事務職と管理職とIT - #2 事務職の立場

伝わるように

日頃から話す機会が多いので、なるべくわかりやすい言葉で伝える事を意識しています。
伝えるよりも“伝わる”ことに重点を置いています。

こういう書き物は伝わったかどうかの確認ができないから難しいですね。一方的に伝えることになりますがご容赦ください。

実際ありがちなのが、そもそも前提が伝わっておらずお互いに違うステージの話をしていたりする事です。

なんとなく伝えて仕事した気になる

例えば

「1の事を伝えて“10出来る人”」

的確な言葉と専門用語で伝わると思うんです。

会話がすごい楽な人ってそうですよね。

ほっといても成長してくれたり、安心して仕事任せられたりする人。

そんな人はすでにさらに上ののステージの問題と戦っているんです。

逆に

「1の事がなかなか理解できない人」

”10出来る人”がステージを降りて5や6の事を理解させようとするけど、本人は2や3ができていないから理解できない。

1の事が理解できたら2、3のステージで仕事ができる。そしたら10出来る人が楽になってできる事が増えるかもしれませんよね。

なんとなくで伝えて、仕事をした気になったり、相手がどこのステージで戦っているのか見極めようとしないのは、

最初からつまづいているんですよ。

事務を甘く見るな

よくあちこちの企業で見かけたのは

「事務職は勝手に仕事してくれている」

と勘違いしている管理職の方々です。

右から流れてくる材料を規則正しく左に流す工場の機械のようなイメージでも持っているのでしょうか、中小企業で自分のところの事務さんが

“どういう仕事をしているか“

把握できている管理職は稀で、もし、身近にいらっしゃるのであればそれは“スペシャル”な方ではないでしょうか。

事務職がどれ程の作業とどれ程の集中力でどれほど限られた時間を闘っているのか知らない人が多いように感じます。

営業などの実働部隊に対し1人ないし数人の少ない人員で、替えの効かない仕事をこなしている事が多いです。
替えの利く仕事ならばパートさんでも良いはずですもんね。

“事務=単調な仕事”だけではない

ということです。

画面やフォーマットは単調でも中身と条件は毎回違うので、
打ち間違いはないか？書いてある内容が正しいのか？漏れはないか？

など確認はつきません。

量が多い場合は確認にばかり時間をかけられないし。
そんな中で改善や工夫を重ね、より正確な処理を指先のスピードと頭の回転でこなしていきます。

間違わずに処理をこなして当然と思われがちですが、そこには絶え間ない確認と集中力が注がれている事を管理職が知ってもらえると、女性が多い事務職に、現場との格差はうまれないのではないでしょうか。

当然、他の職務においても確認や集中力は必要です。だから部門間における格差なんてものはないんですよね。それなのに事務職が軽んじられている現場を未だに見かけます。

事務作業を代わってやれる管理職はほとんどいない

にも関わらず評価がおざなり。営業マンは大体積み重ねの数値で評価されるのに対し、事務においては減点方式で見られがちです。

”契約社員で採用”され実際の現場では【正社員と同じレベル】を求められ、
”開拓ができない御用聞きの営業マン”が【正社員】という現場をおかしいと思うのは当然ではないでしょうか。

スペシャルな事務職は、経営者や管理職の片腕です。

スペシャルな事務職は管理職以上に営業マンを操ることで

＊現場の観察
＊商品のトレンドや在庫の現状
＊取引の増減
＊営業マンのミスの予防

を実現しています。このように、事務職を育てる事は会社にとって屋台骨を太くする事に直結します。

私がよく見ていた光景の一つで、
入れ替わりの多い営業部門に毎度入ってくる新人くん。
嫌な顔一つ見せず基礎を指導する事務職の先輩たち。
雑な指導しかできない先輩営業マンに代わって、新人くんが成績を落とさないように、リモート操作をするその手腕は見事でした。

スペシャルな事務職が影の管理職を務めている部門は間違いなく強い。
実際に、勢いや活気のある企業は事務が活躍している事が多いです。

それではスペシャルな事務職ってどんなことをやっているか次回からお伝えしていきます。