脱ハンコ！！株主総会議事録は押印不要！！

株主総会議事録の押印って必要？？？

新型コロナウイルスによる、リモートワークの急速な普及により、脱ハンコが話題になっています。

そんな中、社内文書において、脱ハンコを検討されている企業様も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、株主総会の議事録におけるハンコの必要性について記載したいと思います。

まず、意外と知られていない事実があります。

それは、そもそも会社法においては、”株主総会議事録の押印義務はない”ということです。驚かれる経営者の方も多いかと思いますが、そもそもハンコ不要なのです！！！

旧商法では、議長及び出席取締役に記名押印の義務がありましたが、現在の会社法では、出席取締役に株主総会議事録の署名または記名押印の義務はありません（会社法施行規則第７２条）。

※議事録の真実性を担保するために、実務上は議長及び出席取締役に記名押印をお願いした方のが良さそうですが、あくまで法的には省略可能とのことです。

押印必要のケースもある？！

但し、定款の定めにより、”株主総会の議事については，法務省令に定めるところにより議事録を作成し、議長、議事録の作成に係る職務を行った取締役及び出席した取締役がこれに署名若しくは記名押印又は電子署名を行う。”等と記載がある場合は、議長及び出席取締役に記名押印の義務が発生します。

また、取締役会を設置していない株式会社においては、代表取締役も選定を決議した株主総会議事録について、原則出席取締役全員の実印の押印等が必要となります（再任など一部の場合は除く）。

慣習を止めるには心理的ハードルが高い

押印不要とは言え、今まで当たり前のように行ってきた慣習を廃止するのは心理的なハードルが高いのも事実です。

脱ハンコに限らず、新しいことを実行する時は、その効果・メリット（事務手続きの省略、コスト削減、押印のための郵送省略、業務スピード向上など）を明らかにし、見える化すると心理的不安が軽減されます。

コロナ禍をきっかけにこれまでの慣習を見直す機会があると思います。そんな時は、効果・メリットの見える化がおすすめです。

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