【仕事】整理整頓ができませんでした。

こんにちは。鼻の穴さんかくです。
今回は、仕事をしていた時の私の状態をお伝えし、皆さんにとって反面教師になればと思います。

【「後でやろう」が忘れる】
おそらく整理整頓ができない原因はこれだと思っています。「後でやろう」が後が年度末になるのです。小中高時代の掃除当番にいつも私の机を運ぶのを嫌がられていました。ロッカー以外にも机のそばにも置いていました。

【ＰＣのデスクトップもアイコンがいっぱい】
これは、いろんな人に引かれていたことですが、ＰＣのデスクトップにもフォルダがいっぱいありました。何度もクリックするのが嫌でデスクトップに出していましたが、探すのに時間がかかっていたような気がします。

【物がいっぱいあるのに見つからない】
「何かのために」とか「後で処分しよう」と思っていると書類は溜まります。物がいっぱいありそうな私に、「あの時の書類ある？」と聞かれましたが見つかることはありません。探すことにも時間がかかります。

【大掃除が大がかり】
大掃除シーズンや席替えがとても憂鬱でした。シュレッダーの番人になり、他の職員のものも預かり、ひたすらシュレッダーをする日もありました。

【たくさんの筆記用具】
とにかく面倒くさがりだったので、インクが切れたりして取りに行く手間を考えるとはじめにたくさん用意していました。でも、インク切れのものも捨てに行かなかったので、何度も書こうとして書けない、みたいなこともありました。

【業務効率は最悪】
机がごちゃついていると、実は思考もごちゃついています。見落としにも気付かないし、同じ書類があることにも気が付きません。付箋紙でメモが貼られていても気付かず大変でした。仕事ができる人は整理整頓ができています。

【退職を決心してから整理整頓開始！】
退職する決心をしたときから、いつでも退職できるように以下のことを実施しました。
・断捨離
・始業前後にデスクを拭き掃除
・大事な書類はＰＤＦ化
・ＰＣ内整理＆引継ぎできるよう準備
・伝言は付箋紙ではなく、チャットでと依頼

【整理整頓をしての効果】
スペースが開くとゆとりができ、業務の整理がついたり、大事な書類か不要な書類かを判断する時間もできました。
やっぱり私は書類は紛失してしまうタイプだったので、ＰＤＦ化にしました。ＰＣ内も整理し、いつでも引き継ぎできるようにまとめました。
伝言をチャットで依頼することにより、何時に誰から、というデータが残るので安心でした。
整理整頓することで、業務も整理でき、残業が減りました。これが一番の効果です。

【整理整頓できない人を見て学ぶ】
私は職場で代表的な汚いデスクでしたが、だんだん綺麗になり、ゆとりもうまれ、他の人を観察する余裕ができました。
私が、私の様に整理整頓できない人を見ての感想です。
・仕事が回っていない
・全て忘れて目の前のことに必死
・資料探しに時間がかかっている
・狭そう
・人の空いているスペースを使いたがる

整理整頓をするだけで、頭も業務スペースもスッキリします。
片付け方が分からなかったのですが、コツは「断捨離」だと思いました。
一瞬の「面倒くさい」を溜めずに、すぐ判断し捨てるか残すか、残すならどの方法かを考える癖をつければきっと大丈夫です。
私はそうしていました。
物がいっぱいでも「使いそう」と思って捨てられない私のような方へ、
「その資料、見つからないから無いと一緒だよ」とお伝えします。
探す時間も無駄なので、１年くらい開いていない書類はさよならしましょう。大事な書類は共有フォルダに残っていますので、個人的に持つ必要はないかと思いますよ～。

一緒に整理整頓を頑張りましょう！

皆さん、本日も健やかにお過ごしください。