《23》微差が大差に。あなどれない“一元管理”のパワー
こんにちは、田中梓です😃
ビジネスマンだけでなく多くの人たちにとって、情報管理はとても大切ですよね。
情報管理は仕事や生活の質に直結すると思っています。
学生であれば「この前の授業で書いたメモはどのノートに書いたっけ？」と探していると、時間ロスになってしまったり、大切な情報を見つけられず忘れてしまったりするリスクになります。
ビジネスマンの場合はもっと深刻で、仮に「アポイント情報を把握しておらずダブルブッキングしてしまった！」「商談内容をどこに書いたかわからなくなってしまった！」となれば、仕事に大きな支障をきたしますよね。
もちろん、リスク回避の面でも情報管理能力は重要ですが、仕事や生活の質を上げるというポジティブな理由でも高めていくことが大切です。
情報は”一元管理”でまとめる
今の時代、アプリや社内チャットなど様々な情報管理ツールが増えています。
私も愛用していますが、基本的には手帳一つにまとめています。
大切なのは、アプリであろうが手帳であろうが、一つをメインにするということ。
メモは紙のノートに、スケジュール管理はアプリで、タスク管理は別のアプリで……というように、ツールが複数になると管理が大変になり漏れが生じやすくなります。
私は以前、メモはA4のノート、スケジュール管理は手帳で、その他の情報は複数のアプリで……という管理方法にしていたのですが、情報の漏れや忘れはひどいものでした💦
手帳を開いてスケジュール調整をしているとき、A4ノートを家に忘れたため、ノートにメモした内容と照らし合わせて日程調整することができませんでした。
探し物をするための時間や過去を思い出す時間は、トータルで計算するとかなりもったいないですよね。
情報管理に長けた友人にアドバイスを貰い、現在では手帳に一括しています。（仕事仲間との共通スケジュールなどはアプリで管理し、個人的に手帳に写しています）
個人的に最もしっくりきた手帳活用術
私が使っているのは、リング式の手帳です。
手帳にはざっくりと以下の3つの情報をまとめています。
スケジュール表（マンスリー／ウィークリーバーチカル）
メモ（仕事での決まり事・読書のまとめなど）
現状（取引先一覧・タスク・支出リストなど）
◆スケジュール表（マンデー／ウィークリーバーチカル）
スケジュール表はリング式ではなく、書きやすさ重視でノートタイプのものを別途使っています。
手帳カバーに挟み込むことで、手帳とノートがはぐれることなく使えます。
1ヶ月単位のマンスリータイプと、ウィークリータイプがセットとなったものが使いやすいと感じます。
また、ウィークリーやデイリーは24時間単位で管理できるバーチカルタイプがおすすめですよ！
◆メモ（仕事での決まり事・読書のまとめなど）
商談や会議で決まったこと・読書のまとめなどをメモしています。
一時的なものとずっと見返すものを分けておくと、不要になったメモを処分しやすくなりますよ。
どこに何のメモがあるか迷子になってしまうのを防ぐためには、付箋やインデックスなどがおすすめです。
◆現状（取引先一覧・プロジェクト・支出リストなど）
私の場合、現状がわかるものを一つのまとまりとしています。
取引先一覧や請け負っているプロジェクト、支出リスト（毎月必要な固定費や数ヶ月後の出費など）を書いておくことで、頭の中が整理できます。
現状を紙に書いていないときは、何となく仕事をたくさん溜め込んでしまっているのではないか、お金が足りないのではないかなど見えない不安と戦っていました。
書いてみると、実はただの空想に過ぎない問題に悩んでいることがわかるケースも多々あります。
ちょっとした情報管理のしやすさが、仕事も生活もクオリティアップさせる
上記はあくまでも私の情報管理方法なので、皆様にとってのベストな方法を見つけることが大切だと感じます。
ただし、必ずメインツールを一つに絞った一元管理にすると良いと思います。
以前私は「ノートと手帳の2冊を持っていても、どっちもチェックすればいいだろう」と思っていましたが、2冊を広げる手間は結構な命取りになります。
ノートばかりチェックしているうちに、手帳を広げるのが面倒になりスケジュール管理がずさんになってしまいました。
ちょっとした手間や時間を大切にするだけで、仕事や生活の質は大きく変わります。
なかなか情報管理がうまくいっていないな～という人は、ぜひ一元管理をお試しください✨
ここまで読んでいただきありがとうございました😃
今後ともよろしくお願いします✨
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