プランニング職に必要なスキル① ～専門スキルのその前に身に着ける”ビジネス意識”～

会社のプランニングを担当する部門の新人研修をプランするにあたり、身に着けてほしいこと、自分が意識してよかったことを整理してみました。基本的なことから、企画やプレゼンなどの応用まで自分の経験や様々な人から学ばせていただいたことを明文化していきます。

そのファーストステップにあたる、今回の記事で言いたいことは、「プランニング職だろうと、クリエイティブ職だろうと、まずは、”仕事をするヒト” として、基本的なビジネス意識を持とうよ」ということ。

会議の仕方、時間の使い方、文章の書き方、数字の見方、コミュニケーションの仕方、etc..　本屋にいくと、そんなビジネス本があふれている。なんで、あふれているか？？必要としている人がいるし、追究すべきノウハウがそこにあるからでしょう。
たまに、「おれビジネス書 読まないから」とか、かっこつけてるヒトいるけど、そういう人に限って、非効率や質の低いアウトプットで周りの人に迷惑を欠けている。。はぁ、すごいですね。と反応してあげるのも疲れるし。。生産性の高いビジネス環境つくりの足かせでしかない。

本を読むことが絶対だといっているのではない。ナチュラルにしかるべき基本を体得している感度の良い人もいる。できる人がそろっている環境ならば、先輩に学ぶのも術だと思う。とにかく、基本的な仕事術の重要性に気づこうというコトなのです。なぜ、桜木花道のレイアップシュートの努力に学ばない。。！？ 基礎が大事なことはそこで学んだはず。漫画はスキだろう。。？？

以上は、私の社会人になってからの課題感であり苛立ち。しかし、裏を返すとそれができれば人に差をつけられる。尊敬していた先輩クリエイターが入社時に教えてくれました。「社会人になったら人は勉強しないから、それだけで差が付けられるよ。」よくも悪くも、本当にそうだった。

時は経ち、人や環境を育てる立場になった今、最低限の基本スキルとして身に着けて欲しいことを整理します。バーっと書き出してみましたが、某有名研修会社の基本スキルの項目とだいたい一緒だったので、内心 ほっとしました。その内容が下記なります。参考になれば幸いです。

プロジェクトマネジメントの意識
仕事を作業ではなく、素敵に遂行すべきプロジェクトとして把握することがすべてのはじまりで基本だと考えます。依頼された成果物を納めることだけ考えるのではなく、そのために必要な情報収集やアクションを自ら見出し、関係各位への進捗等の報連相も行いながら、自分のミッションを適切なスケジュールで進めていくことを考え、その全体をデザインすること。それが仕事。（かっこいい！！）
仕事を成果物をつくる作業と捉える人が多いし、そういう人はたいてい成果物の質も低い。あらゆる仕事を、作業ではなく華麗に遂行すべきミッションとらえ、アウトプットとプロセスをの両方を高めていこう。

この意識があれば、後は自然発生的に、様々な仕事術の必要性に気づき、その研鑽がはじまっていきます。気づきはすべてのはじまりだ。つづけて、仕事をするヒトとして大事な基本を記していきます。

報告
社長にいきなり声をかけられることがある。何か気の利いたことを話して、一目置かれたいと思うがそうはうまくいかない。つまらない話題やレベルの低い “自分は頑張ってますアピール” になってしまい、いつも自戒する。。そんな突拍子もないシチュエーションでの報告は、とても難しい。僕だって教えてほしい。そんな高度なことではなく、基本的な報告の仕方ってあると思います。そのくらいは意識して、上司と、パートナーと部下と話そう。
✔報告が必要なタイミングを考えよう。
相手の気持ちを考えれば、大体想像がつくはず。
忘れられてそうだから、リマインドかけておこう。進捗を心配されているだろうから、報告して安心してもらおう。内容についてもレビューももらった方がいいな。そんな風に相手の気持ちを考えておけば、いつ何すればいいか、普通はわかるはず。
✔必要な内容とその報告粒度を考えよう。
適切な粒度で報告することが大事。必要な内容を必要な詳細度合で語ろう。
詳細な描写が必要なときもあれば、短い会議でトピックスだけ語るべきときもある。マンツーマンなのか、大人数に対してなのか。自分が受け手になって考えれば見えてくる。 詳細な描写が必要なときもあれば、短い会議でトピックスだけ語るべきときもある。マンツーマンなのか、大人数に対してなのか。自分が受け手になって考えれば見えてくる。

