ビジネスメールのマナーには、破ってはいけない理由がある

■大切なのは「相手に手間をかけさせない」こと
ビジネスパーソンは、日々、数えきれないほどのメールを書いている。しかし、その書き方は我流という人が多いだろう。知らず知らず、マナー違反の文章を書いているかも……。そこで、ビジネスメールの専門家・中川路亜紀氏に教えて頂いた。

■「〇〇社の〇〇です」を冒頭に書くべきか？
近年、ビジネスシーンでも簡便なチャットツールが普及する中で、メールを書くときの基本的なマナーがなおざりにされるケースがままあります。
もちろんマナーは時代によって変わりますし、業界ごとに流儀も違うでしょう。しかし、ビジネスメールは様々な立場の人の間で交わし合うものであることは変わりません。これが、メールのマナーを考えるときの基準となります。
例えば、冒頭で「○○社の○○です」と名乗るか否かという問題。ムダだと思われがちですが、省略せずに入れたほうがいいでしょう。
メールは、種々雑多な送信元や用件のものが、一つの受信箱の中に溜まっていきます。毎日何十通ものメールを受け取るビジネスパーソンにとって、「この差出人名は誰だっただろう」「この人はどの会社の人だっただろう」と思い出したり、署名を確認するために画面をスクロールしたりする数秒間が、大きなストレスとなります。本文の冒頭に会社名とともに名前を書くだけで、それを防げます。
このように、マナーには、その裏に理由があるのです。
署名に住所や電話番号を入れていない方もいますが、それも問題があります。文書を郵送したり、急ぎの電話をかけたりと、メール以外の方法で連絡を取るシーンは多々あるからです。名刺などで調べるのも面倒です。
つまり、相手に手間をかけさせないことがマナーなのです。

■「1メール1用件」にして用件がわかる件名を
件名のつけ方は、内容が具体的にわかるものにしましょう。「お世話になっております」「○○社の○○です」などでは不親切です。
また、相手が他にどんなメールを受け取っているかを想像することも大切です。例えば、様々な人から原稿を受け取る編集者に対して、「原稿をお送りします」という件名では情報不足。「○○の原稿をお送りします」と、他のメールと差別化できる件名をつけましょう。
本文に関しては、とにもかくにも簡潔さが第一。相手が画面をスクロールする手間をできる限り減らしましょう。
挨拶のあとは、すぐに用件へ。それも、「経緯→結論」ではなく、「まず結論」。「○○をご依頼いたしたく、ご連絡いたしました」などとまず書いて、詳細をそのあとに続けるとよいでしょう。

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そして、1通のメールに複数の用件を書くのは、混乱のもとになるので避けること。特に、「プロジェクトの中間報告」と「今月の経費精算」のように、タイムスパンが違う用件は一緒にしないようにしましょう。
すると、同じ相手に立て続けに2通のメールを送る場面も出てくると思います。その場合は、2通目の冒頭に「連続で失礼いたします」というようなひと言を添えれば問題ありません。
やり取りが続いて、件名に「Re:」が増えていくと、いつしか件名と内容が合わなくなることもあります。内容が変わってきたと気づいたら、件名を変えましょう。
件名でメールの内容が判別できれば、お互いの手間が省けます。