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ついに見つけた!スカウトを「効率的」に作成する方法と「返信率向上」のTips

こんにちは。ポテンシャライトの峯です!

「求職者さまのインサイトを意識したメッセージを作成しているつもりだが、いまいち...」そんな悩みを持っている方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

今までポテンシャライトは、求職者さまインサイトの設計を"業態別"に実施しており、返信率は一定 担保できていました。ただ、ドンピシャにハマっていたかというとそうではなく、もう1歩、2歩の向上をさせたいと思っておりました。
より返信率を上げるための施策を整理していた際に、突破口となりそう?と思ったのが「レイヤー別の魅力訴求」でした。

今回は、スカウト返信率を40%まで上昇することができたスカウトの返信率を上げるために実施したこと、また突破口となる「レイヤー」についてご紹介しますので、どうぞご参考にしてくださいませ!

※ 本noteでは、あくまでもポテンシャライトが日々採用のご支援をさせていただく中で実施し、成功した内容を軸に執筆しております。”採用活動における一視点” として参考程度にご覧いただけますと幸いです。
また、返信率0%の時と返信率20%の時(現在)では、担当させていただいている採用企業さまが違うため、かなり変数がございますが、ご容赦いただけますと幸いです。

では、早速はじめましょう!

1. ポテンシャライトの既存ノウハウ

1-1. 採用ブランディングで企業の魅力を整理 🌟やはり重要🌟

採用活動をする上で必ず外せないこととして「採用ブランディング」です。

採用ブランディングとは
“採用活動における魅力を「発掘」「言語化」「整理」をすること”

もちろん、自社の魅力を十分に理解し、他社に負けない魅力を持っている!と自信を持っている場合は大丈夫かと思いますが、そもそも自社の魅力を理解できていない状態からスカウトをお送りしても、求職者さまも「話を聞いてみよう!」という気持ちにはいたらないかと思います。
だからこそ、採用ブランディングを通じて、自社の魅力をしっかりと認識することが重要です。

ただ、今回は、プラスして新たな施策を行いました。

ただブランディングした魅力を整理するのではなく、すでに公開しているブログや採用広報、採用ピッチ資料など、現在打ち出しているアウトプット全て1つのスプレッドシートに分類しました。
その結果、どこに何の情報がアウトプットされているのかがわかるようになりますし、ポテンシャライトでの魅力のフレームワークである「6P+SCM GODB」の項目の、どこに魅力が多く存在しているのかを一目で分かるため、スカウトで魅力を打ち出したいときに本当に便利になります。

こうやってまとめておくと後々本当に便利です。私はこれに助けられました…。


1-2. TIMとエンジニア採用ブランディング 🌟個人的に一番重要🌟

TIMとエンジニア採用ブランディングについてはこちらのブログをご覧ください。

※今回は、エンジニアの職種を前提にお話しさせていただきます。

こちらが、個人的に一番変化があった重要ポイントです。
返信率が芳しくない状態の時は採用企業さまの「●●社で働くエンジニアとしての魅力」を十分にアウトプットできるほど理解できていなかったために、スカウトでどのように訴求すれば良いかわからず、返信をいただけなかったのではないかと考えています。
(当時のスカウト文面を見ると、確かにどこが魅力なのかがわからない文章でした…)
採用ブランディングだけでももちろん戦えますが、正直、採用したいポジションの魅力を胸をはって伝えられなければ求職者さまも振り向いてくれません。

そして、私はTIMやエンジニア採用ブランディングから抽出した魅力を「●●社のエンジニアとして働く魅力一覧表」にしてまとめました。魅力の整理とプラスして、その企業の魅力に対して求職者さまのインサイトを想像して、そのインサイトごとに1to1文章を作成しました。
こうすることで、「企業ならではの強み」「この企業のエンジニア(職種)だからこその強み」が揃いました。

●●社のエンジニアとして働く魅力の一覧表


1-3. 企業側が求職者さまへ何を与えられるのかを理解/整理する

私が次に行ったこととして、求職者さまの「●●の希望が叶えられるリスト」を作成しました。

媒体上に登録している求職者さまのプロフィールには「やってみたいこと」や「今後のキャリアプラン」「目指したいこと」などが記載されていることが多いですよね。
実際に返信をいただいて効果を感じられた魅力訴求文や、個人的に綺麗にまとめられた文章などはリストとして表にまとめていきます。そうすることで、同じような希望を抱いている方には、この表を参照し同じように訴求できることを文面にすることで時間短縮を図りました。(これ、かなり時短になります。)
求職者さまごとに希望はバラバラなため、この表をひたすら更新し続けながら、採用企業さまごとに表を作り続けています。

