オンラインイベント開催に関して注意した事

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今後オンラインでイベントを開催する人、オンラインで同時通訳をする人、イベントを開いた経験が少なく想像ができない人

内容

開催したイベントについて、企画内容の検討、開催前の準備、開催中の注意事項、開催後、の順番で書かれています。

私が開催したイベント

オンラインで、登録者1000人を超えるオンラインイベントを開催しました。参加者は、海外の方も多く、登壇者も10人ほどいて、他国からの参加もありました。登壇者は大学の教授などが大半で、内容はコロナ禍のパラダイムチェンジについてでした。イベントは二部構成になっていて10分ごとに登壇者が代わり、さらに一番きつかったのはオンラインでの同時通訳でした。

企画内容の検討

オンラインで十分に伝わる内容か

企画内容について、一番重要な原則はオンラインで十分に伝えることのできる内容なのかということです。コミュニケーションの密度は、一般的には

文面＜音声＜動画＜電話＜テレビ通話＜対面

という風に上がっていくと思います。今開催しようとしているイベントはおそらく、テレビ通話のようにある程度の参加者とのやりとりがあるものなのかそれともYouTubeを見る時のように参加者が受け手に回る動画のようなものなのか、それを考えた上で、自分が動画で伝えられること、テレビ通話で伝えられることを前提に企画内容を決めるのが良いと思います。また、動画のようなイベントの際の注意点として、アーカイブを見たいがために参加登録を行う人がいたり、参加者が多いと集中力が継続しないという事があります。

開催前の準備

準備には大きく分けて三つの事があります。重要な順番に、

・登壇者のリハーサル
・リスク対応の練習（登壇者もできればやってもらいたい）
・参加者の参加手順の作成

という事が挙げられます。

登壇者のリハーサル

まず登壇者のリハーサルは絶対です。オフラインでの登壇には基本的にみなさんが慣れている事が多いですが、オンラインならではの注意点がたくさんあります。重要なものをピックアップして書くと、

・話さない時はマイクをミュートにする
・自分の話すタイミングでカメラをオンにする
・スライドを使う場合は画面共有の方法を確かめる
・同時通訳をする場合は話す言語指定する方法の情報共有

まず話さない時にミュートをすることに関しては、簡単にその重要性がわかるかと思います。誰か他の人が話している時に全く関係ない話が聞こえてくると一気にオンラインイベントとしての完成度が低下します。学校の給食で全校生徒に無駄話が聞こえていると危機感を持ってこれには対処しましょう。ZOOMの場合はホストや共同ホストがそのミュートの設定をいじる事ができるので、それをみはる人がいてもいいかもしれません。
次に自分の話すタイミングでカメラをオンにするということについて、オンラインで人感が減っているのに顔が見えなければこれもまたイベントの質が落ちてしまいます。カメラのオンオフについてはホスト側から強制的に切り替える事ができないので確実に登壇者にカメラをオンにするように要請する必要があります。本番でカメラがついていない状況が起こった場合を考えてチャットで登壇者にメッセージを送る事ができるようにしておくと良いかと思います。
最後にスライドを使う場合に画面共有の方法を確かめることについて、これに関しては三つの注意点があります。バージョンの確認、予備スライドの準備、音声の確認です。ZOOMではバージョンが古いと画面共有がされない事があります。そうした自体をさけるため必ず本番もリハーサルも最新のバージョンで開催することを強く推奨します。また、MacかWindowsかにもよってうまくいかない事もあるので、二つ目の注意点である予備スライドの準備が必要になります。予備スライドを準備しておき登壇者にトラブルが発生した時に運営で画面共有をする必要があります。また、運営が画面共有をする場合に備えて、リハーサルでどのようなことを話す予定なのか把握しておく必要があります。音声の確認については、画面共有で動画を使った説明をする際に、同時に音声を共有するというボタンを押さないと音声を共有する事ができません。音声が共有されない事態が起こってから対処しても時すでに遅しという事が多いので事前に登壇者に確認してもらう必要があります。

リスク対応の練習

考えられるリスクと対処法は以下のようなものが挙げられます。

・ホストのPCが落ちる（参加者のメールアドレスを事前に一元管理しておきそのメールアドレスに一斉に謝罪のメールを送信する。そのために落ちた時用のメールの文面の作成や、すぐに新しいルームを立ち上げる練習を行う）
・登壇者のPCが落ちる（司会者が割って入りタイムスケジュールを即座に変更する）
・音声、動画の乱れ（司会者が割って入り一度謝罪した上で運営側でスライドのいシェアを行う）
・参加者の暴走（そもそも参加者に発言権やチャットを打ち込む設定を消す）
・Q&Aで質問がこない（事前にアンケートなどをとっておきなければそれに答える）
・時間がおす（チャットで登壇者にだけ見える形で時間が押していることを伝える）

本番は何が起こるかわかりませんがこれらをやっておけば基本的には大事故には繋がらないと思います。

参加者の参加手順の作成

企画内容と実際に起こりうるリスクの検討と同時に参加者の参加手順についても十分に考慮する必要があります。考えるべきことは以下のようなものが挙げられます。

・なにを通して申し込みさせるのか（Peatixやグーグルフォーム等が挙げられる、申し込みの際にとる情報を検討する。必須なものはメールアドレス。経験則でいうと、事前申し込みの6.7割くらいが実際に参加する。）
・いつ、何回メールを送るのか（開催の何日前に送るのか検討する必要がある。早く送りすぎると忘れられる事があるし、リンクを第三者に送られてしまうリスクも増える。何度かに分けて当日のイベント開催の1.2時間前、イベントの前日の夜に送るのが良い。）
・ホストが落ちた時にどのように参加するのか（事前にメールでZOOMが落ちた時にどのように参加し直すのかアナウンスしておく）
・参加できない場合にどうするのか（参加方法を事前に明確に記しておき、参加できない場合は自己責任にするなどできる限り当日の負担を減らすのが良い）

開催中の注意事項

開催中の注意事項は先に挙げた練習すべきリスクについてであるので改めてリストアップしておきます。

・ホストのPCが落ちる
・登壇者のPCが落ちる
・音声、動画の乱れ
・参加者の暴走
・Q&Aで質問がこない
・時間がおす

これらに加えて、

・参加者からのチャットの対応
・登壇者に対する登壇前の連絡
・参加者側から確認してうまく機能しているかの確認
・翻訳できているのか確認
・アーカイブを残す際は動画が撮れているのかの確認
・参加者数の確認

等が挙げられます。運営は最低でも5人くらいは必要になると思います。

開催後

開催後に注意すべきことは、以下のような事が考えられます。

・アンケートを参加者に取ってもらう（回答率が非常に下がるのでアンケート方法には工夫が必要）
・アーカイブ動画の確認
・開催後の懇親会

おわりに

記事を最後まで読んでいただきありがとうございます。内容についてわからないことや、ここをもっと修正した方がいいなどあれば連絡をください。それではイベント開催頑張ってくださいね！