従業員へのリマインドはいつが良い？成功企業から学ぶ効果的なタイミング ／従業員リサーチナレッジ
「全ての従業員に回答して欲しい！」
これは企業のご担当者様、みなさん共通の想いかなと思います。会社としては、できるだけ多くの従業員の声をもとに経営やコミュニケーション施策に落とし込みたいですよね。
この記事では、回収率アップに効果がある方法の1つ、未回答の従業員への「リマインド」について、その効果の事例をご紹介します。
平均的な回収率や回収率向上のための取組み全体像については、別記事「従業員リサーチの回収率をアップさせるテクニック」でご紹介していますので、気になる方はぜひあわせて読んでみてください。
１．従業員へのリマインド、他の会社はどれくらい行っている？
リマインドとひとえに言っても、告知を再度行うリマインドメールや、所属長に回収状況を共有し現場での声掛けを促進するなどの方法があります。
マクロミルが2020年7月～2021年6月までにご支援した企業様は、リマインドメールをどのくらい活用しているのか、またその効果はどうだったのかを見ていきたいと思います。
マクロミルでメール告知代行を行っている従業員リサーチの内、リマインドメールの実施率を見てみると、なんと96.7%！ほぼ全ての企業様がリマインドメールを配信しています。
リマインドメールの実施回数比率
※マクロミルで実施した調査（期間：2020年7月～2021年6月末）から算出
リマインド回数は1回もしくは、2回の実施が大半を占めている結果でした。
中身をよく確認してみると、2回実施している企業様も当初は1回の予定だったものの、想定より回収が進まないために、予定していた調査期間を延長して、そのお知らせとともにリマインドメールを配信しているケースが多いようです。基本的には、アンケートの依頼は1回と予定して取り組まれる企業様が大多数です。
２．回収率90%の企業様事例から学ぶ、リマインドメールの効果
では、リマインドメールがどれほどの効果があるのでしょうか。
次の2つはいずれも回収率90%と多くの従業員からリサーチの回答を得られた企業様の、実施期間中の回収数推移になります。それぞれ製造業の企業様、ITサービス業の企業様の事例です。
製造業企業様の実施事例
※縦軸が回答件数、横軸が曜日と実施日数を表示
ITサービス企業様の実施事例
※縦軸が回答件数、横軸が曜日と実施日数を表示
どちらも似た推移を描いており業種によっての大きな違いはありません。グラフを見て最も際立っているのが開始後数日の推移です。メール告知後、初日こそ大きく伸びるもの、2日目にはかなり減少し、3日目以降は回収が落ち着きます。3日目以降リマインドを実施しない場合、これ以上の回収を見込むことは難しくなります。どちらも最初の2日間で全体の回収数の50%強が集まっていますが、多くの従業員リサーチでこれと似た傾向になります。開始2日間の回収状況で目標回収数の50%を切っているようであれば、リマインドメールの実施頻度や現場での声がけなど早くから取り組み始めた方が良いと思います。
さて、そのリマインドメールですが、再度上の図を見ていただくとわかるように、実施することで2日目と同程度の回収の山が出来るのが見て取れます。ただし、初回と同様にやはり3日目くらいにはこの山も落ち着いてしまいます。そのため告知する曜日には注意しておきたいところです。
また、よく「配信タイミングはいつが良いのか」と質問をいただきますが、グラフを見る限りでは、曜日による当日の回収差は無いように思います。ただし、メール配信後1～2日は回収が続きますのでここが休みと重ならないように配慮することが望ましいと言えます。ITサービス企業様の事例では水曜日にリマインドメールを実施しているので翌日も回収数に寄与しています。一方の製造業様の事例でも週明けの月曜に回収数が伸びていますが、休みをまたがなければもっと回収数が見込めたのではないかと思います。
最後にもう1つ、重要なタイミングとなるのが「締め切り間際」です。2つの事例でも最終日に回収数が伸びていますが、どうしても一定数は回答を後回しにする従業員がいます（笑） 。これら従業員が回答し忘れてしまわないように、回答締め切り前日には声掛けや再度リマインドメールなどを行うことで、機会損失がないようにしていただくと良いと思います。
当noteの「従業員リサーチナレッジ」の連載でこれまでに投稿した記事を、ビジネスでご活用いただきやすいよう資料としてまとめました！
より具体的なテクニック等も合わせてご紹介しております。
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筆者
企業様の従業員リサーチなどをご支援するリサーチプラットフォームグループ（左から、平岩、竹内、川村、徳田）
