リモート会議が長くなる原因と解決法

リモート会議で様々な人と打ち合わせをする機会というのがこの１年で定着してきており、リモート会議の進め方なども皆さんそれぞれで試行錯誤していらっしゃると思います。そんな中で最近、僕の周りで聞くのが、議論したりアイデアをブレストするような会議はどうしても対面の方が進めやすくリモートだと中々まとまらないということです。

確かに、その場の空気感とか、暴走して話すぎる人を牽制したり、発言のタイミングをうかがったりということはリモートだとどうしても画面ごしで分かりづらいというところがあるかとは思います。
ただ、それ以外にもリモート会議で議論がまとまらず会議が長引いてしまう要因があるように思いますので、僕が実践している解決法（と原因）を１つご紹介できればと思います。

ホワイトボード役をつくり議論の整理、見える化する

対面とリモートでの違いは議論の見える化ができるかできていないかの差であり、結論、進行しながらホワイトボード役で画面に議論の内容を構造的に書いていく人をつくれば議論やブレストなどの会議は時間内である程度まとめられるようになります。


まず、議論が長くなってしまう原因の１つが、リモートでの役割分担ができていないことです。対面だと議論を進める人、内容をメモする人、発言する人とある程度役割がその場で決められていたのですが、リモートだと結構自分ごと化しづらい環境になりやすく、みんなが考える人になってしまうとどうしても議論がまとまりません。

そして２つ目がリモートだと議論する内容が積み上がりにくいということです。対面だとホワイトボードなどを使ってみんなの発言をメモしていく、体系的に書いていくことで議論した内容が見えるので積み上がっていくのですが、リモートで発言した内容が自分のメモにしか残らないとその発言が流れていってしまい全体として積み上がっていきません。
また、リモートならではでいうと、皆が資料やメモを作って投影すると、
投影し終わった人の資料が画面に残っていかないため、議論が個人個人の資料になってしまい全体としての議論にならないのです。
（みんなのアイデアや考え出してたら最初に発言した自分の資料が忘れられているなんてことは僕自身も何度も経験しています）

なので、見出しに書いたとおり、このようなリモート会議での原因を解決するためにはリモートでもホワイトボート役を立てて、みんなが議論している内容をパワーポイントなどで見える化、体系化し、常時みんなの画面に見えるようにしておくことで、何を議論していて、どんな発言があるのかを全員で共有しながらすすめていくことが必要です。
そしてこの進め方ができればリモートでの議論やブレストなどの打ち合わせも議論が今どこまで進んでいるのかわかるので時間配分もしやすくなるので、あわてて最後にまとめるなどもなくなり、拡散、議論、集約がうまくできるようになります。

もし、リモートでの会議、打ち合わせがうまくまとまらない方やもっと自分が議論を進行していきたいという人は一度試してみて下さい。

最後までよんで下さりありがとうございます。