。

そのプロセスに沿って、資料を作成する。

そして、それでも時間がかかる場合は、時間がかかっているプロセスごとに対策を打つ、というやり方を行えば、間違いなく、資料作成の時間を劇的に短縮できるようになります。

それでは、解説していきます。

1.個別最適化ではなく、正しいプロセスで資料を作成する

資料作成の時間を劇的に短縮するためには、正しいプロセスで資料を作成することが重要です。
　
以下記事で、資料作成に時間がかかる理由をを紹介しています。

抜粋すると、

　・資料を作成する目的を意識していない
　・読み手が知りたい内容から目次を考えていない
　・目次を考えずに資料作成している
　・資料のインプットが揃っていない
などなど

さまざまな理由が考えられます。
　　
ですが、上記の一つ一つの理由に対して、個別に対策を立てるよりは、
　
正しいプロセスで資料を作成することが作成時間を短縮するための近道です。
　
では、正しいプロセスとはなんでしょう？

私が考える正しいプロセスは、以下の通りです。　　 　
(1)読み手が知りたいことを書き出す
(2)書き手が伝えたいことを書き出す
(3)読み手が知りたいこと、書き手が伝えたいことから目次を書き出す
(4)資料の目次ごとに主張、理由、具体例を箇条書きで書き出す
(5)情報収集する
(6)図やグラフを追加する

このプロセスに沿った具体的な手順は、以下記事で解説していますので、ご確認ください。

まずは、このプロセスで資料を作成してみましょう。

2.時間がかるプロセスに対して、対策を考える

上記プロセスで資料作成しても、時間がかかる場合は、どのプロセスに時間がかかっているかを把握しましょう。
　
時間がかかるプロセスに対して対策を考えます。

(1)読み手が知りたいことを書き出すに時間がかかっている場合

読み手が知りたいことを想像できない場合に、時間がかかることが想定されます。
　
ただ、その場合は、あまり時間をかけてもしょうがないですね。わからないものはわからない。(笑)
　
目安としては、5分～10分程度考えて、全然わからない場合は、わかってそうな人に聞いてみましょう。
　
「読み手」に、確認できる状況でしたら、直接聞いてみましょう。
　
ただ、そのときに、自分としては、こういう内容で資料を作成しようとしているというアウトラインは、説明した方がよいでしょう。

(2)書き手が伝えたいことを書き出すに時間がかかっている場合

自分が何をかけばよいかわららない場合ですね。

一番手っ取り早いのが、自分が作ろうとしている資料の類似資料が社内にないか確認することです。
　
例えば、企画書、提案書、進捗報告など、他の方が作った資料がないかを確認してみてください。
　
そして、それを見れば、何を書けばよいかはわかると思います。
　
こういった類似資料がない場合、資料作成のためのロジックテンプレートを用意していますので、良かったら、参考にしてみてください。

(3)読み手が知りたいこと、書き手が伝えたいことから目次を書き出すに時間がかかっている場合

　
恐らく、(1)と(2)ができていれば、目次作成に時間がかかるということはあまりないと思います。
　
あるとすると、目次の順番をどうするかが決まらないということですね。
　
資料作成の初心者の方は、目次ができたタイミングで、上司に一度確認することをおすすめします。
　
その確認を入れることで、資料作成のやり直しを避けることができるからです。結果的に時間短縮に大きく寄与すると思います。

(4)資料の目次ごとに主張、理由、具体例を箇条書きで書き出すに時間がかかっている場合

目次ができあがった後、目次ごとに主張、理由、具体例を箇条書きで書き出します。情報収集が必要な場合もあるのですが、仮説でもよいので、書き出します。

このプロセスで時間がかかる場合、論理構成をどのように展開していけばよいかがわからないことが想定されます。
　
資料作成で一番難しい箇所ですね。
　
正直、ここについては、ある程度慣れが必要です。習得するまでに時間がかかるのです。
　
ですが、近道もあります。
　
それは、以下記事で紹介したロジックテンプレートを流用するやり方です。

ロジックテンプレートでは、進捗報告、改善提案、会議アジェンダ、会議議事録、メールの5つの資料について、論理構成のテンプレートを用意したものです。
　
このロジックテンプレートを流用することで、資料作成の時間を確実に短縮できるようになります。
　
実は、これらの資料について、「読み手」が知りたいことというのはほとんど決まっているんです。
　
ですから、本記事で紹介したプロセスを踏まなくても、ロジックテンプレートに沿って資料を作っていけば、短時間で資料を作成できるようになるんです。

(5)情報収集に時間がかかっている場合

情報収集に時間がかかるのは、情報収集対象が広すぎるからです。
　
本記事で紹介したプロセスに沿って、資料作成を進めていけば、情報収集する対象は限定されるはずなので、情報収集に時間がかかることは、ほとんどないはずです。

仮説を立てて、それに対する検証をするというやり方で情報収集を行うからです。
　
可能性があるとすると、(4)で立てた仮説が間違っていた場合ですね。
　
その場合、情報収集から実施するのではなく、(4)をやり直してから情報収集を行うようにしましょう。
　
そうすれば、情報収集にかける時間を短縮できると思います。

(6)図やグラフを追加するのに時間がかかっている場合

図やグラフを追加するのに時間がかかるのは、文章を考える前に、図やグラフから考える場合でしょう。
　
正しいプロセスに沿って、資料を作成していれば、ほとんど時間がかからないと思います。
　　　

3.まとめ

資料作成の時間を劇的に短縮するには、正しいプロセスに沿って、資料を作成するのが一番の近道です。

また、正しいプロセスに沿って資料を作っていても時間がかかっている場合、どのプロセスに時間がかかっているかを把握した上で、改善していきましょう。

時間がないからといって、資料作成のプロセスをスキップしてしまうと、やり直しになって、余計に時間がかかる可能性があります。

一つずつ、しっかりと確実に積み上げていくことが時間短縮につながます。

また、資料の作成過程で、読み手や関係者と適宜コミュニケーションを取っていく方法もおすすめです。

資料作成は自分一人でやりきる必要はありません。そもそも資料作成自体は目的ではなく、手段です。

多くの方を巻き込みながら、資料を作成できるようになると、資料作成時間が短縮できるだけでなく、資料を使って成し遂げたいことを実現できる可能性も高まっていくはずです。

周りの方と協力しながら、資料作成を進めていきましょう！