「何度も同じ説明させるなよ」(# ﾟДﾟ)」とキレる前に試したい４つのコツ
いきなり不穏なタイトル。。
人材会社のコーディネーター、求人広告コピーライター、企業広報、経営戦略室を経て、今は小さな広報コンサルティング会社の代表をしている松田です。ときどきビジネス系メディアでも執筆しています。
今日は
・「社内報」を社員にちゃんと読んでもらいたい広報さんや
・毎週出してる「お知らせ」の存在を社員に気づかせたい人事さんや
・新しい「経費申請の方法」をそろそろ社員に理解してもらいたい経理さん
などが、
※今回もトップ画像は本題とは何の関係もない、ただ、ただ、くまちゃんが可愛い画像です。
■なぜ、社員は社内資料を読まないのか？
かつて企業広報だった私は、管理や経営企画部門の一員として「社長が年一の総会で話すスピーチ」から、「お客様からお菓子をいただきました」的な単なるお知らせまで、さまざまな資料や文書、Web記事を作って社内に共有しまくっていました。
しょっぱなから、身も蓋もない話ですが、
読者（社内資料を読む人）は、膨大な種類の仕事を抱え、スケジュールに追われ、上司（部下）に不満を抱えながら（？）仕事をしています。
だから、そもそも
んです。
広報担当の私でさえ、「経理部からのお知らせ」は華麗にスルーしていました。（ごめんなさい）
まず「読む気がない」ことを前提に、
「それでも読ませる」気持ちで挑みましょう！
■なぜ、資料を作っても伝わらないのか？
資料を読む気がない人でも、年末調整や経費精算はしたいです。勤怠入力しないと人事に呼び出されるし、同期がインタビューされている広報誌は読みたいときもあります。
で、資料を手に取るけど
こっち（管理部）がやって欲しい行動（今期のミッションを理解するとか、期限内に書類を提出するとか）はしてくれません。
■「何度も同じ説明させるなよ」(# ﾟДﾟ)」とキレる前に試したい４つのコツ
やっぱり、何度も、何度もリマインドしたり、何回も、何回も別の社員に同じ説明を繰り返したりせず、資料一枚で全社員が（全員はムリとしてもほとんどの社員が）一発でバチッと理解して、やるべき行動をとって欲しいじゃないですか。
15年ほどスタートアップ・中小企業で広報をしていた
私がたどり着いた４つのコツがこちらです。
①社内資料のキモは情報の”置き場所”
社内資料を読ませるための最大のキモは、情報の置き場所です。全社員に期限内に提出して欲しい資料があるときや「月曜の朝はオフィスに入れません」のように、気づかなかった社員から猛クレームが来そうな内容は、
・オフィスの入り口
・コピー機の前の壁
・トイレのドア ……など
「どんな人間でも必ず見る場所」に「紙」にして張り出したりしていました。
お知らせの内容に応じて、そもそも対象社員が絶対に見る場所、見ざるを得ない場所を探しましょう。ちなみに、社員に各種お知らせを必ず読んでもらえるように、社内ポータルサイトを作る会社も多いです。が、慣れて来ると社員はポータルサイトを開きません。ポータルサイト自体を開かせるコツは④につづきます。
②こっち（管理部）が言いたいことではなく、相手（社員）が聞きたいことの順
情報が溢れるIT社会… みんな忙しい… 社内資料を読む気などない人々…
そんな人たちに送る資料は、「相手が聞きたいこと」（＝「本人がやらなきゃいけないこと」）から書きます。
【一般的なビジネス社内文書】
例文→ 新年会のお知らせ （※外部リンク）
※↑は総務が言いたい順番に書いた文書
を、アレンジすると・・・
【相手が聞きたいこと（本人がやらなきゃいけないこと）から書くと】
「あ、これさえやればいいんだな」ということを最速で理解してもらいましょう。また、「情報はできるだけ少なく」が「情報社会の基本」です。
③社員を甘やかそう
「それぐらい自分で考えてよ」とか、「立場のある人間なんだからこういう情報も意識して」とか、「その資料は社内ポータルの〇〇にあるでしょ」とか。
ここは管理部門の「プライド」と「良識」を捨てて、
とことん社員を甘やかしましょう。
先ほどの 例・新年会のお知らせ の資料であれば、全社員向けに一気に資料を共有しているようです。で、最後の方に小さく、所属長宛の依頼事項を記載しています。
所属長宛に別途文書（↑の画像）を作って、「相手が聞きたいこと」（本人がやらなきゃいけないこと）から書いて送ってあげてください。高確率で「参加者名簿」が届くはずです。
・出して欲しい申請書の置き場所…
・前回の総会で社長がした話は、社内報何号の何ページに書いてあるか…
・何回も説明した、新しい経費申請システムの利用方法…
あらゆる「期待」と「信用」を捨て、
こっち（管理部）で相手が必要とするあらゆる情報を用意してから
行動を促しましょう。
急がば回れ！！ (´；ω；`)ｳｯ…
④〇〇を使って、読み物としての面白さを追求しよう
現実問題、誰でも面白くない資料は読みたくないです。
かつて私が勤めていたIT企業では、
セキュリティ啓発や事故事例の社内共有に、萌え系アニメキャラを使っていました。（※システム部の人が描いてた）
エンジニアさんが読むように。
もちろん、内容にもよるし、いきなり何の経験もない担当さんが漫画家やライターにはなれないです。
そんなときにおススメなのが、文書のなかに
・絵や画像
・キャラクター
をたくさん使うことです。
そして、画像のある情報の方が頭に残りやすいです。
規約を確認した上で「フリー素材」を活用すれば、意外と簡単に読み物としての面白さを演出できます。
（あなたは今、なぜこの記事にイラストがいっぱいあるのかに気づきましたね！？）
社内のお知らせ資料・社内ポータルがどんどん読まれなくなっている会社さんは、
必要情報を載せるだけでなく、
何度もリマインドするだけでなく、
読み物としての面白さの追求も忘れずにやってみてください。
以上、「何度も同じ説明させるなよ」(# ﾟДﾟ)」とキレる前に試したい４つのコツのお話しでした。
（読み返してみたら、結構、涙ぐましい努力だな、おい。。）
・・・
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