仕事は準備８割・実行２割で決まる

ビジネスの現場で用いられる格言の1つである「段取り八分、仕事二分」。段取りの大切さを説く格言ですが、実は日本を代表する自動車メーカー「トヨタ」や元メジャーリーガーのイチローも、準備を重視していることをご存知ですか。
今回は、すべてのビジネスパーソンが理解しておくべき、段取りの大切さ、段取りの基本を解説していきます。

段取り八分仕事二分とは

「段取り八分、仕事二分」は「段取り準備が80%、仕事実行が20%」という意味。

つまり「仕事は段取り八分で決まる（仕事の前の段取りで、仕事の8割は終わっている）」と説いており、仕事における下準備の重要さを表しています。

それでは、仕事における段取りは、なぜそこまで重要なのでしょうか。哲学的に考察していきましょう。

準備が大切な理由

段取り力を重視すべき理由は「段取りが仕事の効果・効率に直結しているから」です。

例えば、段取り不足のまま仕事を進めた場合、以下のような問題が発生する恐れがあります。

• プロジェクト/納期に遅れが生じる

• 業務で多くのムダが生じる

• 業務上のトラブルが増える

• 社内外の関係者に迷惑がかかる

• 働き方改革が進まない

• 業務が就業時間内に終わらない

• 残業時間が減らせない

しっかり段取りを立てておけば、上記のような問題を防ぐことも期待できます。イチローも「準備」の大切さを語っています。

イチローから学ぶ「準備」の大切さイチローから学ぶ「準備」の大切さ | エルティヴィー研修サービス公式サイト

段取り八分に関係する名言

「段取り八分、仕事二分」は下準備の重要性を説く格言ですが、以下のように似た意味を持つ名言・ことわざは少なくありません。

【段取り八分に関係する名言】

• 木を切る時間が6時間与えられたら、斧を研ぐのに4時間使うだろう（エイブラハム・リンカーン）

• 勝敗は戦う前に決まっている（孫子）

【段取り八分に関係することわざ】

• 備えあれば憂いなし

• 転ばぬ先の杖

• 一年の計は元旦にあり

• 網無くして淵にのぞむな

準備の基本

目的を明確に言語化する

「何のためにそれをするのか」を言葉にしておく必要があります。
ここを言語化しておかないと相手との認識相違が生まれてしまいます。

実行までの道筋を繋げる

準備が８割のためボリュームが多くなります。準備したことのとっ散らかっていたらうまく実行できません。準備も１→２→３→４と順を追って道筋を作っていくことが大切です。

実行で振返り

２割の実行は余裕を持って取り組むことができるはずです。だからこそ振り返る余裕もあるのです。仕事で振り返る余裕がない人は準備をしていないからです。準備の段階で振り返ることまで予定しておくことが大切です。

これらの準備をGoogleカレンダー１本にまとめておくと管理がしやすいです。

まとめ

いかがでしたか。これまで準備にかけていた時間が少ないなと感じた方は少しでもいいので準備に使う時間を増やしてみましょう。
準備８割の恩恵は計り知れないです。ぜひ実践してみてください。