【明日からできる】ミスが激減、最強の仕事術
●はじめに
今回は、仕事において「ミス」を減らす方法をご紹介します！
かくいう私moro、相当のおっちょこちょいです笑 入社して以来様々な事務処理での失敗を重ね、お客様や社内の仲間たちにたくさんご迷惑をおかけしてきました。一時期は脳の欠陥を疑い、脳外科か精神科での診療も検討したくらいでした。。。
金融業界、特に営業部隊は、いかにお姐様に好かれるかのゲーム（だと思っています）。事務でのミスが増えると、事務の姐様方からものすごく嫌われます。絶大なる影響力を持つ姐様に嫌われてしまうと、すぐに社内全体で「できない社員」レッテルが貼られてしまい、挽回するにはかなりの難易度を求められます。（昼休みは絶対に食堂へ行かないでください。）
そんなミスというミスをし散らかしてきた私ですが、それなりに「どうしたらミスが減らせるのか」を考え、数々の文献を読み漁り、試行錯誤を繰り返してきました。
今回は、あらゆる情報を参考にして私が編み出した「ミスを減らす方法」を、僭越ながらお伝えしたいと思います。
効果は実証中ですが、今のところ昨年に比べ当社比ミス発生頻度は「３分の１」に抑えられています。
●なぜミスは起きるのか？
まずは、ミスはなぜ起きるのか。ここを分解していきましょう。
キーワードは、”無知・無視・過信”。これ以外の失敗はありません。
なおこの理論は、失敗学の権威、東京大学大学院中尾政之教授の研究結果を参考にさせていただいております。私の救世主のお一人です。
①無知
ずばり、「知らないこと」によるミスです。ただ、人類にとって未知のミスに遭遇することは宝くじに当たるくらいの確率でしょう。すでに対策などが確立しているにも関わらず情報不足や不勉強により起こってしまうのです。
②無視
十分な注意を怠ったことによるミスです。自分の知識の範囲内であるが、何かしらの原因により「無視」してしまったケースですね。原因をさらに深堀りすると、疲労や焦り、体調不良、ストレスなどが見えてきます。
③過信
社内でのルールなど手順がひかれており、自らもその内容を認知しているのにもかかわらず、「面倒だから飛ばしちゃえ」などの個人の身勝手な判断で起こされるミスです。（これが一番怒られます笑）
●どうすればミスは減らせるか？
ではいよいよ、ミスを確実に減らすステップを４つお伝えします。
①ミスが起きたら、「振り返る」。
くれぐれも、「同じ失敗を繰り返さない！」なんて心に誓わないでください。はっきり言いましょう。「決意なんてゴミ同然。」
今回のミスは、先ほどご紹介した三要素「無知・無視・過信」のどれにあてはまるかなと振り返ってください。不思議なことに、必ずどれかにあてはまります。
ここで自分の至らなさを悲観したり、落ち込んだりする必要はありません！人間は失敗から学び成長する生き物、学ばなければアメーバというだけの話です！では、「どうして失敗したか。」が浮き彫りになってきたところで、次に参ります。
②「無知」のミスなら学びなおそう！
至極普通のことを書いています笑 あなたのミスが「無知」から起きたものならば、押さえておくべきだった知識を確認し理解しましょう。ただそこでアクションを止めてはいけません。学んだ知識を「記録に残し」、「すぐに振り返られる」ようにしましょう。
③「無視」のミスなら、「正確さ＞スピード」を意識。時間はたっぷり用意しておこう！
私が自分の犯してきた様々な無視によるミスを振り返るに、多くのケースでの原因は、焦りや面倒くささなどの「早く片付けてしまいたい」というスピード重視の考え方が根底にあると考えます。「次はあれやらないと！ああ後１０分でアポイントの時間だ！」などと焦りに焦りながら仕事をすると、人間の脳は処理不能となり、その結果ミスを頻発してしまうのです。そしてミスの修正にまた時間をとられ、別の業務でミスが出てくる。なんだか一年前の私を見ているようです笑
