チームの成果を上げるミーティング後編

皆さんこんにちは。いかがお過ごしでしょうか。今日もお疲れ様です。高校生模擬起業グルックは今日は撮影をして僕はその後筋トレに励みました。
メニューを変えて行ったので新しい部位を使った感覚でした。

さて，今回は前の記事で紹介したやつの後編です！
前回の記事はこちらに載せておくのでそちらもぜひぜひ。

実はまだまだ効率を上げるミーティングの方法やシステム作りはあります。

それでは一緒に見ていきましょう！

３ファシリテーター(進行役・まとめ役)がいる

これは当たり前の話ですが、進行役がいないと会議がうまく進みません。
誰が、どのタイミングでどんな意見を言えば良いのかわからないと会議はグダグダしてしまいます。

進行役、まとめ役は議題提案者と同じレベルで会議の目的、ゴールを理解していないといけません。場合によっては議題提案者が会議の進行を務めても良いでしょう。

そしてもう１つ大事なこと。それは単に進行させるだけでなく、しっかりと相手のテンポに合わせて相槌をしたり、説明を自分の言葉で言い換えて聞き返したりする力も必要です。会議に参加している人間が全て外向的ではないので、みんなが理解できるような平易な言葉で言い換えると理解が深まるのでgoodです！僕たちのチームの場合は完全に社長に任せているのでその部分はかなり助かっています。

４準備期間がある

こちらも当たり前の話ではあるのですが，準備期間がないとそれなりに結論の質として重要なものを出せる可能性が低くなります。準備してきた答え，結論が大したものじゃなかった場合，せっかくの貴重な会議がつぶれてしまいます。そうするとプロジェクト全体で遅れを取ることになるので，準備期間は惜しまずたっぷり用意するべきです。準備期間は出来れば1週間，最低でも3日は欲しいところです。

僕たちの企業の場合は規模もそこまで大きくなく，解決するべき問題が部署を何重にもまたぐような複雑な問題ではないので僕たちはそこまで準備期間がなくても大丈夫です。しかし，規模が大きくなったり，問題が複雑になった場合はより長い期間を設けて会議を開くことになるでしょう。そうすると2週間から3週間くらいの期間を要する場合もあります。その場合は会議の存在自体を忘れたり，以前に共有した議題の目的やゴールが何か忘れてしまう場合があるのでしっかりとフォローしてあげましょう。

まとめ

①会議の進行役を用意する　
進行役は相槌，聞き返すことを意識する！

②会議の準備期間を用意する
企業の場合は最低でも1週間は用意する！
そうしないと質の良い回答を持ってこれない！

いかがだったでしょうか。仕組みとしては整っているけど実際言われてみるとここまで細かく出来ていない！という問題だったり，そもそもファシリテーターを用意していなかった！なんて問題も起きるのでその部分に気付いていただけたら嬉しいです。
このやり方は僕の中ではかなり上手く行く方法だという自負があります。
ここまで出来ているのに時間がかかるならまた別の問題があるのかもしれません。この点を抑えていただいて今後の会議に活用していただくと幸いです！以上です。最後までお読みいただきありがとうございました。

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