#166【仕事でやっている どーでもいい作業・４選】

先日、
ある会での講師を依頼されたので、
担当の方から
『依頼文』をお届けしたい、
と電話がありました。

私もその会の現役だった頃、
講師を依頼するときは、

役員会で十分に内容を確認した、
丁寧かつ万全な依頼文を作って、
講師の方に持参した経験があります。

でも、
わざわざ紙一枚を持ってくるだけで、
この忙しい時代に
時間と手間をかけるのは
もったいない！
と感じたので、

『　メールで結構ですよ　』
とお願いしました。

この例のように、
わざわざ時間と手間をかけて
紙一枚を丁寧に作る必要がない
事例はたくさんあります。

ほかにも、
やらなくていいはずの作業って、
仕事の中で山ほどありますよね。

今日は、
【　仕事でやっている 
どーでもいい作業・４選　】
について紹介します。

第４位
【　契約書関係のサインと捺印　】

前にも書いた契約書関係です。
電子契約が可能な現在で、
手書きのサインと捺印は、
さっさと廃止していくべきでしょう。

一つの契約で、
手書きで住所氏名と捺印を
何ヵ所も繰り返ししなければ
ならないのは、
とんでもない時間と手間のムダです。

もはや意味わかりませんね。

第３位
【　FAX送り状　】

いわゆる鑑（かがみ）というやつです。
FAXの本文や中身の紙の前に、
中表紙のようなものを
つけなければならない、
という習慣がありますが、

アレのために余計に一枚、
新たに紙を作るのはムダです。

誰がいつ送った、というのは、
普通はFAXのヘッダー部分に
書いてある場合が多いですし、

余白の上にメモ書きしておく
ことでも良いでしょう。

私はFAXはGmailで受信してますが、
その時に余計な鑑が最初にくると、
はっきり言ってジャマです。

第２位
【　丁寧なメール文面　】

メールの本文の前後に、
手紙のような丁寧なあいさつ文が
ついていることがあります。

いきなり要件のほうが
読むのも楽だし、書く人も
助かりますよね。

『　◯◯様。
日頃より大変お世話になっております。』

『••••お忙しい中お手数をお掛け致しますが、
何卒宜しくお願い申し上げます。』

こんなの、つけなくてよいです。
省略しましょう。

第１位
【　モノを探す仕事　】

仕事だけではなく、
プライベートでも当てはまる、
もっともムダな行為、
ぶっちぎりの第１位が、
モノを探すことです。

書類、道具
パソコンのファイル
スマホのアプリ・・・

整理整頓もされずに、
ゴチャゴチャした中から、
目視や勘で何かを探す作業。

究極のムダな時間と手間です。

仕事という名の浪費ですね。

日頃からキチンと整理整頓をして、

紙はスキャンして
データにしておけば、
検索ですぐに見つかります。

モノは名前をつけて定位置に。

よく、
ゴチャゴチャなデスクの方が
落ち着くし、仕事しやすい
などという人がいますが、

片付けできない＝しない
言い訳にすぎません。

作家のリズ・ダベンポートさんは、

平均的なビジネスマンは
探し物で年間150時間も浪費している

と述べています。

これをゼロにとはいいませんが、
整理整頓を習慣づけることによって、
せめて３分の１にできれば、

年間50時間も
自由な時間が確保できますね。

そのほか、
来客のお茶出し
銀行窓口での待ち時間
ムダな社内文書の作成

など、
工夫次第
社長の決断次第で、
いくらでもムダな時間と手間を
節約することができます。

すなわちそのことが、
勤務時間の削減
離職の防止
利益の増加
につながっていくわけです。

みなさんも今日から、
ムダな作業や仕事の洗い出し
から始めてみませんか？