【仕事術】複業フリーランス必見！作業効率を高める４つのマルチタスク必勝法

最近TwitterやNoteで私のお仕事を皆さんにシェアするようになってから、「マルチタスクをどうやってこなしてるの？」と聞かれることが多くなりました。

最近は副業や自由な働き方ができるようになり、マルチタスクが当たり前の時代になりました。企業の中でも、複数プロジェクトを同時に進めたり、他部署の仕事を兼任している方も多いと思います。

私の今のお仕事状況をご説明しますと
・通訳
・翻訳
・ライティング
・物販買付
・リモート秘書
・SNS運用代行
・投資
と、マルチに活動させていただいております。

そんな私が普段仕事において意識していることを、マルチタスク必勝法としてまとめてみました。

①ながら作業できる【無意識作業】と、集中するべき【意識作業】にわける

マルチタスクと言っても、全ての作業を同時に進行させることはできません。例えば「運転しながらラジオを聴く」場合、運転という作業に慣れていて、ある程度無意識にできるからこそ、ラジオの内容に集中できます。

私の場合、物販買付の際に行う梱包作業は、無意識にできる単純作業です。手を動かしながら、Youtubeを見てライティングに必要な情報収集をしたりします。顧客への営業メールも定型文の場合は無意識にできるので、オンラインセミナーを聞き流したりします。

無意識作業の時間を無駄にしないことがポイントです。

②ポモドーロ・テクニックで短期集中力を上げる

ポモドーロ・テクニックとは、「25分の作業＋5分の休憩」を繰り返す時間管理術です。イタリアの起業家フランチェスコ・シリロが提唱したもので、彼が持っていたポモドーロ（トマト）型のキッチンタイマーからきているそうです。

人間の集中力は30分しか続かないとよく言われます。集中力が最大限に続く1ポモドーロ（25分の作業＋5分の休憩）内で全集中することで、作業の質が上がります。

私の場合は、
ライティング作業（２５分）⇒Twitterチェック（５分）⇒プレゼン資料作成（２５分）⇒Slackチェック（５分）⇒メールチェックと顧客対応（２５分）⇒FX相場チェック（５分）
こんな感じで繰り返します。

きっちり２５分計っているわけではないですが、きりのよいところで一旦終わらせて、休憩を挟んで次の作業をします。一つの作業をずっと続けるより別の作業に移った方が、気持ちが切り替わり集中力が上がるからです。

③優先順位はつけない！目の前の仕事に取り組む

仕事の効率化のために優先順位をつけよう、という方も多いと思うのですが、私はあえて優先順位をつけません。なぜなら優先順位をつけている時間が無駄だからです。

たとえば１０件のメールを開封して、緊急性のあるものから返信していく。これは開封して読む時間が無駄ですね。１０件なんて３０分あれば返せるのですから、受信した順番に開封して処理していけばいいのです。

期限の管理はしなければなりませんが、期限内にできれば、その中での優先順位は必要ありません。目の前のすぐに終わる仕事から順番に、片っ端から終わらせていく方が、結果的には早く終わります。

④レスポンスが命！基本は即レスを心がける

最近はビジネスでLINEやチャットワーク等を使うことも主流になってきました。お客様がメールでなくLINEで連絡してくるのはなぜか？早いレスポンスを求めているからです。

私は昔ベンチャー広告企業で働いていた時、商談中以外はLINEが来たらすぐ見る、見たら即レス、と上司に言われていました。当時は正直面倒くさいと思っていましたが、今考えてみると良い習慣でした。

複数の企業に問い合わせを送った時、一番早い返信が来た企業の印象が一番良いですし、一緒に仕事する仲間のレスポンスが早いだけで、仕事がどんどん進みます。

なので私は、作業中でもLINE通知が来たらすぐに確認します。重要でなければ無視、重要ですぐに返事できるなら即返事、重要だけど時間がかかりそうならあとでと一言送る。重要でないプライベートのグループラインは先に通知オフにしておきましょう。LINEはPC版をダウンロードしておけば、携帯に触る手間を省けます。

作業途中でLINEを見ることは作業効率を悪くするという方もいますが、確かにその通りです。ですがレスポンスが遅いせいでお客様へ迷惑を掛けたり、ビジネスの機会損失をする可能性を考えたら、どちらがいいかは明らかですね。

さて、今回は私がどのように複業をこなしているかという仕事術についてお話しました。
マルチタスクが苦手と思っている方はぜひ、私の方法を実践してみてくださいね。