若手企業研究者のとある働き方　第５回

ゆーです。

学生でも会社員でも、教授や上司に進捗を報告することは、どこでも共通かと思います。
今日は、そんな“進捗報告”についてのお話。
どんなところに気をつけているか、の話です。
研究者としての視点でお話ししますが、どこの業界でも同じかなと思います。

まずですが、進捗報告の目的はというと、

データをわかりやすく伝え、現在地を示すこと！

であれば、ゴールから逆算する形でどれだけ進んだかを示すことが多い。
一方で、時にゴールが不明瞭なんてことも。
正確には、自分の中にゴールがあるが、組織単位になったときにゴールを決めきれていない時があります。

「そんなことある？」という声も聞こえてきそうです。
どういうものかというと、最先端の技術として確立することを個人のゴールにしている場合、そのアウトプットが決まってないことがあります。
つまり、強みの構築に力を入れているため、“どこでそれを発揮するか”までは決めてないパターンです。

将来的に発展していそうな分野ってありますよね。
ドローンとかがわかりやすい。
その技術を、とにかく磨いて自社の強みにする。
いろんな場面で使えそうな気がするので。

でも、現時点でどこに使うかは決めきれない

「思いつき程度ならイメージはあるが、そこに使うのが最適なのかわからないので、何かに決めて突き進むのがいいのかわからない」なんてことも。
こういう場合、ゴールからの逆算ができないので現在地を示しにくいですね。
相手にそういう事情を伝えておかないと、いつも通りに聞いている相手からすると「で、今どのくらい進んでて、このあとどうするの？」と疑問に繋がり、不安にもなります。
議論にすらならないので、このあたりきちんと伝えないといけませんね。

スケジュール感の話ばかりしてきましたが、現状把握だけでなく進み具合をどれだけアピールするかも重要です。
ある期間で”どれだけ進んだのか”、”どれだけ停滞していたのか”、そこで能力を判断する人もいます。

ただですね、色んなことに取り組んでいるチームだと、自分のやっていることを相手がよく理解できないなんてことも。
馴染みのないデータを見せられた相手は「？？？？」となったまま最後まで聞くことに。

データを詳しく伝えることは、

必ずしも必要ではない

以前、ボクも上司に報告したとき、良いデータを取れていたのに上司が初めて触れる分野のデータであったために、その読み方からわからないなんてことがありました。
結果、良いか悪いかの判断すらできず、基礎の話をして終わってしまう、なんてこともありました。
本質を考えたとき、“どういうデータなのか“よりも“そのデータで何をできるか”といったところをきちんと伝えないといけませんよね。
データについての議論ももちろん必要ではありますが、データという事実だけでは何も生まれないので…。

せっかく大きく進歩したのに、伝わらないと自分の頑張りが伝わらず、評価されないなんてこともザラにありますから。
ここは注意が必要です。

もう一つだけ気をつけることがあります。
前提として、報告に使用した資料というのは報告後に共有されることが多いということ。
この場合、あとで気になって見返す人がいます。
そうなったとき、

「わからなければ聞きにくるだろう」ではいけない

まず、めんどくさいですし、時間も相手と自分の分で2人分奪われる。
相手はこれを意識してしまうので、資料を見返してわからなくても人によっては「まぁ何かのついでの時に聞けばいっか。」なんてことも。
相手からすると、わざわざ動かないといけないので、やめてしまうことがあります。
なので、報告時にわかりやすく伝えることも重要ですが、プレゼンで伝えるだけではないので、後から見返しやすいように資料を作成するのも重要です。

このあたり、外で発表するときの資料作成とは大きく異なりますね。
一度きりの発表で伝えるわけではないので、作り方が変わってくることを意識したいものです。
意外と、どの発表でも同じような形式で資料を作ってしまう人は多いので。
「パワポでの資料作りはこう！」ではなく、「報告に使用する資料作りはこう！」となるべきです。

以上のように、報告１つとっても、資料を作る上で気をつけるべきポイントはいくつかあると思うんです。
特に研究をしてると、難解なデータが多く出てきたりすることも。
それを「相手目線に立って説明する」というのは、必要不可欠。
言いたいことを言えば良いわけではない、ということを忘れてはいけませんね。

こうやって改めて書き起こしてみて、ボクも気をつけようと再認識しました。

さて、近々また報告しなきゃなので資料、作りますかね。
アピールするぞ。