リファレンスミスを防ぐ方法
昨日、「資料間の整合性が取れていないと無駄に評価が下がる」という記事をアップしました。
今日はその続きとして、リファレンスミスを防ぐ具体的な方法を紹介します！
✅1．資料内の場合
まずは資料内（例えばエクセル内やスライド内）のリファレンスミスを防ぐ方法を紹介します。
今回は、売上の元データ（P2）をもとにサマリー情報（P1）を作るケースを想定しています。
1−1．関数を飛ばす
まずは仕組みで防ぐ方法です。
大抵のリファレンスミスは更新漏れ、つまり自動更新されないことが原因です。
P2の各種合計値をP1のサマリー情報に載せるときに、関数で引っ張ってきましょう。
（例えば、P1のC4セルはP2から引っ張ってきている）
こうすることで、P2の元データの数値が変わってもP1も自動更新されるので、更新漏れを防げます。
基本的ですが確実な方法です。
1−2．リファレンスされていることを明示する
1−1は基本的なことですが、こちらは監査法人時代にやっていたことです（監査法人出身者ならやっているはず）
先ほどの資料にこんな感じで一手間加えます。
" /P1 "は「P1へ飛ばしている」、” P2/ ”は「P2から飛んできている」という意味になります。
これにより、どこから数値が飛んできてるかがパッとわかります。
また、仮にマニュアルで数字を入力していた場合も、「これP2の数値と合わないな」とわかりやすくなります。
ここまで読んでわかった方もいると思いますが、作成するときのポイントが3つあります。
1．シートにページ番号をつける（P1,P2など）
2．大きい情報（木）をP1にして、細かい情報（森）P2,3…とする。
3．数値は細かい情報から大きい情報に飛ばす（∵細かい情報を集約したものが大きい情報だから）
これをするだけでかなりミスが減ります。
（自分で気付けるようになる）
✅2．資料間の場合
つづいて、資料間のリファレンスミスを防ぐ方法です。
エクセル内は自動連携させたけど、スライドに転記するときに更新漏れた（自動連携できない）というのもあるあるです。
大抵のリファレンスミスはここで発生します。
2−1．数値のところは見直す
これを防ぐために数値は必ず見直しましょう。
ポイントは次の2つです。
・その数値が他のスライド（またはエクセル）と整合しているか
・縦計、横計があっているか（電卓叩く）
これをするだけでほとんどのリファレンスミスは防げます。
（逆にミスのほとんどはこれ）
「リファレンスされていない資料はあなたの評価を下げる」で書いたスライド内、スライド間のミスはこれの2つをチェックしていれば防げています。
文章のミス（誤字脱字など）はパッと見てわかりやすいですが、数値のミスは意識しない見落としがちなので注意しましょう。
2−2．ちなみに
1−1ではブック内の自動連携を紹介しましたが、別ブックでも自動連携することができます。
Googleスプレッドシートでも同じです。
これらに加えて1−2で書いたリファレンスの明示もセットでやると確実です。
✅3．まとめ
以上、リファレンスミスを防ぐ方法をまとめました！
今後も毎日投稿を継続しますので、よければ他の記事も見ていただけると嬉しいです！
また次の記事でお会いしましょう！
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