crageディレクター勉強会 第4回 意見が出ない・長引く会議をカイゼン！ファシリテーションの基礎知識
デザイン×エンジニアリング×ディレクションをベースに「新しい価値観」を創造するクリエイティブ集団、crage（くらげ）株式会社のディレクションチーム石田です。
ディレクションチームでは月に一度、勉強会を開催しています！
テーマはジャンルを問わず、メンバー自身がこれまで学んできたことの中からチームに還元できそうなものを持ち込み、プレゼン形式で発表しています。（勉強会についてもっと詳しく知りたい方は以下の記事をどうぞ！）
今回のテーマは「意見が出ない・長引く会議をカイゼン！ファシリテーションの基礎知識を学ぼう」です。
私は前職で40人程度のゲーム開発チームのPMを経験し、幅広い年齢層・色々な職種の人が集まる会議でファシリテーションを担当していました。crageでも、メンバーみんなで喧々諤々と組織についての方向性や、チーム・会社をどうやってより良くしていくかを話し合う機会がたくさんあり、各々のファシリテーションスキルを磨くため、司会進行を持ち回りで担当している会議もあります。
様々な意見が飛び交う会議では、スムーズな進行だけでなく、意見や方向性をまとめるためにファシリテーションスキルが求められることから、前職の知見が役立てばと思い、今回このテーマを選びました。
会議中に話が脱線して、時間が長引いてしまう
積極的に議論に参加できないメンバーがいる
結論がふわっとしたまま会議が終わってしまう
会議でのこんなお悩みは、ファシリテーションを見直すことで改善できるかもしれません。
会議をより有意義なものにしたいかたは、ぜひご覧ください！
ファシリテーションとは
ファシリテーションとは会議やミーティングを円滑に進める技法で、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶようかじ取りすることを指します。
ファシリテーションの役割を担い、合意形成をサポートする司会進行役がファシリテーターです。
ファシリテーターの役割
ファシリテーターの役割は外面的な要素（目的を達成するための段取り、進行管理など）と、内面的な要素（考えの整理や心理面でのフォローなど）にわかれます。
ファシリテーターに求められる4つのスキル
ファシリテーターは会議のフェーズごとに異なるスキルが求められます。
いまがどのフェーズなのかを認識し、次のフェーズにつなげていけるように意識しながら会議を進行します。
より良いファシリテーションのために
次は、私がファシリテーターを担当する場合に気をつけている点について、いくつかご紹介いたします。
■事前準備
会議の目的を参加メンバーに共有し認識してもらう
事前に議事録やインプットシートを作成し、アジェンダや意見の吸い出し・相互共有を行います。
状況に応じて、会議開始時に資料確認の時間を数分とることもあります。
所要時間をあらかじめ見繕う
「会議の目的の共有に〇分」、「議論に〇分」、「まとめに〇分」などアジェンダごとに振り分けておきます。
■目配り・気配り・声配り
議論では満遍なく発言を促す
特定の人に偏っていないか、発言を躊躇している人はいないか目を配りながら進めます。
発言していない・集中できていないメンバーがいれば、当事者意識を持ってもらえるよう質問を投げかけてみるなどして発言を促します。
発言を焦らせない
議論では、すぐに意見や考えがまとまらないこともあります。そういった場合は発言の順番を変更し、相手の考える時間を確保できるようにします。
短縮語／専門用語はさりげなく意味の通じやすい言語に変換する
短縮語は便利ですが、聞き間違いや取り違えのもとにもなります。また、わからない単語が多すぎると、議論への参加ハードルが上がってしまうことも。
参加メンバー全員が話している内容についてこられているか、認識齟齬がないか、会話を進行する中で確認するようにします。
■中立・拝聴姿勢
一歩下がって全体を俯瞰するよう心がける
ファシリテーターを担当するときは、聞くことに注力して誰の意見にも中立的な立場を保ち、メンバーの意見を吸い上げるようにします。
自分が議論に参加してしまうと視点が狭くなりがちなので注意が必要です。
拝聴姿勢
反対意見や対立意見が出た場合は受け止める姿勢を示したうえで、その意見に至った経緯や理由、懸念の根本的な内容を深ぼるようにします。
■交通整理＆まとめの明確化
交通整理
白熱して予定の持ち時間を超過している場合は、別の会議に切り出したり、次回に持ち越すよう提案を。脱線、論点がずれている場合はメンバーの感情を考慮しつつ軌道修正を促しましょう。
また、攻撃的な意見には建設的な案を検討できるように促します。
まとめを明確に
「決まったこと」「決まらなかったこと」、今後のアクションとして「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確に議事録に記載します。
議事録は残すべきエビデンスが記載されているかを見直し、参加者に共有して認識齟齬がないか確認します。
より良い会議の雰囲気作りのために
ファシリテーションも重要ですが、会議は一人で行うものではありません。メンバーの協力が不可欠です。
緊張をほぐして相互理解を深め、風通しの良い議論が進めやすいよう、チェックインなどのアイスブレイクを取り入れるのもオススメです！
ここまでファシリテーションの基礎知識について簡単にご紹介しました。
しかし！お恥ずかしながら、ご紹介している私も完璧にこなせていない部分があります😇笑
タイムキーピングや交通整理、まとめを明確にするという部分は、なかなか気をつけていても難しい場合が多いんですよね…💦
crageでは、お客様との会議でご意向を伺いながら、どういった形に落とし込むのが最適か議論したり、修正点についてすり合わせを行ったりします。
また、会社内の課題を解決するためにメンバー同士で議論することもあります。
様々な目的・参加者の会議がありますが、ファシリテーターを担当するのであれば、参加メンバーに配慮して振る舞うことが第一歩です。
うまくできなかったことがあったとしても、良くなかった点を振り返り、改善していくことで会議の質を上げられるよう、今後も頑張ろうと思います🙆♀️
最後に
crageのディレクションチームでは、WEBに関する知識だけにとどまらず、幅広く様々な内容を勉強会に取り入れて個々のスキルアップにつなげています。
今後も定期的に勉強会の内容をご紹介していきますので、次回はどのような内容をメンバーが持ちこんだのか、ぜひ楽しみにしてください。
今回もお読みいただきありがとうございました。
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