資料作成
資料作成のそもそもの意味を考えることから始めよう。考えや計画、決定事項、起こった事象の記録。そういったことを間違いがないよう記すことが資料。文字かもしれないし、図式かもしれない。目的と使うシーンを考えて、どんな分量、内容であるべきかを考えることが基本。
資料の目的が決まれば、どのような内容にすべきかは自然と見えてくるし、たくさんの事例やノウハウがあふれています。それらに学び、練習していけば、何を深掘りして書くべきか、どのようにサマライズすべきかが判断できるようになるし、時間をかけずに伝わる資料をつくることができるようになる。テクニックは色々あるから、本屋へいこう。まずは、何のために資料をつくるのかを考えて。

会議
会議はつかれるから、個人的には嫌いですが、知恵が集まり問題解決を見出したり、目線を一つにしたり、組織やチームをよい方向に動かすために非常に有効です。会議で意識して欲しいポイントは簡単です。ダラダラ長い燃費の悪い会議はやめて、良い会議になるよう努力しよう。
ーゴールを決めよう。
ー時間の使い方を決めよう。
ー話し合いの方法を決めよう。
ー出たアイデアや重要な意見はメモろう。
ー決まった事項や次への進め方も決めよう、メモろう。
ーそもそも誰が決裁者？？
ーそもそも誰がファシリテーター？？
そいうこと、意識してる？？という打ち合わせ多くないですか？

効率的な時間の使い方（作業の進め方）
時間の使い方、意識している人は多い印象です。でも、もっと自分勝手にやってもいいのではないかな？人のペースに合わせ過ぎて、苦労しているヒトよく見るので、そう思います。若いころ読んだテクニック本に、邪魔されないために、電話に出ない。とか、隠れて作業する場所を確保する。なんていう手法が書いてあって、ちょっと驚いたのを覚えてます。その人の志向にもよるので、何が正解かははっきり言えませんが、よく言われること含め、書き出してみました。
ー作業時間も予定する。
ー邪魔されない時間をつくる。（電話にでない、隠れる、朝早く来る など）
ーちょっと今いいですか？に、応えない。
ー集中できる場所や時間帯を見つける。
ーあえて締め切りギリギリで、火事場のくそ力で圧倒的なスピード出す。
ー電車や会議中でも処理できる仕事と環境を揃えておく。
ー後の効率UPに繋がるなら、こっそり昼寝する。
上にある、ギリギリまでやらない方法なども、ある書籍に載ってたことを覚えています。尊敬する大前研一紙の講義を受けた際に、すべの効率は集中から生まれると。集中できる、時間、場所、やり方、覚えましょう。
　
ざっとあげましたが、誰でも簡単にできるし、おさえてほしいなぁと思うスキルはこんな感じです。まわりの人とうまく関係を構築するとか、円滑なコミュニケーション術。みたいなのは難しい！！逆に、教えてくれ。でも、誰にでもできることは、誰もがやる環境をつくりたい。

まとめ
仕事を作業ではなく、プロジェクトと捉え、アウトプットだけではなくプロセスまで華麗にデザインしましょう。そうすると、プロジェクトを構成する要素、報告、資料作成、会議、時間の使い方などでどんな工夫をすべきかが見えてくるし、それらをサポートしてくれる本や先輩たちのアドバイスはあふれているはず。

終りに
結局ここでは、仕事の円滑な進め方の話をしているのですが、これは自分だけ話ではなく、同じプロジェクトに関わる周りの人にも影響します。つまり、できていない人は、周りの人に非効率を生んでいるという点で迷惑を欠けていると想うべきだし、そう感じていないひとは、お互いに非効率の沼につかりきっている状態かもしれない。はぁ～恐ろしい。