時間は有限。タスク管理術でスマートに仕事を。

ご覧いただきありがとうございます😊
管理栄養士のゆっこです。
タスク管理術
今回は、こちらをテーマに
まとめてみたいと思います！

◼️テーマにした理由

まず初めにお伝えしておくと、
私自身は、
タスク管理は下手だと思っています。

しかし、

ある日、
ゆっこさんは仕事ができる人！すごい！
という評価をしてくださる職場の方がいらっしゃるということを耳にしました。
正直驚きました。(基本自己評価低め)

ただ、

下手とは申し上げたものの、
ここ2ヶ月ほど、たくさんの仕事を
同時に抱えることになりましたが、
今のところ、並行してこなしても
かなりスムーズに進められていて。

これは、自分にとって
非常に進歩のあることなので、
どうしてそれが出来るようになったのかを
備忘録的に記せたらいいなと思い、
テーマにしてみました。

◼️今どんな仕事が発生しているのか

・メインの面談の仕事
・付随作業(調整や顧客対応など)
・研修業務
・新人育成のための資料作り
・プロジェクトの資料作り
・業務改善、環境整備
・動画撮影、編集
・部内質問相談チャットの初期対応
などなど。

プライベートでは、
・資格の勉強
・ボランティア活動のプロジェクト

書き出してみると
意外と色々抱えてましたね😇

◼️タスク管理を進める上で意識したこと

・抱えてるものを書き出して可視化する
・どんな小さい仕事でも書き出す
・カテゴリー毎に分ける
・進捗がわかるようにステータスを作る
→優先順位と劣後順位をつける
・起票日と期限/取組予定日を明確にする
・進捗や新たなタスク、思い付きを書き出せるスペースを作る
・取り組んだらチェック☑️をつける(取り消し線、非表示化も含め)

◼️メリット

・自分がどんな工程で作業をしていきたいのか、予定を組みやすくなった。
・タスクを細分化することで、着実に仕事を進められるようになった
・バッファーも作りやすくなった
→気持ちの余裕や、思考の整理もやりやすくなった
・いろんな仕事を請け負っても切り替えて作業ができるようになった
・たまに完了したタスクの件数を振り返ることで、自信に繋げられている
・思いついたことは全て書き出しているので、頭で余計なことを考えなくなった

◼️デメリット

・完結出来ない仕事(進行し続ける仕事)もあり、そういったタスクが表示から消せずにかさばってしまっている

◼️今後

今振られている業務は、
また繁忙期になると外されていく予定ですが、物事の考え方のトレーニングになったので、今後も習慣的に続けていけるように継続したいと感じました。

以前に書いた思考整理術もあわせて、
今後もパフォーマンス維持のために
ひとつのスキルとして継続出来るように
していたいと思いました。

皆さまにとっても、
参考になるところがあれば嬉しいです😊

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