企画書作りは、まず「手書き」から

普段、仕事をされていると、会社内やクライアントに説明をする際に
Microsoft OfficeのPowerPointやWordを活用される方が多いかと思います。

先日、新入社員が資料をPowerPointでまとめてきたときに、
内容や言葉使い、ストーリーバラバラだったので、
「この資料って作る前に何か手書きで一度整理した？」と聞くと、
「いえ、頭で考えてそのままPPTで書きました」との回答があり
昔、自分も先輩に戦略を考えるときにはまず手書きで整理してからの方が
遠回りに見えて、実は時間も短縮できるし、資料の質も格段にあがるという
話をされたことを思い出し、今回は手書きで考えを書いた後に資料化することのメリットを簡単にまとめてみたいと思います。

Officeはそもそも日本語をベースに作られていない

もうすでにインターネットが当たり前の今では（noteもそうですが）左から横書きの文字を読むことも普通になっていますが、
教科書だと数学や英語の教科書は左開き、国語の教科書は右開きであったり、日本語の本のほとんどが右開き、縦書きが多いように、
日本では昔から文字を右から縦書きで書く文化でした。
一方、Officeは当たり前ですが、マイクロソフトがアメリカの会社なので、
アメリカ基準で作ったものを日本に合わせてカスタマイズしています。
だから何だということはあるのですが、日本語と英語の成り立ちや文法が違うということ、そして普通に思考をまず整理することの大切さからも、日本まずはPPTに書き始める前にしっかりと思考を整理することが大切だと思います。

考えや思考をまず「拡散」し次に「収束」させ「整理」することの大切さ

資料を作っているときに、
「あのことも追加で資料に入れたいな」とか
「こういう流れも実はいいのではないか？」など
思考が散らばることがあるかと思います。
特に、僕のようなアイデアを仕事として考える人とかでは重要のですが、
考えをまとめて資料化していくためには、その資料をまとめていくことに
集中するためにも、思いつくことをまずは拡散して出し切ることがとても大切です。無駄だと思う、違うと思うこともすべて書き出して、その中で必要なものをみつけ、その順番を決める。そうすればあとはその流れに合わせて
見てもらう人にわかりやすいように整理しながら書いていくということで
書きながら考えるよりも書くことに集中しながら資料化に取り組むことができ結果的に時間と資料の質の両方が良くなります。
また、実は資料化する時に時間がかかるものとして、言葉遣いや単語を何にするのかを迷うということがあるのでこれについてもしっかりと出し切ることによって適切な言葉選びの時間も短縮できますし、資料化して最もわかりづらくなる原因の１つとして、無駄な言葉が多くなる（ダラダラと長く文章になっている）ということも防ぐことができます。

自分で考えた思考の跡を残す

普段ものごとを考えているときに、さっき思いついていたものを思い出せないなんてことがあると思うのですが、一瞬で思いついたものは一瞬で忘れます。例えばWordとかで考えをまとめる時だと、書いている中で必要ないものは消していって整理してくので、その時に考えた思考の跡が残らず、そのあとにあの時に考えて書いたものなんだったのかを思い出そうとしても思い出せないということが必ず出てきます。そういう点でも、手書きでとりあえず書き出しておけばその瞬間には無駄だと思えたことでも後で見返すことができるので、記憶をたどる必要がなくなり、時間の短縮になりますし、数日後でも残っているので自分の思考録として活用することもできます。

考えのストーリー化がしやすい

書き出したものを最終的に資料化する時にはどんな資料であれ、順番や流れが必要だと思うのですが、手書きだとそれぞれの要素をすぐに繋げたりできるのでストーリーの流れを考える時の負担がかなり少ないです。
また、手書きなので、そんなに長く文字を書きたくないこともあり、かなり完結な文字、単語、要素で書くようになるので、ストーリーにするときに
要素をでの流れをつくることができ、結果的に資料も完結で重要なことをしっかりと入れながら書くことができるのでとても分かりやすい流れかつ、
それぞれで言いたいことも明確になります。

ある程度この訓練を経ると、手書きでやっていることを頭で簡単にやって
そのままPPTにむかってもわかりやすい企画書や資料をかけるように徐々になってくるとは思います。（僕は今でも手書きでやる方が楽ですが）
資料の見栄えを良くするよりも個人的には重要なことだと思いますので、もしよければ一度手書きで思考を整理してみてください。

お忙しい中、記事を読んでいただきありがとうございます。