部下への依頼時に気をつけていること

この年になると、人にお願いする場合が多い、特に年下に…
私が部下に仕事を依頼する場合に気をつけている事をまとめてみます。

私は元プログラマで現在は中間管理職的なプロジェクトリーダーです。

相手のレベルを考えてタスクの粒度を変える

これはタスクを投げる前に必ず気をつけておくことです。

イメージ的にはそのメンバー用の離乳食を作るイメージです。
素材のまま渡しても調理してくれるメンバーもいれば、調理して細かくしてあげないと対応できないメンバーも居ます。

その人に合わせて粒度を変えてタスクを割り振りましょう。

注意点として、本人に出来るか出来ないかを聞いて依頼を出すとその人のモチベーションに依存したりします。難しいタスクを投げてしまって進捗できないのは投げた側が悪いので注意してください。

具体例

Webシステムだと、1つの「機能」に対して「仕様策定」や「デプロイ」、「コーディング」「環境構築」などに細かく分けることができます。

管理側からすると機能をまるごと投げたいのですが「仕様策定」や「環境構築」などを行っておき、「コーディング」だけを依頼するイメージです。

伝わっていない前提で伝える

何かを部下に伝えると「分かりました。」「承知いたしました。」など回答をもらえると思いますが、全く伝わっていない場合が多いです。

あなたの言葉の意味は10%しか伝わっていない前提でお話をしましょう。

確実に伝えたい場合や日本語が伝わらない人に伝えるためには必ずドキュメントを作成して伝えましょう。

それでも伝わっていない場合は、別のタスクとして振りましょう。

つまり「未完成のタスク」→「クローズ」として、新規に「新規タスク」→「オープン」という感じです。

同じタスクで繰り返し議論を行って伝えようとしてもうまく伝わらないばかりか、受け側も伝える側もストレスになってしまいます。
なので、一旦要望を再度まとめて、新しいタスクとして処理すると気持ちもスッキリします。

出来ていない場合（時間がかかりすぎている場合）

本人やリーダーが想定しているより大きく時間がかかりすぎている場合は、上手くできていない証拠です。

この場合は、プロジェクトリーダーがテコ入れをして進捗をはかる必要があります。
ここでは3種類のパターンの説明をさせていただきます。

出来ていない場合もいろいろな理由がありますが、基本的に当人の問題ではなく依頼する側の問題だと思っています。

1）粒度がでかすぎる

渡した相手から見るとタスクが大きすぎる場合に発生します。

実際に何をすればいいか分からなかったり、そもそも分からないことが分からずに止まっていたりします。

一緒に考えて「更に細かいタスクに分けてあげる」という対応をしてあげれば良いと思います。

例えば、コーディングを依頼している場合は、関数作成の依頼に切り替えるなど出来ればいいと思います。

2）調査難易度が高い（0→1）

調査系のタスクで良くあるのですが、調査が終わらなかったり難しい場合に止まってしまっている場合があります。

０から１にするタスクはあなたが思っている以上に対応の難易度は高いです。

基本的な処理方法としては「他のメンバーか自分にこのタスクを引き取る」事です。また、それができない場合でも、時間を作って協力して問題を説いてあげる必要があると思っています。

3）他のタスクに邪魔されている

他のタスクなどが入ってしまい、進捗が進まなかったりすることが多いです。

この場合は、単純にタスクの期限を延ばしてあげるか、邪魔になっているタスクを自身の管理下に置くなどの対策をしてあげる必要があります。

この時に、よくお話を聞いてあげることが必要となります。

• そもそも、必須で対応が必要なタスクなのか？

• 事前に計画に組み込むことは難しいのか？

このあたりを明確にすると、そもそも本人が対応するべきではなく、あなたが対応して無くすべきタスクだったりする場合もあると思います。

まとめ

個人的には、出来ない理由を部下に押し付けるのは簡単だと思います。

マネージャーの役目としては出来ない部下の尻拭いをする感じではなく、歩行器のような役割で支えてあげましょう。

個人的な意見ですが、他人を蔑ろにする人間は他人から蔑ろにされます。

協力したいと思われるように自分なりの誠意で対応を続ければ、少しずつでも良くなってくると思っています