何のための週報？？？
１週間の仕事が終わる金曜。
そして１週間を振り返って週報の作成。
チームメンバーは週報を書いて課長へ提出。
課長はチームメンバー全員分の週報をマージして部長へ報告。
チームメンバーは遅くまで週報のための残業。
金曜深夜に全員分の週報が届いても、課長はそんな時間には見るわけもない。
課長は週明け月曜に全員分の週報を確認し、課長用の週報にメンバーの週報をマージさせるが、それだけで時間がかかる。
週報が出来上がったのは月曜の昼過ぎはおろか夕方。
夕方やっと課長は部長へ週報の提出。
あるあるですよね・・・
でも、ちょっと待ってください。週報の目的って何ですか？
週報って、その週を振り返った時に、計画が遅れてしまったタスクの洗い出しと、翌週のアクションアイテムの再確認が主な目的です。
でも、現実は、申し訳ないですが、ただの日記ごっこです。
形式ばかりの週報で、やっている事は日記ごっこです。
そして、それを「大変な業務」と勘違いして残業までする始末です。
チームメンバーが実業務でリソースをフル稼働できる状態にするのが課長や部長の役目です。
メンバーにどうでもいい日記みたいな週報書かせて課長・部長が満足する事が週報の目的ではありません！
週報は翌週の朝一番に、部長が内容を把握し、課長にタスクの優先度をつけさせて、メンバーがすぐに行動できる状態にしておくべきです。
メンバーはメンバーで週報を書く事にリソースを割く必要などないのです。
そこで、Boxを活用すれば、この様な課題が解決できるばかりか、効果的な週報ができます。
Box notesという機能を活用します（機能詳細はまた別の記載で細かくお話しします！）
「xxx部週報」というBox notesを作り、関係者を全員共同編集者としてアサインします。
チームメンバー及び課長は、自信の活動記録をいつでも共同編集できる状態にして、かつ、月曜から金曜までの記録を残せる様にしておく事で、金曜にまとめて記載するのではなく、毎日記録をつければいいのです。毎日やれば1人5分もあれば書けるでしょう。
そうする事で金曜まとめてやる必要はなく、しかも、金曜が終わった時には週報は仕上がっており、翌週から優先的にやるべき事が明確です。
もし、これを一年続けた場合と、今のままとで、違いを想像してみてください。
恐らく、生産性は確実に向上し、かつ残業時間は大幅に減るでしょう。
まとめ
週報の目的をちゃんと理解しましょう！
日記じゃないです！
書けばいいってものじゃないです！
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