仕事の効率が上がるビジネスメールの書き方3つのポイント
人材会社、求人広告のコピーライター、ITと広告会社の広報、経営戦略室を経て、今は小さな広報コンサルティング会社の代表をしている松田純子です。広報時代も含めたライター歴はかれこれ17年ほど。ときどきビジネス系メディアでも執筆しています。
せっかくnoteアカウントを作ったので、文章を書く仕事をしていて気づいたことをシェアしたいと思います。
本日は、文章を書くのは得意じゃないという方向けに、ライター＆広報歴17年の松田が実践している「仕事の効率を上げるビジネスメールの書き方」をご紹介します。
ちなみに、私は企業の広報支援の仕事をしている関係上、１日に数百本もメールを受け取るメディアの方にご連絡します。その数百本のメールに埋もれないために編み出したメソッドですので、ぜひ試していただければと思います。
■あなたは1日何本メールをしますか？
ところで、あなたは仕事をしていて、以下のような状況に陥ることはありますか？
・上司や顧客からの返信が遅い or 返ってこない
・メールで説明しても内容がちゃんと相手に伝わっていない （結局、電話で説明し直すことになってしまう）
・メールで質問や確認をしても、的確な返事がもらえない （何回もやりとりしたり、返事がなかったタスクを忘れてしまう）
・メールで要件を伝えたら、伝わり方が悪くて激怒された など
もしあなたに上記のような経験があれば、残念ながら本日のテーマにぴったりな方です。毎日あんなにも仕事で使うのに、「メールの書き方」は意外と教わる機会がありません。でも、働き始めれば一日に数十本も（人によっては百本単位で！）メールのやりとりが発生します。それだけに、返信待ちに陥ったり、手戻りを避けてメールのやりとりをスムーズにすれば、仕事全体のスピードアップや効率化が図れます。
■メール作成で押さるべき３つのポイント
スムーズなメールのやりとりを行うために最低限気を付けたいのが、以下の3つのポイントです。
①相手に気づかれるタイトルのつけ方
会社のメールアドレスには、社内・外から来る仕事のメールのほか、メルマガや各種サービスの広告メールなどがわんさか来ます。その他、仕事や趣味の情報をキャッチアップするためにGoogleアラートをセットしている人も多いでしょう。
そう、
役職が上の人（関わる人が多い人）のメールボックスには、想像以上にメールが溢れています。
のです。
メールを読んでもらうためには、上司や取引先の部長のもとに届く大量のメールの中から、「重要な情報だ」と認識されて早めに開封してもらう必要があります。では、気づかれるメールタイトルとはどんなものでしょうか？
悪い例）
先日営業MTGで議題に出た●●施策の件でご連絡しました。
良い例）
【ご質問】●月●日の営業MTGの施策の件／●●（差出人の名前）
②要件が伝わるメールの書き方
仕事の報告をメールでサクッと済ませたかったのに、上司から見当違いの返信が来て、結局電話で説明することになった。メールで複数の質問をしたとき、いつも何個か回答が返ってこない。こうした問題を解決するのが、メール文の構成です。
悪い例）タイトル： 先日はありがとうございました。
上記のメールのBADポイントはコチラです。
①タイトルで何の件なのか分からないため、見逃される（重要な内容だと思わず後回しになる）可能性があります。
②パッと見で要件が2つあることが分からないため、１つ目の質問にだけ回答が来て、質問の仕方が曖昧な2つ目の質問はスルーされる可能性がある。
③上記2つ目の質問の書き方だと相手がメールを探す必要があり、手間がかかるのでタスクが後回しになる。
上記を踏まえて書き直した、良い例の案がコチラです。
良い例）タイトル： ●●社取材日程調整の件／リープフロッグ松田です
状況に応じて文字を太字にすると尚分かりやすいです。このように書くことで、相手が「早めに対処しないといけない件」のメールをすぐに開き、パッと見で「要件が２つ」あることを把握して、それぞれの項目にスムーズに対処することで
こと間違いナシです。
③相手をイライラさせない文章の書き方
最後に、メールの文章そのもので相手をイライラさせて、”余計な問題”が起きないようにする文章の書き方について考えます。
時には、上司や大切な顧客にメールでお願いごとや交渉をする場面があると思います。電話で話すことがベターな場合もありますが、すべてのお願いごとでいちいち電話もしていられません。松田が実践する、失礼になったり、誤解を招かない文章の書き方のコツは以下の通りです。
以上、仕事の効率が上がるビジネスメールの書き方をまとめてみました。
最後までお読みいただきありがとうございます ⸜( ´ ꒳ ` )⸝♡︎
＝＝
宣伝：
実践＆伴走型「プレスリリースの書き方講座」の参加者募集中です！
リープグロッグ 代表 松田純子の自己紹介＆執筆一覧はコチラ
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？