【主に分類していた内容】
 - 開発環境に関する訴求
 - 働き方に関する訴求
 - プロダクトに関する訴求
 - ご依頼したいこと (プロダクトの課題)
 - その他


2. ポテンシャライトの新しいノウハウ

2-1. マトリックス別の魅力を整理して、企業のオリジナル手札を揃える

こちらは、ポテンシャライトの新ノウハウになります。
昨年12月に、弊社代表 山根がこんなブログを公開しました。

求職者さまのインサイトは「縦」「横」で表現することができ、このブログでは、レイヤー別/企業フェーズ別を「縦」「横」のインサイトをどうメッセージング設計していくのかを述べています。

このブログを応用し、レイヤー別に訴求するならどんな訴求をするかをリスト化しました。

◼︎ ジュニア向け
- 成長できる環境であることの訴求
 - 職種/職域を横断することができる
 - 社内勉強会を積極的に実施している
 - オンボーディングを充実させている
- 働きやすい環境
 - フルリモートの環境
 - 出社は自由
 - フルフレックス
- 事業内容
 - SNSやゲーム事業
 - すごいベンチャー100選に選ばれたことがある

◼︎ ミドル向け
- 新たなチャレンジができる環境であることの訴求
 - ポジションに捉われず、別の領域もチャレンジすることができ、幅広く開発経験を積むことができる
 - 設計やプロダクト企画などの上流工程に携わることができる
 - 人事制度が充実しており、一人一人の成果や能力に見合った昇給・昇格を積極的に行っている。
 - 希望があれば、組織づくりに携わることができる
 - 経営層との関わりが増える環境

◼︎ ハイレイヤー向け
- 文化
 - 仕事と家族との時間/自分の時間を両立できるカルチャー
- 事業内容にやりがいを感じれる
 - 事業の成長率
 - 社会課題を解決するプロダクトである
 - 事業に誇りを持てる
- 開発環境
 - 自分が経験した開発言語を活かすことができる

年齢別にどんな希望を叶えられるのかをリストアップするとgoodです。
もちろん、上記の内容が必ずしも「正」というわけではありませんが、それぞれ描きたいキャリアプランや、仕事とプライベートの優先順位が少なからず変化していくかと思います。
その変化を想像して、目の前の求職者さまは何を望んでいるのかを予測しながら出すべき魅力のカードを選んでいきました

3. 既存ノウハウ+新たな取り組み

3-1. 文章の量は気にしない

※ スカウトをお送りする各媒体ごとに文字数制限はあります。今回は文字数制限のない媒体でのことをお話しいたします。

「スカウト文章の文字数は全体で1,000字程度がおすすめです。」
という言葉を鵜呑みにし、1to1文章+テンプレート文章合わせて1,000文字程度でスカウトを書いていました。文字が多すぎないことから離脱を防ぐことが期待できますが、求職者さまへの1to1文章はかなり記載内容が制限されます。

一旦、文字数に囚われず、1to1文章を800〜1,000文字ほど、これでもかと書いてみました。(テンプレート文章も合わせると2000~3000文字です)
そうすると、大変嬉しいことに今の方が圧倒的に返信率が上がっています。(現在とある媒体では40%に到達しました。)
これは私の持論になりますが、やはり、どれだけ丁寧に相手のキャリアを誉めてなぜスカウトを送ったのかをできる限り深ぼりして作成することが重要だと考えています。


3-2. テンプレートの構成を変更

重要なポイントは「テンプレートの内容は見やすく、懸念されることは事前に払拭する」です。

「内容を見やすく」とはまさしく一目見て何を伝えたいのかを理解してもらうために下記の構成にしました。

1. 冒頭に1to1文章
2. 自己紹介
3. 企業紹介
4. 企業の魅力
5. ポジションの魅力
6. 補足説明
7. 結び
8. 企業情報のURL

今までの私は1,000文字以内に納めなければいけないと言う意識があったために (もちろん、媒体ごとに文字数制限がありますが)、以前までテンプレートもできるだけ簡潔に構成していたため、逆に魅力が伝わりづらくなってしまったのかなと反省しています。

