チームの成果を上げるミーティング前編

こんばんは。高校生企業グルックです。皆さんいかがお過ごしでしょうか。今日も学校でしたー！さて，今日はチームの成果を上げるミーティング前編ということでミーティングに関してお話していきます！

皆さんはお仕事でどの程度ミーティングをしますか？そしてそれはどんな内容ですか？進捗確認？アイデア出し？など色々ありますよね。

僕たちも同じようにミーティングをしており，まだまだ未完成な状態なのでより磨きをかけていきたいなと思っております。

さて，チームの成果を上げる画期的なミーティングの特徴は何なのでしょうか？5つにまとめたので是非見てみてください！それではどうぞ。

画期的なミーティングの特徴5選

1 会議の目的が設定されている
２議題のゴールがみえている
3 ○○○○○○○○(○○役・○○○役)がいる
4 ○○○○がある
5 ○○がしやすい

これは前編ですので3,4,5に関しては後日紹介いたします。

1 会議の目的が設定されている

人は目的がないとそれに向かって頑張ろうとは思いません。
ナビで目的地も設定せずにいきなり車を発進させませんよね。それと同じです。目的を明確にすることでメンバーの参加意欲を高めましょう。

そしてそもそもなぜ会議を開くに至ったのか，出来れば特定の「あなた」はなぜその会議に誘われたのか，それを明確に伝える必要があります。

それがはっきりしない場合はそもそもの議題設定の部分でミスが起きています。議題の目的や特定の「あなた」を誘った理由がわからない状態で無理に会議をしても時間の無駄です。しっかりその部分までアプローチしてから会議を開きましょう。

余談ですが，自分も頑張っているんだから積極的に会議に参加しろ！という押し付けは筋が通りません。それは相手にとっても同じことです。
チームのために仕事を頑張っているんだから，同じように議題設定もちゃんとしてくれ！と言われてしまうだけです。冷静に何のための会議なのかという意識を統一させましょう。それが無理な場合は会議は延期して後日開催しましょう。

２議題のゴールが見えている

 これは僕が一番身をもってお勧めすることです。これも目的と近いのですが，会議の議題を設定したもののその終着点，つまり結論がこうなればよい！というのがない場合があります。議題は基本的に疑問形で設定することをお勧めします。

2-1 疑問型の質問は2種類ある

疑問型といっても実はその種類は大きく分けて2つあります。

①クローズドクエスチョン
②オープンクエスチョン 

です。わかりにくいので実際の例を見てみましょう。

例）①自社のプロジェクトは今後も継続させるべきか？
②自社の商品をもっと買ってもらうにはどうすれば良いか？

2-2 クローズドクエスチョンの特徴

①はclosedということで答え方が限定されるものです。

「YESorNO，はいorいいえ，やるorやらない」で結論が出せるものです。

クローズドクエスチョンの場合，ゴールが明確になっているので会議の参加者は基本的に2択のうちどちらが良いかということを考えてきます。ですからゴールが見えやすいです。

しかしこの2択に絞るまでの作業がかなり大変。クローズドクエスチョンならなんでもアリだと思うと，「社内で今後も挨拶を続けるべきか？」などという価値の低い議題を考えてしまう場合もあります。

ですから試行錯誤を繰り返してこのクローズドクエスチョン型の議題を提案する必要があります。僕も中々難しくて苦しんでいる所です。こちらの議題設定の方法に関しても後日記事を書くと思うので楽しみにしておいてください！少しここで休憩をはさみましょう。

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2-3 オープンクエスチョンの特徴

②はopenということで先ほどとは対称に答え方に自由が出ます。

How？やHow many？ How much？がその例です。数が多くて決めずらいという意見もありますが，このようなオープンクエスチョン型の質問は新たな方向性を見出したり，既存の考え方にとらわれにくくなる利点があります。また会議の開きやすさは圧倒的にこちらの方が高いです。
ただ②の場合に良く起こりがちなのはゴールの未設定です。

ゴールが曖昧になると想定されうる結果にばらつきが出るので，そのレベルを統一させないと比較することすらできません。

①機械の費用を100万円に抑えよう！という結論と，

②1台の機械の費用は5万円に抑えて総コストを100万円に抑えよう！

という結論では比較のしようがありません。

そこでみんなのレベルをそろえようと時間をかけているといつの間にか会議が終わるということがあります。議題を設定したうえでこの問いに対する例えばの答えを用意してみましょう。

先ほどの②「自社の商品をもっと買ってもらうにはどうすれば良いか？」なら，「競合他社にはない送料無料や配達スピードの速さを全面的に押し出して値段に対する印象を良くする」といった具合でしょうか。

もちろんもっとスピードの部分や送料に関して踏み込んでも構いません。一度自分でオープンクエスチョンを考えたときは必ずこの結論の行き先は例えば何になるんだろう？ということを考えなければなりません。
そうしないと会議中に結論が出ても「これで本当に良いの？」となってしまいます。しっかりと結論の行き先を考えた会議を想定しましょう。

これ以降については後日新しいものを掲載するのでその時にお楽しみください。ちなみに明日は模試の前日ですので軽い投稿しかしません。ご了承ください！それではまた。