タスクに優先順位をつけるには？【今まで意識したことがなかったけれど】
私は今まで「タスクに優先順位をつける」という事について、意識してきませんでした。
以前働いていた時から、
「タスクの優先順位が苦手」
というか・・。主婦になった現在も苦手です。
今日は「タスクの優先順位」について、インターネットで調べてみました。
すると、富士フイルムさんのWebマガジンで、このような内容の特集がありました。
『時間管理のマトリックス』
記事によると、タスクに優先順位をつけるには、「緊急度」と「重要度」の二つを横軸と縦軸に据えてマトリックスを作成し、すべてのタスクを４領域に分類する方法があるそうです。
以下、図とリンク先をご紹介します。
富士フイルム Webマガジン Future CRIP
vol.27緊急度と重要度を基準に仕事の優先順位を見きわめる 「時間管理のマトリックス」。
〈第１領域〉問題・課題の領域
緊急度も重要度も高い領域。納期直前の作業や顧客からのクレーム対応など、即時対応が必要となるもので、何よりも先に着手しなければならない領域です。
〈第２領域〉質の高い領域
重要ではあるが、すぐに対応しなくてもよい領域。中長期計画の策定、人材育成、技術開発などがこれにあたります。即時に成果に結びつかないものの、企業の将来を左右する、ビジネスの根幹となる活動の領域です。
〈第３領域〉見せかけの領域
緊急度が高いものの、重要ではない領域。それほど重要でない電話や突然の来客への対応などが入ります。
〈第４領域〉ムダな領域
緊急でも重要でもない領域。将来の役に立つことがほとんどない、時間の浪費ともいえる領域です。
この図を見て思ったのは、
「私は第３領域の対応で頭がいっぱいになる！」
という事です。
特に、働いていた時代に思い当たる節があるのですが、問い合わせが入ったら「全力で」対応しようとしていました。
「重要でない問い合わせ」というとニュアンスが微妙なのですが😌
相手からしたら、「ちょっと聞きたいです♪」という内容でも、私は「全力で答えなきゃ」と思ってしまいます。
例えば、百貨店時代に「○○について、取り扱いはありますか」
と問い合わせがあったら。
「私の売場で取り扱いがあるのはこれだ。
でも、当店全体でみたらどれくらい扱いがあるのだろう？
誤った情報をお伝えするわけにもいかないし。調べつくしたうえで対応するか・・？など」
そして、
「こんな回答で大丈夫だろうか？失礼にあたらないだろうか？」
と考えて、ぐったりしてしまうこともあります。
〇 時間管理のマトリックスの表を知って
今回、このマトリックスの表を知って、
「タスクには、優先順位をつけることができるのか」と知ることができて良かったです。
私が第３領域で頭がいっぱいになる理由は、おそらく
「問い合わせていただいた相手には、全力で答えなきゃ」
という意識が強いのだと思います。
「もっとラフでいいよ～」
とも思うのですが、なかなか今までに培った性格は変わりません。
全力で問い合わせに応えようようとする自分も、何だか憎めないじゃん☺
「タスクに優先順位をつけて、スマートにこなす自分」
には、一朝一夕ではなれないと思いますが。
「タスクの優先順位に苦労している自分」も、暖かく見守ろうと思います♪
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