#2 気軽に導入できる在宅勤務ツールサービス:コラビー(collabee)
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#2 気軽に導入できる在宅勤務ツールサービス:コラビー(collabee)

こんにちは。より良い働き方をもたらすITソリューションを提供する株式会社LIONICEの友です。

今回は、前回に引き続き、2番目の課題である「個人の業務の進捗や達成度の把握が難しい」の解決ソリューションについてご紹介していきたいと思います!

プロジェクトでメンバー同士が役割分担していても、お互いの業務進捗度を把握することはかなりハードル高いものだと思います。出社していても把握しきれない部分があるのにテレワークの際はどう対応すればいいのかと困る方もいるでしょう。お互いに協力しようにも誰がどの仕事をどこまで進めているのか共有できず、チーム全体の業務が滞ってしまったこともあったかと思います。

それでは「個人の業務の進捗や達成度の把握が難しい」という課題を改善し、チーム全体の業務をより効率よく進めるためにはどうすればいいでしょう。ここでポイントになってくるのが以下の2つの要素だと思います。

「各業務の可視化/文書化」+「適切なやり取りを通して確認しあうこと」

上記の2つの要素が実現できれば課題は解決できるでしょう。今回ご紹介する、collabee(コラビー)というソリューションがその解決案になれると思いますので、ぜひ皆さん最後まで読んでいただきたいです。今回もお気軽に導入できるソリューションを紹介していきますので楽しみにしてください!

collabee(コラビー)とは?: 一つの文書で共同作業できるコラボレーションツール

collabee(コラビー)とは一つの文書で共同作業できるコラボレーションツールです。馴染みのないソリューションですので一つの文書とは何だろうと思う方もいらっしゃるかもしれません。簡単に説明するとGoogleドキュメントのような共有ドキュメントに「タスク」,「ファイル」,「意思決定」,「日程」及び「チャット」といった様々な機能が加わって一つのページ(ドキュメント)で全ての業務をこなせるツールになります。以前はチャット、メール、ファイル管理など様々なツールを挟んで業務を進めたのを、一か所にまとめて仕事を進めることがきるため、すべての業務を完全に把握できるようになります。

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「collabee」の仕組み

詳しい機能についてお話する前に、まずは、押さえておきたいコラビーの基本的な、大まかな仕組みについて簡単に説明します。まずは、ワークスペースとページという概念が出てきます。

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ワークスペース = フォルダ
ページ = フォルダー中の各ドキュメント/共同作業空間

だと思ってください。ワークスペースはチームごとやプロジェクト単位で作り、ページの中でメンバー同士で共同作業できます。また、各ページではドキュメントを作成しながら、@を入力し、タスクや日程の設定など様々な機能を活用することができます。

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コラビーには様々な機能がありますが、今回は「個人の業務の進捗や達成度の把握が難しい」のソリューションとして紹介している分、コラビーを使うことで「業務の可視化/文書化」+「適切なやり取りを通して確認しあうこと」がどう実現できるのかに注目して詳しく説明していきたいと思います。

業務を視覚化したcollabee(コラビー)機能

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1.ダッシュボード(看板)機能
まずは、各ページのステージを視覚化したダッシュボードについてご紹介します。
かんばんは従来、列やカードを使ってプロジェクトやワークフローの状況を共有する手段です。その概念を持ってきたのがこちらの機能になります。業務の進捗度に合わせてドラッグ・アンド・ドロップで簡単にステータスを変更できます。また、用途に応じてステータスの追加・修正も可能です。
散らばっていた各自の業務を一か所で確認できることで、それぞれの進捗度が一目で把握できますし、また、ページをクリックすると、詳細な業務内容を把握できるため、ステータスだけでなく進行内容も素早く把握することができます。

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意思決定

2.タスクと意思決定
ワークスペース中の「タスク」と「意思決定安件」を一覧で見ることができます。
各ページの中でタスクを設定したり、承認を依頼したりすることができます。タスクの場合、タスクの担当者、期限、進行状況が可視化されており一目で把握しやすいUIになっています。(意思決定の案件も同様)
アイコンで進行状況、承認状況が表示されるので、簡単に把握できます。このように一覧に整理されているので、何か忘れていたタスク、見落としていた意思決定件をすぐ気づくことができるでしょう。

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3.カレンダー
コラビーにもカレンダー機能があります。ワークスペースごとに作成し、日程だけではなく、タスクを追加・管理できます。今まで複数のツールを行ったり来たりして疲れていませんか。レポートはAツールで作成し、そのレポートの承認のためにはBツールを使い、日程設定はCツールを使うなど、ツールをそれぞれ分散して使ってきたかと思います。が、このような機能を活用することで、1 か所でチームのタスクや日程を確認しあい、お互いの進捗を追跡できるようになります。

業務の進捗把握にはコミュニケーションは欠かせない!:リアルタイムコミュニケーション&コラビーメッセンジャー

業務の進捗把握にはコミュニケーションは欠かせないでしょう。コラビーは無駄なコミュニケーションを省き、業務に集中できるようなコミュニケーション仕組みになっています。
各ページごとにリアルタイムでチャット・コメントすることができますので業務に必要なやり取りだけを行うことが可能です。作業しながらすぐフィードバックをもらったり、お互いの進捗状況を確認しあうことができます。また、ページの中の意思決定、タスクごとにもコミュニケーションすることも可能です。このように業務ごとに切り分けてコミュニケーションをとることができます。

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タスク内のチャット

また、コラビーメッセンジャーアプリもあります。メッセンジャーのチャット内容をワンクリックでそのままページを作成することもできますので、お話しながらパットいいアイデアがでたらすぐにドキュメントを作成し、新しいプロジェクトを進めることができます。

これがあるとより便利になりそう!

確かにコラビーは共同作業という面では長けているツールではありますが、これが欲しい!これが改善されて欲しい!という機能をまとめてみました。

ページ書き出し機能:コラビーを使っていない外部の人に見せる場合やプリントする場合はちょっと難しいなと思いました。せっかく作成したドキュメントなのにPDFのようなファイルとして持ち出せないところがすこし残念でした。

ページロック機能:誰か勝手に修正したり、削除したりする場合は困りますので、外部の人と共有する時は編集できないようにロック機能があると安心して使えるのではないかと思いました。

またこれはささやかなことではありますが、
カレンダー色分け:スケジュールが全部同じ色になっているので、ページやユーザーごとに色分けできるとよりわかりやすいのでは!

最後に

ここまでがcollabee(コラビー)のご紹介となります。やはり説明だけだと理解しきれない部分もありますので、ぜひ実際使ってみてください!コラビーはユーザー数無制限でフリーアカウントも提供しています!自分のチーム内から始めて「個人の業務の進捗や達成度の把握が難しい」という課題がいかに改善できるのかを経験していただきたいです。今回ご紹介したソリューションで皆さんのチーム内の生産性が向上できれば思います。

それでは、 次回もお気軽に導入できるテレワークソリューションをご紹介します!

コラビーの詳細は下記URLをご参考ください!


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