事務職と管理職とIT - #7 スペシャルな事務
あなたはどのタイプ？
”スペシャルな（できる）事務はどういう人か”という話です。
以前の記事で
自分の役割を認識している人たちは、営業マンやお客様のために、「ちょっとした発言・心配り・ひと手間」を行い、積み重ねています。
と述べていました。
そうは言っても事務さんにもいろんな人がいます。
その中でもスペシャルに”近い”人”遠い”人がいますのでお話していきます。
多くの会社のそれぞれの事務さんとお仕事をしてきまして、いくつかのタイプがあることに気づきました。
①ガンガンいこうぜタイプ
（とにかく早い、激しい）
②コツコツ丁寧タイプ
（速さはそれほどだが、確実でミス無）
③ノリノリタイプ
（ムードメーカーだがミスがタマにキズ）
④無言タイプ
（最低限の会話だけ、話しかけづらい）
⑤ロボットタイプ（言われたことしかできない）
①②③タイプの事務さんにはスペシャルな方がいらっしゃいます。
①タイプの人はほっといても伸びます。
②タイプは主張が弱いのでしっかり評価すれば伸びます。
③タイプはチェックをしっかりしながら、仕事を任せると伸びます。
共通してできているのは現場とのコミュニケーションです。
営業事務であれば営業マン、他の事務は社内の人とのコミュニケーションがよくとれているか、ポイントを抑えています。
遠隔操作
女性特有のおしゃべりなんかもありますが、
営業マンや社内の担当者をたまにお菓子で釣ったりしながらも、
「この伝票ちゃんと渡してね」
「製品ちゃんとそろってる？」
「〇日納品行ける？」
「受領書はもらってきた？」
「〇〇の在庫はあった？」
「新製品でるなら前のどうする？」
「仕入先と交渉済んだ？」
などと自分の仕事を進めるために、あたかも遠隔操作するように担当者を操っているのです。
さらには、
「なんでこの商品を先に納めるの？在庫が先じゃないですか」
「納入価格おかしくないですか？粗利率とれていません」
「仕切り交渉いつできますか？」
「最近〇〇売れていないですよ。△△が出ています」
「お客様はなんとおっしゃっていましたか？」
課長や部長もタジタジなほどの管理能力を発揮するスペシャルな事務さんもいらっしゃいます。
こんなことができる事務さんは
①タイプに多そうですが、
②③タイプでも表現が違うだけで
自分の役割をこなそうとする事務さんは
少なからずこれらに近いことをやっています。
問題なのは④無言タイプや⑤ロボットタイプの方。
どちらのタイプも”自分の役割を理解できていない”タイプです。
役割についてはこちらの記事でお話しています。
時間がありましたらご一読ください。
比較的マシで、伸びやすいのは⑤ロボットタイプです。
言った事はできるので先輩や上司が上手に導いてあげるとコツをつかんで
作業＞＞＞仕事 へと変化していきます。
一番苦戦するのが④無言タイプです。
・コミュニケーションがとりづらい
・「仕事＝我慢する時間（なるべくやりたくない）」と考える節がある
・目立つのが嫌だ
・新しい事や変化に”なんで私が”と悲観的
のような人がこれまでいらっしゃって、
一緒にお仕事するときは非常に骨が折れました。
”スペシャル”からは一番遠い存在です。
まずは自分が何のためにそこで働いているのかを改めなければなりません。
コミュニケーション能力
事務職だから一日中パソコンのモニタと伝票を見ておけばいいというわけではありません。
コミュニケーション能力が必要なのは何も営業や管理職ばかりではなく、事務職も必要なのです
人の好き嫌いを仕事に持ち込んだり、
周りの人や仕事に関心がなかったり、
指示を待ってじっとしているばかりではいけません。
時には成功を喜びあったり、
失敗を悔しがったり、
事務が現場と一緒に喜怒哀楽できる環境を管理職と一緒に創り上げないといけないのです。
管理職がどういうことをすべきなのか次回お話いたします。
最後まで読んでいただきましてありがとうございました。
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