予定は一元管理。

２回に渡って、時間は「作り出すもの」であること、予定はアレに書き出して、全部忘れてしまおう、という話を書きました。

まだ読んでいない方は、こちらからぜひ！

今回は、Googleカレンダーで行動を管理する時に、私が気をつけているポイントについて書いていきますね。

あなたの時間の流れはひとつ

まず、お伺いします。
予定を「プライベート」と「仕事」で分けて管理していますか？

「分けて管理している」という人は、
一ヶ所のカレンダーで管理してください。
と言うか、別々に分けてしまって、管理できていますか？

予定は、一元管理が基本です。
一ヶ所ですべて管理しましょう。

なぜなら、あなたの時間の流れはひとつだからです。

私の会社は、Googleカレンダーを使っています。
プライベートのカレンダーと共有しているので、
会社のパソコンでも、プライベートの予定が確認できるし、
会社にいなくても、
個人のスマホで会社の予定も確認できます。

プライベートの予定が
会社に公開されることはないので、大丈夫ですよ。

子どもの予定も、自分の予定

特に子どもが小さい内は、
子どもの予定には、自分が動かなければならないことが多いです。
参観日などで、仕事を休まなければいけないこともあるでしょう。
子どもの予定も、自分の予定です。

保育園も、小学校も、中学校も、
年度初めに「年間行事予定」が配られます。

私は、それを受け取ると、
すべて自分のGoogleカレンダーに入力します。

息子と娘がいるので、
それぞれカレンダーの色を変えて、
パッ！と見た目にも区別がつくようにしています。

そして、授業参観や個人面談、運動会など、
自分が参加する行事がある日があれば、
会社のGoogleカレンダーに「有休」の予定を入れていきます。

これで、
その日に私と打ち合わせの予定を入れてくる人は基本的にいなくなります。

子どもの給食がない日も重要な情報です。
お弁当を作らなければいけなかったり、
午前中で下校してくる日は、
夫に子どもたちの食事をお願いしなければいけないので、
Googleカレンダーにしっかり入れてます。

子どもの予定だけでなく、
家族の予定も重要です。

私は、夫にもGoogleカレンダーを使ってもらって、
私のカレンダーとお互いに共有しています。

そうすることで、
夫が用事で家を空ける日に、
私も一緒に外出するようなことがないようにできます。
予定の連絡漏れも防止できますよ。

両親の予定も記入して、
応援を頼めない日を把握するのに使っています。

予定に関連した情報も一元管理

ひとつの予定には、
色々な関連情報があります。

例えば、授業参観。
事前に学校からおたよりが来ることが多いですよね。
おたよりが来ると、
私はそれをPDFにスキャンして、Googleドライブに保存。
Googleカレンダーに授業参観の予定を入れた後、
そのPDFへのリンクを貼っておきます。

そうすることで、
「おたより、どこやったっけ？」
「何か持ち物あったっけ？」
など、後から思った時に、予定を開くだけで解決します。

ちなみに、
PDFにしたら、紙のおたよりは即ゴミ箱へ。
時代はペーパーレスです。

その他にも、
予定に必要な資料などへのリンクも貼っておくと便利です。

また、
飲み会のお店や、
行ったことのない場所が会場の場合には、
Googleカレンダーの位置情報に
お店や会場の場所を入力しておきます。

そうしておくことで、
直前に「場所、どこだっけ？」となっても困りません。
Googleマップを開けば、会場までの道順もナビしてくれます。

デジタル管理のメリットは、こういうところにもあると思いますね。
最大限に利用しましょう。

移動時間も予定に入れる

意外と忘れがちなのが、移動時間です。

何時に家を出る。
何時の電車に乗る。

そこまで予定に書いておくと、とても楽です。
その日になって、
「何時に出ればよかったんだっけ～」ってことになりません。

特に、電車を使う場合、
出かけるまでに一度は乗り換え検索などをして、電車の時刻や乗り換えルートなどを調べますよね。

その検索結果のリンクをGoogleカレンダーのメモ欄に貼り付けておくと、後から何度も検索し直さなくて済むし、
逆に検索し直したい時にも楽ですよ。

私のような田舎者は、
都会の路線図を見ただけで目が回ってしまうので、乗り換え検索は重宝してます。

仮の予定もしっかり管理

打ち合わせや飲み会など、
最初にいくつか候補日のアンケートが来て、
数日後に正式な日程が決まることってありますよね。

そんな時、
「〇日△時はOKだよー」って返事をしておきながら、
うっかりそこに別の予定を入れてしまって、
「ごめんねー」ってなったこと、ありませんか？

これって、信用問題に発展しますよね。笑

私は、
「OKだよ」って返した日時は、
すべてGoogleカレンダーに「打ち合わせ（仮）」として
仮予定を入れておきます。

こうしておけば、
後から同じ時間帯に予定が入ろうとした時に
すぐに気づいて、調整することができます。

正式な日程が決まったら、
この仮予定はすべて削除します。

Googleカレンダーなら、
何回直してもカレンダーが汚れないし、
あなたの信用も傷つけなくてすみますね。笑

ToDoリスト不要。タスクも予定に。

ToDoリストって作ってますか？

私もかつては一生懸命作ってましたが、
いつまでも消えないタスクが増えてきて、
それを見たくなくて、
段々とToDoリスト自体を見なくなってしまいました。

ToDoリストからタスクが消えないのは、
それをやる日時が決まっていないから。

タスクを並べただけでは、タスクは終わりません。

すぐにできるものならいいですが、
すぐにできないもの、
すぐにやらなくてもいいこともある。

だから、これも一元管理の考え方で、
やる日時を決めて、
そこに予定として入れてしまいましょう。

例えば、
歯医者の予約が必要だったら、
昼休みの12時半ごろのスケジュールに
「歯医者に電話する」という予定を入れる。

そうすれば、
電話をすることを思い出すし、
ToDoリストも必要なくなります。

電話できなかったら、
またできそうな別の日時を見つけて、
そこに予定を動かせばいいだけです。

ToDoリストとはサヨナラできそうですよね。

以上、私が予定を管理する時に気をつけている点をいくつか挙げてみましたが、何か役に立ちそうなことがあれば、ぜひ取り入れてみて下さいね。

次回は、 いよいよ、
目標を達成して、幸せになるなるための時間管理術について書いていこうと思います。

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