一度、勇気をもって、「正確さ」を優先しましょう。上司からの急な割込みオーダーをされても、「いまやっている事務処理が〇分後には終わりますので、その後のご対応でもよろしいでしょうか？」と言い切れば、嫌な顔はされないはずです。そして、時間に追われないよう、あらかじめ十分な時間を確保しスケジュール帳に書き込んでおきましょう。皆さんが思う以上に、仕事における丁寧さの優先順位は高くあるべきと、僕は思います。
④「過信」のミスなら腹を切ろう！
大相撲の行司は懐に小刀を忍ばせております。江戸時代の相撲において、行司は誤審が起きた場合、その刀で自分の腹を裂く覚悟を持たされていたそうで、その名残が現代にも残っているようです。
自らの能力に驕り高ぶったものに待つのは、「死」のみです。
●最強のツール「自家製チェックシート」
最後はなんだか投げやりになってしまいました。「おいmoro！お前明日から使える方法って言ったよな！4つも同時にできるか！お前が腹を切れ！」仰る通りだと思います。
ここからは、先ほど挙げた４つのステップを自動的に遂行させてしまう。唯一無二の方法をお伝えします！
それは、「自家製チェックシートを作る」です。
文字でお伝えするのはかなり難しいので、ワードでサンプルを作ってみました。ご査収ください。
こんな具合に、各業務ごとに注意事項をまとめた自家製のチェックシートを作ってみてください。そして、業務の際にはプリントアウトをして、お手元においてください。業務がひと段落したときに、チェックボックスを一つずつ確認し、問題がなければチェックをしていきましょう。
この方法では3つのメリットを期待できます。
①アップデートがいつでもできる。
もしあなたが作ったチェックシートでは対応できなかったミスが発生したとしましょう。チャンスです。ワードでいつでも編集ができる形となっているので、次回同じミスを繰り返さないよう、チェック項目を書き足していくことができます。こうすれば、無知無視過信のどのミスも再発を防げるでしょう。
②注意点を目と手を動かして確認できる。
頭の中で、「あれ、ここらへんのルールどうだったっけなあ。。」と思い出しながら慎重に仕事をするのと、目の前に可視化されているチェック事項を確認しボックスにレ点を付けていくのでは、エラー率は明らかに後者のほうが抑えられそうです。「正確さ」は保証いたします。
③時短と省エネになる！
なんといってもこれです！注意点を思い出しながら仕事をすると、時間も余計にかかるし、何より無駄に脳を酷使してしまいます。脳の酷使は集中力を損ねさせ、無視のミスにもつながりかねません。
自家製チェックシートによって、「注意しないでもミスが起こらない仕組み」を作ることができ、省エネと時短を同時に実現できるのです！
●まとめ
それではまとめます。今回は、仕事における「ミスを減らす方法」をお伝えしました。ミスは「無知・無視・過信」から起こるものであり、その解決策として４点ご紹介をしました。そして、それらを一気に実現させてくれるツールとして、「自家製チェックシート」を作ることをお勧めいたしました。
明日からすべての業務においてチェックシートを作るのは不可能です。明日やることになっている業務から、まずは一つ作ってみてはいかがでしょうか？この方法はいろんな活用の仕方があるでしょう。是非、独自の工夫を施し、世界に一つだけのチェックシートを作ってみてください！
（新入社員に読んでほしい、、）
この記事ですが、一番読んでほしいのはやはり新入社員の方ですかね。このコロナ自粛の中、まだ配属もできていないという方も少なくないのではないのでしょうか？今日私は、「ミスの減らし方」という保守的な記事を書きましたので、未来に目を輝かせるフレッシュマンには至極地味に見えたかもしれません。しかし、３流サラリーマンでありながらも私がそれなりに苦しんだ上でお伝えしたいことは、「ミスを減らしてこそ信頼は勝ち取れる。」ということです笑 ４年目も営業としては中堅である私も、今は信頼を得るための道の途中です。未だ見ぬ春を目指して、ともに頑張りましょう！
最後は説教爺となりました汗 今回はこれにて。
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