業務課題の波に乗れ！！【モノづくりビギナーのわくわく日誌ver3】
夏の始まりに思い出す…
こんにちは！どうも3回目の投稿になります、旅行好きなモノづくりビギナーたべまるです。
数年前のある日、部屋のテーブルに置いてある眼鏡ケースに異変を感じました。
「あれ？ケース全体にほこりがついてる…」
よくよく見てみると、それはなんとすべて「カビ」！！
部屋の湿度が高かったため、自然に発生してしまったよう(´;ω;｀)
この地域では、夏に除湿器かエアコンの除湿機能が必須と学びました…。
それから数年。エアコンの除湿機能をオンにするたび、この事件を思い出してしまうのです。
カビだけでなく、湿度によって熱中症のリスクも上がるので、皆さまくれぐれもカビと体調にはお気を付けください💦
さて本題に入ります。前回はモノづくりへのモチベーションと実現してみたい制作アイデアを出しましたが、今回は、業務課題に関わる作りたいものがベースのアイデアを出していきたいと思います。
また、アイデアについて部署のメンバーであるAさん(20代 DX担当 冷静沈着先輩)とBさん(40代 システム担当 いつも眠そう先輩)にヒアリングしてきました！
「お疲れ様です！チームとして課題に感じていることを聞いてみたくてお時間をいただいたんですが、まず挙げた課題どう思いますか？」との問いかけから様々な意見をいただきました！意見の内容は本文内を見てみてください！
前回の記事をまだ読んでいないという方はこちらからどうぞ！
▼前回の記事はこちら
作成案１ パソコンの操作や対処方法を教えてくれるチャットボット
投稿記事の中で紹介した「実現してみたい制作アイデア」でも書いていた、社内の問合せ対応についてです。その業務の中で負担だと感じているのが、電話での問合せ対応です。
もちろん従業員の方へ、ヘルプデスクの連絡先やchatbotの存在もお伝えしていますが、やはり「対処方法を調べるより、会話にように聞きながらやるのが安心！」という意識から電話での問合せにつながっていると感じています。
また、自部署ではメンバーの出張が多く、電話があってもその場で解決できないことも多々あります。その場合は、担当者へ電話やメールで連絡してくださいとお伝えすることとなり、2度手間となっています。
よくある問合せは以下です。
機器の接続がうまくいかない ⇒ ヘルプデスクへエスカレーション
社用スマホ・タブレットでエラー画面が出た ⇒ ヘルプデスクへエスカレーション
店内のネットワークが繋がらない ⇒ 部内担当者へエスカレーション
ご覧の通りエスカレーションばかりです。これってどうにかならないのか⁉
と考えたときに思いついたのが「社内向けchatbot作成」です。
この熱意を伝えたうえで、メンバーから意見をいただきました。
Aさん(20代 DX担当)
私も電話問合せなくしたい！！
”質問者が明確な問合せ先を把握できていない”点がすべての元凶だよね
部署内でも連絡先が精査されていないのも問題あるよね…
チャットボット作る前に問合せ先を整理したほうが良さそう！
Bさん(40代 システム担当)
電話対応なくしたいのは同感
チャットボット作ってもネットリテラシーが低い人へのアプローチが難しい気がする
作ってみて体感して周知もらうことが大事かな…
こちらは共通認識でした！
問合せ先の整理・ネットリテラシーが低い人へのアプローチ・体感して周知もらう場を設けるが皆さまに使っていただけるためのポイントだなと思いました。
作成案２ 会議一覧＆Zoomまとめてわかるアプリ
「新しいシステム導入の説明会があるときは、会議一覧に入れてもらって！じゃないと店長見落としちゃうよ。」上司が部内ミーティングの際に言っていました。確かに！と思いつつ、「会議一覧って、保存先の都合上 ダウンロードしないと見れないから使い勝手悪いな～。店舗だとパソコン重くてダウンロードできなそう…」と思っていました。また、会議スケジュール担当者に聞いてみると、スケジュールの変更都度 更新⇒投稿 をしなければならず手間がかかっているそうです。
それに加え、ZoomのURLが迷子になることありませんか？
私は、メール開いて、誰から案内来てたっけ？上長？他部署の人？なんてことがよくあります。。知り合いに聞いてみると「会議三昧でURL探すの大変なんだから！」と言っていてやっぱり不便だよな、と思いました。
内容をまとめると以下となります。
会議一覧をダウンロードせずとも誰でも簡単に確認できるようにしたい
スケジュールを更新したら、すぐ反映するようにしてほしい
会議のZoomURLもまとめてわかるようにしたい
これって私以外にも思っているのでは？と考えたときに思いついたのが「AppSheetでのアプリ化」です。
この熱意を伝えたうえで、メンバーから意見をいただきました。
Aさん(20代 DX担当)
あったら便利だと思う！
複数グループの会議に参加する人たちにいいと思う
逆に自グループの会議のみに参加する人には向かないかも…
Bさん(40代 システム担当)
Outlookでカレンダー式でURLと共に自動連係されてるよ！けどメールプランが高い人しか使えないかも…
経費観点で従業員のメールプラン下げようとしているから、そうなったら便利かも！
お二人とも課題として認識してはいなかったようですが、掘り下げると確かに必要かもと認識いただけました！
Outlookに同様の機能があったことを知らなかったため、驚きましたがメールプランの問題で使える方が限られるとのこと。経費を考えるとアプリ化も手かもしれません。
作成案３ 施設予約 違反者パトロールの自動化
私の勤務先では、グループウェアで施設予約管理をしています。運用ルールで予約日の翌月末までなら予約可能なのですが、残念ながらそれ以降に日にちを先々と予約している人がいます。このままでは運用ルールを守っている人が損してしまいます。それを防ぐために施設予約 違反者パトロールを行っています。
実施の流れとしては以下のようになります。
パトロール実施日の翌月末以降に予約された内容を探す
予約者に予約取り消しの定型メールを送付
該当予約キャンセル
これを見つけては、1回に10件ほどメール送信⇒予約削除することもあり、なかなか大変なものです。
どうにかこれを自動化できないか…と考えたときに思いついたのが
「PowerAutomateでの自動化」です。
この熱意を伝えたうえで、メンバーから意見をいただきました。
Aさん(20代 DX担当)
正直手が回っていないので、自動でできるならありがたい！
本来はシステム上で、規定以降は予約不可の設定出来たらいいんだけど…
同じ人がルールを破っていることも多いので、回数を自動集計できたらいいな！
Bさん(40代 システム担当)
そんなアナログなことやってたの⁉
定型業務だし、自動化出来たら楽だよね～
会議の重要度によってレベル分けして、優先予約できたらいいよね。
こちらも共通認識でした！
自社が使っているグループウェアは、RPAとの相性が非常に悪いので不安ですが、今すぐにでも解決したいのは確かなので、別の方法も検討しながら解決策を探したいと思います。
業務課題の波、その先に
自分一人で考えていた時は実用的なものを作ろうとばかり考えてしましがちです。ですが、メンバーと話すことで「何のためにこれを作るのか」という目的がより鮮明になった気がします。
また、作るからにはより効果的なものを目指したいですが、目標を大きな一個のゴールにするのではなく、小さなゴールを複数用意することで結果的により良いものが作れるかもしれないと感じました。
そのためにも、何を優先して実現していくべきなのか明確にして、あふれる業務課題の波に乗りながら解決していきたい！！
以上です、最後までお付き合いいただきありがとうございました！