郵便仕分けがしたい（知的障害・発達障害のある社員のためのお仕事ライフハック）～ 総務からはじめる、障害者雇用ノウハウ ～
はじめに（チームより）
フローレンスは、親子を取り巻く社会課題の解決を目指しているNPOで、現在、約700名が所属しています。多様なメンバーの「働く」を支えているのがバックオフィス業務を主に担っている働き方革命事業部、通称「ハタカク」です。
ハタカクは人事、経理、法務、総務、といった業務で構成されていて、障害者雇用チームも含まれています。フローレンスの事業を裏で支えるハタカクメンバーの業務や仕事への思いをnoteに投稿しています。
認定NPO法人フローレンスの総務関連チームで障害者雇用のスタッフのサポートを担当しているジョブコーチ*1の和田です。自己紹介はこちら＞＞
知的障害・発達障害のある社員が持つ悩みに対して、本人やサポーターが今日から取り入れられる「ちょっとした、お仕事ライフハック」をご紹介しています。記事執筆の背景＞＞
フローレンスの障害者雇用についての視察や講演などの問い合わせは、 https://florence.or.jp/contact/ の取材・広報申込みフォームよりご連絡ください。
▼本日のお悩み
「会社に届いた郵便物を各部署に仕分けしたいのですが、やり方を教えてください」
ライフハック①郵便仕分けをしてみよう
総務の代表的な仕事「郵便物に関わる業務（郵便物の仕分け、郵便印字、投函代行）」は、障害者雇用の社員の業務として取り入れやすいものです。
フローレンスには800名を超えるスタッフが在籍しており、そのうち約200名が神保町本社で勤務をしています。神保町本社に届く郵便物については、障害者雇用チームが郵便仕分けを一手に担っています。
▼郵便仕分けの流れ
①配達が終わる13時に郵便物を取りに行く
②宛先や仕分け表を元に、部署毎のファイルに入れていく
（郵便仕分け表とは、宛名に部署名が書いてない場合に振り分け先の部署が書いてある独自に作成した一覧表です））
※社員名しかない場合は、社員リストで部署を特定する。
③部署への仕分けが適切になされているかチェック担当者が確認する
④各部署ポストに投函する
④不明な郵便は全社宛に社内で使用しているチャットツールで通知する
ポイントは、部署ポストへ投函する前に、チェック担当者が適切に振り分けられているか確認する点です。
過去には別の部署ポストに投函し、郵便物が行方不明になり探し出すのに何日もかかったことがあります。郵便物が適切な人へ届かないことで会社の信用を失うこともあるので、郵便振り分けは責任が重い業務です。障害のあるなしに関わらず、誰でも振り分けミスが発生することがありますので、ダブルチェック体制は必要です。
ライフハック②郵便印字、郵便投函の代行をしてみよう
郵便仕分けが出来るようになったら「郵便印字、郵便投函の代行」もやってみましょう。
フローレンスでは、社内から郵便物を出したい事務局スタッフが、14時までに社内ポストに投函すれば、障害者雇用のスタッフが外の郵便ポストに投函する仕組みをとっています。
その際に、切手の代わりになる「料金スタンプ」を印字する郵便印字の代行もしています（「郵便料金計器」というオフィス機器を利用して印字しています）
▼郵便投函、郵便印字の流れ
郵便物を投函してほしい事務局スタッフは、「郵便投函依頼管理表」を書き、郵便物にクリップで止めて、社内ポストに投函しておきます（下記の写真参照）
①社内ポストに投函された郵便物に郵便印字を行う
②郵便印字が適切に行われているか、チェック担当者が確認する
②「郵便投函依頼管理表」を一覧にまとめる
③郵便ポストに投函する
ポイントは、「郵便投函依頼管理表」を記入してもらうことです。郵便投函依頼管理表には「依頼部署名、名前、封筒数、送付方法（定形or定形外or速達）」などを記載してもらいます。
過去に「郵便物が届かない」と報告を受け、過去の郵便投函依頼管理表の一覧を確認したところ履歴が無く、別の原因であったことが判明しました。このように、何かの事象が発生した時に、郵便投函依頼管理表の一覧があることで、代行送付したことが証明できる仕組みになっています。
ライフハック③「どう送ればいいの？」を可視化する
フローレンスの障害者雇用のチームは総務業務を行っていますが「切手はどこにあるの？」「レターパックの青と赤の違いって何？」「会社で使っている配送会社はヤマト運輸？佐川急便？集荷はいつくるの？」など郵送物に関する質問をスタッフから聞かれることが多く、覚えきれない私は困っていました。
全てを覚えられなかったので、写真のような「郵便・荷物を送る」一覧表を作って、社内ポストの近くに掲示しました。
スタッフに質問された時に、この一覧表を見ながら説明することで、つたない私の説明でもすぐに理解してくれるようになりました。
このように、物事を一覧化して可視化することは障害のあるなしに関わらず、安心して仕事をするために必要なのかなと感じます。
最後に
総務業務として郵便仕分けを行うまでは「郵便を仕分けるだけじゃん、簡単だよね」と思っていましたが、今は深く反省しています。
「郵便物は間違いなく届いて当たり前」というプレッシャーの中、部署名がなく社名や個人名だけで届く郵便物も多く、それを正確に仕分けることはかなり難易度の高い作業です。一度に100通近く届く郵便物を仕分ける日もあり、かなりの労力がかかります。
郵便仕分けを行ってから、「総務業務に楽な仕事はない。でも、誰もが間違えにくいやり方／考え方をすることで、仕事は面白く、クリエイティブなものに変わるんだ」と気がつけるようになりました。
*1「ジョブコーチ」 企業に在籍し、同じ企業に雇用されている障害のある労働者が職場適応できるよう様々な支援を行う人を、企業在籍型ジョブコーチといいます。
執筆の背景
障害者雇用関連の情報は、採用・育成の事例やノウハウばかりで、採用した障害者雇用の社員に「どのような業務を、どうやってもらうのか」のノウハウが足りていません。
そこで、実務ノウハウや、障害者雇用チームの立ち上げ経緯などを公開することで、障害のある社員自身や総務担当者が、はじめの一歩を踏み出せるシリーズを立ち上げました
▼過去記事一覧はこちら
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