広報対応、電話口の声は「ラ〜♪」の音が鉄則

私が広報として大事にしているコミュニケーションとして「電話」があります。

最近ではメールで完結してしまう取材もありますが、やはり広報の仕事をしている以上、コミュニケーションは一番大事。どんなに小さな取材でも、1回は直接電話で話すことをおすすめします。

メールだけだと全然人となりも分かりませんし、電話でのふとした話から次の取材に繋がることだってありますから！

その電話の際、私が注意していることは「声のトーン」

広報の仕事をしている以上、言いづらいことを言うために記者に連絡をする時もあります。

「ごめんなさい、今回の取材はお断りします」
「回答締め切りを延ばしてもらえませんか」
「社長が難色を示しているので、質問項目変えられませんか」

記者にとってあまり都合のよくないことを言おうとすればするほど、電話の声も暗くなるものです。しかしここで私が伝えたいのは

「言いづらい時こそ、努めて明るく」

どんなトーンかというとドレミで言う「ラ」の音でしゃべるのです。

一般消費者としても、「電話を取った瞬間から、”マイナスな情報が伝えられる”っていうことがわかる電話」ってありますよね。

例えば、「できるかどうか店長に確認してから折り返します」
と言われて電話を待っていたら、
「あ、あの〜もしもし〜先ほどいただいたお電話の件で〜」

…と、暗〜い声で電話がかかってくることがありますよね。
（だいたい「レ」「ミ」くらいのトーンでしゃべっているのです）

もう、その先を聞かなくても「あ、だめなのね」って分かります笑

広報たるもの、そうした低いトーンで話をするのは避けましょう。
なぜなら、「レ」「ミ」などの暗い声は、相手にも伝播するから！

ネガティブ情報を伝える時に明るい声でしゃべれば怒られるのでは？
と思われるかもしれませんが、全然そうではないのです。

明るくヘラヘラネガティブな情報を伝えるのは問題外ですが、トーンを明るくしつつ誠心誠意謝れば、むしろ暗く沈んだトーンよりもしっかり伝わるものです。

ついでに言うと、ポジティブな一言を添えるのは広報としてぜひやっていただきたい手法。
例えば…

「ごめんなさい、今回の取材はお断りします。
ですが、XXさんの記事、いつも興味深く拝読しています。そんなXXさんに今回ご連絡いただけて光栄でした」

「回答締め切りを延ばしてもらえませんか。
XXさんからの依頼でしたのでちゃんとお答えしたくて、少し時間かかってしまっています」

「社長が難色を示しているので、質問項目変えられませんか
XXさんの記事は読者も多いですし、とても影響力が強いので社長の期待も不安も大きくて…」

こんな言葉を「ラ」のトーンで伝えられたら、メディアの方だって悪い気はしないし、次もまた取材しよう、と思ってくださりそうですよね。

ぜひ、ちょっと試してみてください。