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初心者でも簡単！スモールビジネス向け顧客リスト作成ガイド

ikkokuya

今回は、花屋さんのゆうこさんからのご質問です。

ゆうこ：いっこくさん、こんにちは！
いつもはお店のPOPデザインをお願いしていますが、今回は季節のご案内をはがきで宣伝したいんです。

でも、今まで顧客リストをちゃんと作ってこなかったので、どうすればいいか、いろいろ教えてもらえますか？

いっこく: もちろんです。
まずは顧客リストの集め方について、お話しします。

最初は、店舗でできることから始めましょう。
例えば、アンケートでの情報収集が簡単で効果的です。

店内でアンケートを実施し、回答してくれたお客様に小さな特典を提供すると、情報を提供してくれることが多いです。

ゆうこ: そうですね、それならすぐにできそうです。
他にも何かありますか？

いっこく: もう一つの方法として、ポイントカードやメンバーシップ制度を導入するのも良いですね。
お客様にポイントカードを発行して、購入時にスタンプを集めてもらうことで、自然に連絡先情報も得られますし、リピーターにもなりやすいです。

ゆうこ: それも良さそうですね。
お客様も楽しんでくれそうです。

いっこく: あと、リファラルプログラムもおすすめです。
既存のお客様が新規のお客様を紹介してくれると、両方に特典を提供するプログラムです。
これなら自然に新規顧客も増えますよ。

ゆうこ: いろいろな方法があるんですね。
あと、オンラインフォームとかにもチャレンジしたいのですが、ちょと難しそうで...。

いっこく: 確かに少しハードルが高いかもしれませんが、オンラインフォームの設置も一度チャレンジしてみると良いですよ。

例えば、Google Formsを使って、ウェブサイトやSNSに「新商品のお知らせを受け取るための登録フォーム」を設置することができます。
無料で使えて、簡単に設定できるので、一度試してみてください。

ゆうこ: なるほど、お店のホームページでオンラインアンケートもやってみたいです。
でも今回は、店舗でのアンケートから始めてみます。

ところで、集めた情報はどうやって管理すればいいですか？

いっこく: 集めた情報は、Googleスプレッドシートを使って管理すると便利です。
Googleアカウントを持っていれば、無料で使えますし、データの整理も簡単です。
名前、連絡先、購入履歴などを入力して、フィルタリングやソートなどの機能を使えば、必要な情報をすぐに見つけることができます。
フィルタリングは、データの中から特定の条件に合致する項目だけを表示する機能です。
ソートは、データを特定の順序に並べ替える機能です。
数値や日付、アルファベット順など、様々な基準で並べ替えることができますよ。

ゆうこ: スプレッドシートなら使ったことがあるので、やってみます！
あと、お客様の個人情報だから安全に管理しないとですよね？

いっこく: そうです、そこが最も大切なことです！
顧客情報の安全性を確保するために、スプレッドシートにはパスワード保護を設定して、アクセスを制限しましょう。

また、アクセス権限の設定で、編集できる人を限定するといいですね。
さらに、定期的なバックアップを取ることも忘れずに。

ゆうこ: わかりました！
最後に、DMを送るために宛名ラベルを印刷したいんですけど、どうすればいいですか？

いっこく: 宛名ラベルの印刷は、フォーマットテンプレートを利用してラベルのレイアウトを作成します。

Averyなどのウェブサイトで無料のテンプレートをダウンロードできますよ。

無料のテンプレートをダウンロードできるラベル用紙を購入しましょう。
家庭用インクジェットプリンターで印刷するなら、対応した用紙を選ぶことも大切です。

ゆうこ: プリンターの設定とか、コツはありますか？

いっこく: 印刷設定で用紙サイズや印刷品質を調整します。
高品質な印刷が必要なら「最高画質」に設定するといいですよ。

テスト印刷も必ず行って、ズレや濃淡を確認しましょう。

ゆうこ: とても分かりやすかったです！
これで季節のお便りを、DMでしっかりとお知らせできそうです。
ありがとうございました！

いっこく: お役に立てて良かったです。
何かあればいつでも相談してくださいね。
頑張ってください！

顧客リスト作成ガイド解説編


1. はじめに

スモールビジネスや個人事業主にとって、顧客リストはビジネスの成功に不可欠な資産です。
顧客情報を効果的に活用することで、新規顧客の獲得、リピート購入の促進、さらには顧客満足度の向上が期待できます。

