＜付録＞新入社員の育成をカイゼン
こちらの記事は付録です。
「引継書」を作ったことがない方、アイディアが浮かばない方のために
すぐにでも始められるよう、「こういうやり方もありますよ」といった叩き台としてお使いいただけるよう、作り方を視覚化したほうが理解しやすいかと思いましたのでお付けしました。
付録の元記事はこちらです。
「私ならこうするのに」で教える立場の私がやっていたこと
私が作っていた引継書およびマニュアルの構成は以下の通りです。
１、２ページで仕事内容を一表化する（目次を作るようなイメージ）
１.の詳細が理解できるものを用意（エクセルでタブで項目化、ファイルの階層の見える化およびリンクを張るなどする）
オフィス見取り図の準備（文房具など共有で使うものが置いてあるところがメモできるもの）
引継書のつくり方とポイント
■ とにかく一目瞭然にする、見える化する
デスクトップに「引継書」ファイルを張り付ける、もしくは「引継関連」のフォルダをつくるとよいでしょう。
仕事内容の要約をワードで作ります。これは、できれば1ページに収まるような簡潔なものがよいです。仕事のヴォリュームが分かりますし、大まかな流れをつかむところから入ると、詳細な説明をしていく時に、聞き手はより理解が深まります。
渡す際のデータはPDFが使い勝手が良いですが、PDFにする前の元データ（エクセル、ワードなど）を残してあげると、次世代はそれを更新していけばよいだけになり、会社の財産になります。
■ 格納されているファイルの一覧表の例
格納されている場所が分かるファイルのフォルダー名とファイルの一覧表をスクリーンショットして一覧化する
フォルダのレイヤー最上段など、最適なリンクを適宜張る
ペーパーレス時代ですが、パワーポイントの配布資料のノートやスライドにしてプリントして渡せば、新人さんは話を聞きながら書き込む、説明に集中できる、後で見直すことができるので、教える回数は確実に減ります。
新人さんに手で書いて覚えてもらうことも優しさです。
■ エクセルの引継書はタブで項目別に分ける
デッドラインが多いタスクは、締め日を書くと自分にとっても便利です。
１年に一度の作業などはいつごろからキックオフをすればいいのかなど、おおよそのスケジュールが分かると慌てずに済みます。
社内の担当者と職責、関係するエージェント、取引先がある場合も同様にカンタンでよいので分かるようになっているとグッドです。最初は誰が誰やら分からない上に、失礼があってはならず、２度聞きのハードルが高いものです。
企画やプロジェクトなど、時系列で知っていた方が理解しやすいものには、流れがわかる形が良い場合もあります。
■ 無理はせず使えるものは使い、楽して作る！
負担が大きいほど、作る気が失せてしまうものです。作るあなたにとっても、win-winになるようにしましょう。まずはご自分を大切に、でOKです！
会社にオフィスの見取り図やレイアウト図があるようでしたら、それを渡せばさらに楽です。実際にオフィスを一緒に見せてまわるときに、新人さん自ら書き込んでもらいましょう。
どうしても時間が取れない！そんな時には社内規範で許されているようであれば、自分が作業をしている画面を動画にして渡すのもアリかも知れません。
「それ（望みや目標）を叶えるためにはどうしたらいいだろう？」
私は善玉菌（善魂の菌）エネルギーと出会ってからは特に、意識的にこのような質問を自分に投げかけて日常を過ごすようになりました。
やり方は、アイディアと工夫次第でいかようにも「できる」「やれる」ものです。
仕事でも人生でも、やるのか、やらないのか、そう決めること。
ただそれだけなのではないでしょうか。「やる」と決めて、方法論を考えだすと、答えは必ずやってきます。ひらめくと言ってもよいでしょう。
『揉めたくてウズウズする』のであればしようがありませんが、自問自答するときに『自分のためにも職場を楽しく明るくしたい』という意図から始めるのであれば、この２つはスタートはまったくの別物であるため、おのずと違う答えがやってきます。
そのため、揉めずに済むやり方は、真剣に取り組めばいくらでも見つかるハズなのです。自分にとっても居心地のいい職場づくりとなりますから、ぜひ始められるところからまず着手して、自分に優しく、まわりの人にも優しさの輪を広げて、職場から揉め事をどんどん少なくしていきませんか？
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