あなたの説明が伝わらない理由～考えた順番に話すな

だいふく です。

今日は、、

・あなたの説明が伝わらない理由
・その原因は「説明の順番」にあった

について。この #note を読めば、「そうか！こう説明すれば伝わるんだ！」と思えるようになります。ぜひ最後までお付き合いください。

本日の結論：

こんな経験ありませんか？

仕事上、社内の人や取引先の人に「説明」をすることって、結構あると思います。ホワイトカラーの仕事のアウトプットのほとんどが「説明」である、とも言えます。

しかし、その「説明」で苦労している人は多いのではないでしょうか。

上司や部下に思うように意図が伝わらない
説明している間に相手がイライラしてくる
予算の決裁が通らない

そんなことで悩んでいる人は多いのではないでしょうか。

田中耕比古さん著の『一番伝わる説明の順番』（フォレスト出版）という書籍に、そのヒントがありました。ここからはこの書籍のエッセンスと、私なりの解釈も含めて、解決方法を書いていきます。

伝わらない原因

伝わらないことの理由は様々でしょう。例えば、、

小難しい専門用語を使っている
スライドの文字が多すぎる
そもそも話が長くて結論がでてこない
・・・

このように理由はいくつか考えられます。この #note では、あなたの説明が伝わらない原因は、説明の「順番」が間違っているからではないか？ということを疑ってみては？ということを提案します。

考えた順番に話すな

よくある説明は、自分が考えてきたとおりに説明してしまうパターンです。次の「説明」を読んでみてください。

▼よくある説明▼
パン屋の売り上げが落ちています
↓
なぜ落ちているのかを調べました
↓
データを見たところ朝の売上が落ちていました
↓
市場データでは、朝方にパンを買う人が昨年比20%増えているようですが、どうやら他社も朝キャンペーンにお客様を奪われているようです。
↓
朝の売上を回復させる「キャンペーン案」をABCの３つ考えました。
↓
店頭アンケートの結果【案A】に決めました
↓
7月から予算10万円で「朝ならポイント３倍キャンペーン」をやります
↓
効果は月間50万円の売上げアップです

相手が知りたい順番で話せ

先程の説明、どうですか？これがパワーポイントスライドで20分間かけて説明されていると考えたら、どう思いますか？

私ならこう思うでしょう

いいから、何をやるのか早く結論を教えてくれ！

つまり、相手は、結論から知りたいのです。

考えてきたプロセスをすべて聞くほど、ビジネスの場では相手はヒマではありません。結論を知って、その結論につながる説明（根拠や効果）を知りたいのです。

先程の「パン屋の売上げアップ策」について、「相手が知りたい順番」で説明の「順番」を変えてみましょう。

▼相手が知りたい順番で話す説明▼
（課題）パン屋の売り上げが落ちています
↓
（原因）原因は朝の売上下落です。
↓
（結論）
7月から予算10万円で「朝ならポイント３倍キャンペーン」をやります。効果は月間50万円の売上げアップです。
↓
（根拠）
・朝にパンを買う人が昨年比20%増えている
・他社は朝キャンペーンで成功している

以上です。補足資料を添付しますので必要に応じて参照ください。
・朝の売上を回復させる「キャンペーン案」をABCの３つ考えました
・社内アンケートの結果【案A】に決めました

さいごに

相手に伝わりやすい説明には「型」＝「順番」があります。

今回、以下の順番で説明しました。

「前提（課題と原因）」
「結論」
「根拠」

最初の順番よりもかなりわかりやすくなったことを実感いただけたと思います。

書籍『一番伝わる説明の順番』でこの「順番」が触れられており、私も実践の場で多用しています。この書籍のエッセンスを図解しましたのでぜひ理解の一助になればと思います。

・「前提」＝課題や原因
・「結論」＝具体的な打ち手
・「根拠」＝打ち手がなぜ効果が出るのかの理由

ビジネスの場でいかにうまく「説明」するかという点について、他にも記事を書いていますのであわえてどうぞ