しかし、ITやマーケティング、パソコンに詳しくない方にとっては、どのようにして顧客リストを作成し、管理すればよいのかが難しいと感じるかもしれません。

本記事では、初心者向けに、顧客リストの集め方、管理の仕方、そして宛名ラベルの印刷方法について解説します。

2. 顧客リストの集め方

顧客情報の収集方法

顧客リストを作成するための情報収集方法は多岐にわたります。
ここでは、さまざまな手法を詳しく紹介します。

  1. オンラインフォームの設置 ウェブサイトやブログに簡単なフォームを設置して、顧客からの情報を収集します。
    Google FormsやTypeformなどの無料ツールを利用して、名前、メールアドレス、電話番号などの基本情報を収集することが可能です。

  2. SNSやメールマーケティングを活用したキャンペーン SNSを利用してフォロワーや潜在顧客に対してキャンペーンを実施し、情報を収集します。「ニュースレター登録で割引クーポンを提供」などのインセンティブを用いると、登録を促進できます。

  3. アンケートやイベントでの情報収集 店舗でのアンケート実施やイベント参加者からの情報収集も有効です。
    来店時にアンケートをお願いしたり、展示会で名刺交換を行ったりして、顧客の好みやニーズを把握します。

  4. ポイントカードやメンバーシップ制度 ポイントカードやメンバーシップ制度を導入し、顧客情報を収集します。
    会員登録時に連絡先情報を取得することで、継続的なマーケティングが可能になります。

  5. ウェブサイトのクッキーとトラッキングツール Google AnalyticsやHotjarなどのツールを利用して、ウェブサイト訪問者の行動をトラッキングし、興味を持っている商品やサービスを特定します。
    これにより、ターゲットを絞ったマーケティングが可能になります。

  6. リファラルプログラム 既存顧客から新規顧客を紹介してもらうプログラムを設定し、紹介者と新規顧客の両方に特典を提供します。
    これにより、新規顧客の獲得が容易になります。

  7. オフライン広告やチラシ オフライン広告やチラシを配布し、QRコードを使ってオンラインフォームに誘導することで、顧客情報を収集します。
    特に地域密着型のビジネスに有効です。

  8. アプリの登録と使用 専用アプリを開発し、アプリ内でのユーザー登録を促進します。
    アプリを通じて顧客の行動データを収集し、パーソナライズされたサービスを提供できます。

  9. カスタマーサポートの活用 カスタマーサポートを通じて問い合わせやフィードバックを受ける際に、顧客の連絡先情報を収集し、リストに追加します。

顧客への情報提供と同意

顧客から情報を提供してもらう際には、その情報がどのように使用されるのかを明確に伝えることが大切です。
例えば、「ニュースレターの配信に使用します」といった具体的な利用目的を示しましょう。
また、プライバシーポリシーを作成し、顧客に対してデータの保護についても説明することで、信頼を築くことができます。

3. 顧客リストの管理

Googleスプレッドシートを使った管理

顧客リストの管理にはGoogleスプレッドシートが非常に便利です。
以下の手順で設定していきましょう。

  1. アカウントの作成 まず、Googleアカウントを作成します。
    アカウントを持っていない場合は、Googleの公式サイトから無料で作成できます。

  2. スプレッドシートの作成 Googleドライブにアクセスし、新しいスプレッドシートを作成します。
    これが顧客リストの基本ファイルとなります。

  3. データの入力 顧客の名前、メールアドレス、電話番号、購入履歴など、必要な情報を入力します。
    スプレッドシートでは、列を追加して情報を整理することができます。

  4. フィルタリングやソートの活用 スプレッドシートの機能を活用して、特定の条件に合った顧客を簡単に検索できます。
    例えば、地域別や購入履歴別にフィルタリングすることで、ターゲットを絞ったマーケティングが可能です。

データの安全性とプライバシー保護

顧客情報は非常に重要なデータですので、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
以下の方法を参考にしてください。

  1. パスワード保護 スプレッドシートにパスワードを設定し、アクセスを制限しましょう。
    また、定期的にパスワードを変更することも推奨されます。

  2. アクセス権限の設定 スプレッドシートの共有設定を使って、アクセス権限を限定します。
    例えば、編集権限を特定のメンバーにのみ与えることで、データの変更を防ぎます。

