【STOP!!ハラスメント#2】メールのコツ７選
どこの職場でも必ず発生してしまう、職員間のハラスメント。前回の無料記事ではこんな内容を公開しました。
#1の資料では、ハラスメントを未然に防ぐための対策や対処法について学ぶことをテーマにしました。
STOP!!ハラスメント#2のテーマは、メールやメッセージのやり取りで気を付けること７選です。
メールを受け取ってキズついた経験はありませんか？
テキストで送る言葉は思ったよりきつい印象になるケースがあります。今回は、職場のハラスメント防止意識の向上を目的としたメールのコツを特集しました。
メールやSlack、Teamsなど、頻繁にテキストメッセージを使う方はぜひご覧ください📩
1.敬語を使う
皆さんは職場の会話で常に敬語を使っているでしょうか？メールは基本的に「ですます調」の敬語を使うことが求められます。
敬語を使わないことで、自分を相手と同じレベルに置き、より親しみやすい関係を築きたいという気持ちが隠れていることがあります。
一方で、敬語を使わないことは、相手を軽んじたりする行為として、差別や軽蔑の意図を含む場合があります。
2.相手が失敗した時こそ優しく書く
失敗は誰にでもあることです。そんな時こそ、相手の気持ちに寄り添い、優しい言葉を使いましょう。
たとえば「なんでこんなことしたんだ？」ではなく「こんなふうになったのはなぜでしょう？」と「なぜ」の位置を後にするだけでも言い方はマイルドになります。
さらには「どのようにすれば改善できるか、一緒に考えましょう」といった声かけに繋げることが理想ではないでしょうか。
相手にとって繊細な内容であれば「あとで直接話をさせてください」とコミュニケーション方法を切り替えるのも良い手段です。
3.最初にお礼を伝える
コミュニケーションの始まりに感謝の意を表すことで、相手に良い印象を与えます。「できて当たり前」「仕事して当たり前」という見方だとなかなかお礼の言葉が出てきません。そこは注意したいものです。
たとえば「大変な作業をしてくださりありがとうございます」や「ご協力ありがとうございます」といった表現が使えるでしょう。
感謝の意思を示すかどうかで相手のモチベーションが大きく変わります。声かけがひとつ違うことによって、結果的により良いパフォーマンスにつながることもあります。
4.目的・理由を説明する
メール通知で複数の相手に理解してもらうためには、何のためにその情報を伝えているのか、理由を明確にしましょう。
説明しても聞いてもらえない。そんな場合の多くは、相手が腹落ちしていません。
不満を持たれやすい例：今日からやり方が変わりました。わからないことがあったら聞いてください。
改善例：〇〇だったため、〇〇と話し合ってこのように決まりました。不具合があれば適宜調整します。不明点は〇〇まで。
どうしてそうなったかの経緯と内容をわかりやすく書き、担当者を決めて質問しやすくすることが対策として考えられるでしょう。
5.相手にとってわかりやすい言葉を使う
新しい職場で働いた時、知らない言葉が出てきた困った経験はありませんか？わかりづらい言葉を言われると、誰しもストレスを感じるものです。メールでも、相手の立場や知識レベルに合わせて言葉を選びます。
わかりにくい言葉・文章が並ぶと、受け取る側は「読みたくない・・」「・・何を言っているのかわからない、でも怒るといけないから『わかりました』とだけ答えておこう。」といった気持ちになる場合があります。
相手の前提知識を考え、わかりやすい言葉で伝えるよう心がけましょう。
6.ネガティブな表現をポジティブに変える
否定的な表現を避け、肯定的な表現に変えましょう。例えば、「この方法は間違っています」ではなく、「この方法よりも、こうした方が効果的です」といった具合です。
「××しないようにしてください。」と禁じる＆命令的な表現より「△△しましょう！」と具体的な行動を示した方が、気持ち的に受け入れられやすいです。
7.文章は短く、改行は多く
長い文章を一度に書くと、読み手が疲れてしまいます。たくさん書きたい場合は箇条書きにするのも一つの方法です。
【STOP!!ハラスメント#2】メールで気を付けること７選（まとめ）
ハラスメントは、職場に不必要な緊張や遠慮をもたらすだけでなく、組織全体のパフォーマンスを低下させる可能性があります。メールのメッセージでは次の７つのポイントに心がけてみましょう。
敬語を使う
相手が失敗した時こそ優しく書く
最初にお礼を伝える
目的・理由を説明する
相手にとってわかりやすい言葉を使う
ネガティブな表現をポジティブに変える
文章は短く、改行は多く
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