特に効果があったのは「企業の魅力」と「ポジションの魅力」を区別して記載することで、求職者さまはどちらの魅力も認識することができるため、興味を持ってもらいやすい構成になっています。

「懸念されること」については、例えば下記が挙げられます。
過去のポテンシャライトがご支援させていただいた採用企業さまの辞退例です。

 - カジュアル面談とはいえ、選考要素が入っているのではないか…?
 - 日程が合わなかったらどうしよう…
 - 初めて聞いた企業だけど、将来大丈夫なのか?
 - 面白い業界なのか?
 - 正直今は転職したいというわけではないしな…

上記の理由から返信をいただけなかったり、お断りのご連絡をいただくケースもございます。
だからこそ、懸念点は先んじて払拭しておくように補足事項を追記しています。


3-3. 1to1文章の褒める内容を増やす

1to1文章の書き方については下記のブログをご覧ください。

上記のブログでもお話ししていますが、基本的な構成として下記になります。

前半
 - 「経験」を褒めること ①
 - 自社との「親和性」を伝えること ②

後半
 - 「希望」が当社で実現できると伝えること ③
 - 自社の「魅力」を伝えること ④

上記の基本的な書き方はそのままで、私が今回注目したのは前半の「経験を褒めること」です。
私は基本的に(全ての文章ではありませんが)、一人の求職者さまに対して褒めポイントを3つほど用意します。

1. 「興味を持ったきっかけの経験」を褒める
2. 「自社との親和性につながる経験」を褒める
3. 「そこから推察する人間性」を褒める

「経験」といえど、さらに細かく分類できると思います。

- 経験言語
- 職種の経験年数
- 志向性
- 経験内容
 - 特に自社が課題に思っていることにフォーカスする
- ブログ記事やGitHub/Qiita/zenn
- 共通すること
 - 業界
 - 顧客タイプ
 - 開発環境
- 趣味/特技/学業

やはり、褒めポイントを増やすことがかなり効果がありました。
返信をいただいたメッセージ全てではありませんが、やはり中には、
「熱く素敵なメッセージをありがとうございます」「詳細にプロフィールを見ていただきありがとうございます」などのメッセージを多くいただくことができました。
上記の例である要素を取り入れながら、「なぜ誉めたのか」を総括し、褒めポイントから感じる人間性を褒めて、結びに繋げると良いのではと、現時点では考えています。

ただ、1to1文章に時間をかければ返信率は上がることは誰もが考えられることです。その時間が取れない...。その悩みを解決するべく、下記のリストを作成しました。


人間性については、プロフィール上では読み取りきれないため、「憶測」「推察」で「●●な方と感じたので魅力的に思っています」で良いのです。「だから、あなたに会ってみたい」のだから。


4. まとめ

様々な施策をお話ししましたが、結局何がよかったのか?

今まで、ポテンシャライトでは採用ブランディング、TIMを行い、「企業の魅力」業態の魅力」を整理し、その魅力を求職者さまに訴求してきました。ただ、求職者さまの「レイヤー別」に褒めポイントや希望を叶えるポイントまで整理できていませんでした。
「TIM」をさらに分類化したときに、「インサイトマトリックス」が誕生し、「職種×レイヤー別」に魅力訴求ができるようになりました。
レイヤー別に魅力を整理したことによって、魅力を鋭利に訴求することができるようになった結果、返信率が上昇したのではないかと考えています。

さらに、効率化させるためにも、「反応がよかったものについてはすぐに情報として蓄積する」これを繰り返した結果、一人当たりの1to1作成時間も大幅に減り、「効率的且つ返信もいただける」状態を作れたのではないかと思います。


5. 最後に

いかがでしたでしょうか。
スカウトの返信率40%まで上げることができ、さらに時間も短縮できた要因や秘訣を記載させていただきました。
時間をかけたのにも関わらず、返信率が芳しくない時はとてもやるせない気持ちと悔しい気持ちでいっぱいでした。皆様も同じような経験をしたことがあるのではないでしょうか?
そんな時はもっとメッセージを明確にするためにも、「職種×レイヤー別」にインサイトを分類してみて、魅力を訴求してみてください。

また、根性論ではないですが、やはり、人間は熱いメッセージに人は動かされるものです。
できるだけ効率的に且つ相手のインサイトに刺さるようなメッセージを作るためにも、このブログがどなたかのヒントになれたら、とても嬉しく思います。


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株式会社ポテンシャライト

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