  3. 定期的なバックアップ データの定期的なバックアップを行い、万が一のデータ損失に備えましょう。
    Googleドライブには、自動バックアップ機能もありますので、活用してください。

4. 宛名ラベルの作成と印刷

宛名ラベルのフォーマット選び

宛名ラベルを作成する際には、以下の点に注意しましょう。

  1. フォーマットテンプレートの利用 ラベル作成用のテンプレートは、インターネット上で無料でダウンロードできます。
    Averyなどのラベルメーカーのウェブサイトには、様々なテンプレートが用意されています。

  2. ラベル用紙の選定と購入場所 ラベル用紙は大手家電ショップやホームセンターで購入できます。
    購入時には、家庭用インクジェットプリンターに対応したものを選びましょう。
    また、サイズや材質も確認しておくと良いでしょう。

Googleスプレッドシートから一括で宛名シールを作成する方法

方法 1: Microsoft Word の差し込み印刷機能を使う

ステップ 1: 顧客リストをCSV形式でエクスポート

  1. スプレッドシートをCSV形式でエクスポート: Googleスプレッドシートで「ファイル」→「ダウンロード」→「カンマ区切り値（.csv）」を選択します。

ステップ 2: Microsoft Word で差し込み印刷の設定

  1. Microsoft Wordを開く: Wordを開き、「差し込み文書」タブをクリックします。

  2. 差し込み印刷の開始: 「差し込み印刷の開始」→「ラベル」を選択し、使用する宛名シール用紙のラベルオプションを設定します。

  3. 宛先の選択: 「宛先の選択」→「既存のリストの使用」を選び、エクスポートしたCSVファイルを選択します。

  4. 差し込みフィールドの挿入: シールのテンプレートに必要なフィールド（郵便番号、住所、氏名など）を挿入します。例: «郵便番号» «住所» «氏名»

  5. 差し込みの完了と印刷: 「完了と差し込み」→「ドキュメントの印刷」を選び、宛名シールを印刷します。

方法 2: Googleドキュメントのアドオンを使う

ステップ 1: アドオンのインストール

  1. Googleドキュメントを開く: Googleドキュメントを開きます。

  2. アドオンをインストール: 「アドオン」→「アドオンを取得」を選び、「Avery Label Merge」などのアドオンを検索してインストールします。

ステップ 2: アドオンを使った差し込み印刷

  1. アドオンの起動: インストールしたアドオンを起動します。

  2. スプレッドシートの選択: アドオンの指示に従い、顧客リストが保存されているGoogleスプレッドシートを選択します。

  3. テンプレートの設定: 使用する宛名シール用紙のテンプレートを選択します。

  4. フィールドのマッピング: スプレッドシートのカラムとテンプレートのフィールドをマッピングします（例: 郵便番号、住所、氏名など）。

  5. 差し込み印刷の実行: 指示に従い、宛名シールを印刷します。

これらの方法を使うことで、顧客情報を手動でコピー・ペーストする手間を省き、効率的に宛名シールを作成することができます。

家庭用インクジェットプリンターでの印刷方法

  1. 印刷設定 プリンターの設定で、用紙サイズや印刷品質を調整します。
    高品質な印刷が必要な場合は、プリンターの設定で「最高画質」を選択しましょう。

  2. テスト印刷 実際に印刷する前に、必ずテスト印刷を行いましょう。
    これにより、文字のズレや印刷の濃淡などを確認できます。

  3. トラブルシューティング インクがかすれたり、用紙が詰まったりした場合は、プリンターの取扱説明書を参照し、適切な対処を行いましょう。

宛名をはがきに直接印刷する方法

  1. 印刷位置の調整 はがきに直接印刷する場合、印刷位置を正確に調整することが重要です。
    テスト印刷で位置を確認し、微調整を行います。

  2. レイアウトの工夫 宛名を読みやすく配置するために、フォントサイズや行間を調整しましょう。
    また、はがきのデザインに合わせたレイアウトを考えることで、見た目も美しく仕上がります。

5. まとめ

顧客リストの適切な管理と活用は、ビジネスの成長に直結します。
顧客情報をしっかりと管理し、定期的に更新することで、顧客との関係を強化し、ビジネスの成功を支える基盤となります。

今回ご紹介した手法を参考にしていただき、顧客リストを効果的に運用していきましょう。

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Illustration by ソコスト

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