転ばぬ先の杖：プロジェクト計画書のススメ

以前に「マネジメントとは経営すること」と書いた。

経営であるとすれば、プロジェクト＝事業であり、事業に事業計画があるように、プロジェクトにはプロジェクト計画がある。

そのプロジェクト計画を取りまとめたドキュメントが「プロジェクト計画書」である。いきなり身も蓋もないことを書くが、プロジェクト計画書がなくてもプロジェクトは始められる。が、複雑化したプロジェクトにおいて、これがないことで事故率が飛躍的に高まることもまた事実と言える。

本式のプロジェクト計画の詳細についてはPMBOKなどを適宜学んでもらうとして、本稿ではプロジェクト計画書をあまり難しいものと捉えず、プロジェクトをできるだけ安全で効率的に進めるためのツールとして、勘所をできるだけ端的にまとめてみることにする。

プロジェクトの目的と完了条件を具体的に書く

これがなくては始まらない、始めてはならないもの。目的は具体的であるべきであり、完了条件はさらに具体的である必要がある。完了条件とはレースにおける「ゴールテープ」であり、有期性がプロジェクトの特徴であるならば、この完了条件を持ってしてプロジェクトを成立させているとも言える。別の言い方をすれば、受託プロジェクトであれば、検収条件のことであり、自社プロジェクトであれば、決裁権者がプロジェクト完了を宣言する条件のことである。これが書けないのであれば、根本的な問題が起きていると認識して、まずは関係者を全員集めて話し合うことを勧める。

スコープの内側と外側の境界線を明確にする

スコープとは範囲のことである。よくプロジェクトの「スコープ内」のことは書いてあるのだが、「スコープ外」のことは書かれていない計画書が散見される。スコープ外の定義が求められるのは、プロジェクトの議論の中で、将来に向けた話が行われていて、そのうちどこまでが今回のプロジェクトの範囲内で、どこからが範囲外なのかが曖昧になっているケースである。「スコープ内」に書かれていないからと慢心しないで、「スコープ外」を明記することで認識の齟齬を徹底的に排除することが肝要と言える。人間は自分の都合の良い方に解釈する傾向があるので、書かれていなくても「含まれている」と勝手に解釈するのである。

プロジェクトの前提条件と制約条件を定義する

前提条件とはプロジェクトが成立するために前提となる条件である。そのままだが、とても重要な事項であり、この条件が成立しないのであれば、プロジェクト計画が崩れることを意味する。制約条件はプロジェクトを進めていく上で、制約となる条件のことであり、言い換えるとプロジェクトの「足かせ」のことなので、これが多いほど、プロジェクト内で取りうる策が少なくなる。どちらも、プロジェクトを遂行していくにあたって、関係者全員で認識が揃っているかどうかを確認しておくこと。これらの条件を忘れて自由気ままにプロジェクトを進めていくと破滅すること間違いなしである。

必要なタスクと担当者を洗い出す

ここまでに書き出したものを実現・達成させるために必要なタスク＝仕事と、そのタスクの担当者を洗い出す。複数の担当者を立てる場合は、必ず主担当者を決めること。「共同責任」と書くと聞こえはいいが、現実には完全にイーブンに責任を取り、絶妙なバランスで仕事ができる人間は希有である。プロジェクトで事故が起きるのは、ここのタスクの洗い出しが足りないか、担当者のアサインミスが大半と言って良い。

タスクに必要な期間と予算を割り当てる

ここまで来ればあと一息。タスクごとに必要な期間と予算を当てていけば良い。期間と工数は異なるので注意すること。例えば、1ヶ月の期間に対して、10人日の工数を割り当てたり、同じ1ヶ月の期間に対して、40人日の工数を割り当てることがある。

想定しうるリスクと対応策を書き出す

いわゆるリスク管理。「リスク管理」というとディフェンシブな印象を持つ人もいると思うが、それは誤解であり、想定されるリスクを漏れなく洗い出し、そのひとつひとつに対応策を当てていくことで、積極的にリスクテイクして前に進んでいくことができる、非常に攻撃的な仕組みと言える。むしろ、リスク管理なしで前に進むことは、目隠しをして急カーブを曲がるようなものであり、無謀以外の何物でもない。なお、想定されるリスクによっては確信を持ってブレーキを踏むこともできる。いずれにしても必要不可欠な計画である。

その他必要なことをまとめる

その他のすべてであり、これを書くことでMECEとなる。ここをプロジェクトを限定せずに書き切ることは難しい。プロジェクトのもうひとつの特徴はそのユニーク性にあるので、何が必要かを徹底的に考えよう。ひとりで考える必要はない。そのプロジェクトの領域に知見を持った人間を集めて考える。それだけでだいぶ精度は上がると思われる。

ということで「プロジェクト計画」についてを簡潔にまとめてみた。プロジェクト計画は決して難しいものでなく、これなしで進むことが如何に危険であるかを認識した上で、自分が関わるプロジェクトの進むべき道筋を計画書という形で策定してもらえればと思う。世の中から炎上プロジェクトが消えていくことを願う。