指令：仲間と業務課題について本気で考えよ。【モノづくりビギナーのわくわく日誌ver4】
こんにちは！4回目の投稿になります、旅行好きモノづくりビギナーたべまるです。
自分にとって大切なもの
それは当たり前の日常では忘れられがちです。
しかし最近"これ"が自分にとって本当に大切なものだったと気づかされたのです。
"これ"とはなにか…
「家族？｣「健康？」「推し？」
いえいえ、違います。(もちろん全て大事☺️)
それは、「歯」です。
歯の矯正を始めた影響で、ご飯を食べるたび噛むたびに痛い😖💥
たべまるという名前の通り、食べることが大好きなわたしにとって非常に苦痛なのです。それと同時に「歯ってこんなに大切なんだ｣と痛感させられております。
痛みのピークがすぎるまで、美味しいご飯をいつもどおり食べられるまで、首を長～～くして待機中です😭
皆さんくれぐれも歯を大切に！！！
さて本題に入ります。前回は業務課題に関わる作りたいものがベースのアイデアを出しましたが、今回は、部内メンバーと共に今まで出してきたアイデアを具体的に再構築していきたいと思います。
今回登場する部内のメンバーは、わが部署の頼れるリーダー兼執事ことAさんと遠くにいても聞こえるぐらい声が響く美声な上司Bさんです。
出張先でご飯を食べながらスパーリングしてきました。
AさんとBさんがどんな人かわかる記事をまだ読んでいないという方は
▼こちらからどうぞ！
作成案１ パソコンの操作や対処方法を教えてくれるチャットボット作成
投稿記事の「業務課題に関わる作りたいものがベースのアイデアでも書いていた、電話での問合せ対応についてです。
やはり「電話で人に聞きながら解決したほうが早い！」という意識が根強く、電話での問い合わせにつながっています。
また、自部署ではメンバーの出張が多いため、担当者へ電話やメールで連絡してくださいとお伝えすることとなり、2度手間となっています。
これら課題について５W１Hでまとめた内容がこちらです。
よくある問合せとして、
機器の接続がうまくいかない ⇒ ヘルプデスクへエスカレーション
社用スマホ・タブレットでエラー画面が出た ⇒ ヘルプデスクへエスカレーション
店内のネットワークが繋がらない ⇒ 部内担当者へエスカレーション
ご覧の通りエスカレーションばかりです。これってどうにかならないのか⁉
と考えたときに思いついたのが「miiboによる社内向けchatbot作成」です。
これについてメンバーに意見を聞きました。
問合せ先の整理・ネットリテラシーが低い人へのアプローチ・体感して周知もらう場を設けるが皆さまに使っていただけるためのポイントだなと思いました。
社内向けチャットボットについてベンダーさんと話していたとのこと👀
Aさんもわたくしも初耳でした👀
Bさんの言う通り、一番いいのはかかってきた電話の音声をAIに判断してもらい、返答することだと思いました。
いままでは送られてきた文章に対して返答することを目標としていました。ですが、Teachable Machinesを生かせば音声を判断することもできるかもしれません。新たな視点を発見しました！
また、音声を使うことでネットリテラシーが低い人へもアプローチできるので一石二鳥だと思いました。
▼作成案1と3の詳細についてはこちら
作成案2 機器発注アプリ作成
店舗では、様々なシステム機器を使用しています。その中で新たにパソコンやiPadなどのシステム機器を発注する場合があります。現在は、専用の投稿先にコメントすることで管理しています。
ですが、この方法だと見落としが発生したり、ステータスの変更忘れしたりと発注漏れが発生してしまいます。また、この方法とは別にシステム担当者に直接メールする人もいるため部内での一元管理ができていない状態です。
これら課題について５W１Hでまとめた内容がこちらです。
これをどうにかしたいと考えた時に思いついたのが、「AppSheetでの機材発注アプリ作成」です。
これについてメンバーに意見を聞きました。
上長であるBさんが気にしていたのが、進捗管理でした。
何店の、何の機器発注は、誰が担当していて、どのような状態かをすぐにわかるようにしたいとの意見をいただきました。
AppSheetのアプリに進捗管理も組み込めた気がするので、開発しながら組み込めたらと思いました。
作成案３ 施設予約 違反者パトロールの自動化
私の勤務先では、グループウェアで施設予約管理をしています。予約日の翌月末までなら予約可能なのですが、残念ながら運用ルールを守らず先々の日にちを予約している人がいます。それを防ぐために施設予約 違反者パトロールを行っています。
これら課題について5W1Hでまとめた内容がこちらです。
実施の流れとしては
パトロール実施日の翌月末以降に予約された内容を探す
予約者に予約取り消しの定型メールを送付
該当予約キャンセル
どうにかこれを自動化できないか…と考えたときに思いついたのが
「PowerAutomateでの自動化」です。
これについてメンバーに意見を聞きました。
Aさんのおっしゃる通り、違反者のメールアドレスと部署も自動で取れたらメールが送りやすいんです…。(それがかなり難しそうな予感)
新たなクリックが増えるたびに取得する要素も増えていくのでRPAが安定稼働しにくくなります。
何度も小さいPDCAを回しながら失敗→テストを繰り返していくほかなさそうです。。
どれに挑むか、悩み中
メンバーに意見をもらいながら、今回は実用化を見据えてアイディアの深堀を行いました。
今回メンバーとスパーリングすることで初耳な情報があったり、新しい視点があったりとても有意義な時間になりました！
また、自分がシステムを作る上で出来そうな点と逆に難易度が高い点が整理された気がします。
この中から1つ徹底的に突き詰めていき、実用化させたいと思っています。
どれに挑戦するかは未定ですが、メンバーからもらった意見を基に、業務課題の解決・業務改善に繋がるモノを作りたいと思います。
今回は以上となります。ご覧いただきありがとうございました！
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