リソース７割削減！時間が増えるタスク整理術！──オンライン秘書・西原あやこ
「毎日”作業”に追われて気づいたら１日が終わっている」
「SNSを更新しなきゃと思いながら結局後回し」
「頭の中がタスクでいっぱいでいつもソワソワしている」」
「常にリソースがカツカツで新しいことができない」
「毎朝『何からやればいいんだっけ･･･』で１日が始まる」
と悩まれているあなたへ。
その原因は、あなたの要領が悪いからでも努力が足りないからでもありません。本当の原因は「正しいタスク整理の方法」を知らなかったこと。
それをを身に付ければ、本当に今やらなければいけないことだけに集中し、時間を増やしながら成果を上げることが可能です。
「前より売上が増えたのに忙しくなくなった」「あんなにバタバタしていたのが嘘みたい」と驚かれるかもしれません。
そんな夢のような「タスク整理の方法」を教えてくれたのは、40社のバックオフィスサポートを担う、オンライン秘書・西原あやこさん。
「タスク整理は非常にシンプル」だと言い切る西原さん。今日から実用できるそのコツを伝えてもらいました。
この記事は無料Web広報誌「KABUKITA MAGAZINE vol.6」の内容をnote掲載用として、一部編集したものです。
講師情報
1983年生まれ。沖縄県在住。会社員時代の約14年間はWEB系営業、上場会社で営業を経験。2020年9月からフリーランスでオンライン秘書事業とタスク整理セッションをスタート。2024年現在では約40社（個人も含む）のバックオフィスをサポートしている。
「タスク整理」で最高月商更新！？
あなたは「タスク整理」にどのようなイメージを持っていますか？
めんどうくさい！効率が悪い！時間がもったいない！、そう思われる方も多いと思います。
「タスク整理ができる時間があれば苦労しない」「その間にひとつでもタスクをこなしたい」という気持ちもとてもよく分かります。
ただ、そう思われる方の多くが「タスク整理」を誤解しているんです。
タスク整理はたった４つのステップで完了するシンプルなもの。
月に１回もしくは週に１回、タスク整理を行うだけで、それにかかった時間以上のリソースを削減できるほか、悩む時間まで減らすことができる画期的な習慣なんです。
実際に、クライアントさまには「タスク整理をすることで自分の時間を事業や自分のために使えるようになった」とお声をいただいただけでなく、最高年商を更新されるなどタスク整理の効果を体感いただいています。
実践ワーク！タスク整理の４ステップ！
それでは、タスク整理の４ステップを見ていきましょう。実際にメモを広げて書き出しながら進めてくださいね。
❶タスクを棚卸しする
目標に対するタスクの大枠を棚卸し（言語化）し、期日を設定します。
例：３ヶ月後に新講座をスタ―トさせる
新講座の告知を開始する（〇月〇日まで）
新講座の内容を作成する（〇月〇日まで）･･･
❷タスクの深堀りをする
棚卸ししたタスクを細分化しながら、さらに期日をつけていきます。
例：３ヶ月後に新講座をスタ―トさせる
新講座の告知を開始する（〇月〇日まで）
・Instagram：告知フィードデザイン作成（〇月〇日まで）
・YouTube：動画撮影（〇月〇日まで）･･･
❸タスクに優先順位をつける
スケジュールの優先順位を確認します。
例：３ヶ月後に新講座をスタ―トさせる
新講座の告知を開始する（〇月〇日まで）
・YouTube：動画撮影（〇月〇日まで）
・Instagram：告知フィードデザイン作成（〇月〇日まで）
※時間のかかるYouTubeの優先順位をあげる
❹タスクの役割分担をする
各タスクの役割分担を明確にする。
例：３ヶ月後に新講座をスタ―トさせる
新講座の告知を開始する（〇月〇日まで）
・YouTube：動画撮影（〇月〇日まで）→外注する
・Instagram：告知フィードデザイン作成（〇月〇日まで）
→自分で作成する
いかがでしたか？
おそらく「全て書き出せなかった」「これでいいのか分からない」という方も多いと思いますが、安心してください。１回目から完璧に書き出せる人はほとんどいません。
タスク整理も少しずつ上達していくものなので、小さめなタスクから手放す練習をしてみてください。
タスク整理は目標達成へのスタート
ここまでで、各タスクに期日を入れることができたと思います。
ですが、これでタスク整理は終わりではありません。タスク整理は目標達成のためのスタート。目標というゴールにたどりつくための地図を手に入れただけに過ぎません。
わたしの経験上、はじめに書き出した期日どおりに進められる人は２割にも及びません。
なぜなら、タスク整理初心者は、所要時間を甘く見積ってしまったり、想定していなかったタスクの追加発生に振り回されたりなど、その地図そのものが未完成だからです。
大事なことは「軌道修正」も含めてタスク整理だということ。
「またできなかった」と終わらせてしまってはこれまでの日々と何ら変わりません。
細かく期間を切りながら、タスク整理と軌道修正を練習し、帳尻を合わせながら、期日に間に合わせられるようにしていきましょう。
西原さんとタスク整理を実践できる「タスク整理実践会」は、ビジネススクール「北原の精神と時の部屋」内で開催中です。代表・北原孝彦によるスクール説明会(ZOOM)も毎月開催中。詳細はこちらから。
この記事は無料Web広報誌「KABUKITA MAGAZINE vol.6」の内容をnote掲載用として、一部編集したものです。
▼西原さんのInstagram▼
▼代表・北原孝彦のYouTubeにも出演しました▼
執筆：今村ゆり（株式会社 北原孝彦・広報）
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