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【そのまま使える】Google Apps Scriptで契約書内の文言を一括書き換えしGoogleドライブへPDF保存する

KCompany

こんにちは!KCompany代表のケータです!

本日は契約書を想定しGoogleドキュメント内の文言の一括書き換え&書き換え後のドキュメントを指定したGoogleドライブへPDFとして一括書き出ししようというものです。

「Google Apps Scriptで契約書内の文言を一括書き換えしGoogleドライブへPDF保存する」スクリプトを開発した背景

一人二人程度であれば普通に置換して書き出しすればよいと思うのですが、先日お取引先の会社様において相当数(数百名くらい)の個人事業主の方と契約書を結ぶ必要がある……といったケースがあり、同様のスクリプトの構築をしました。

以下の説明をご覧になり、もし使ってみたいという方がいらっしゃったら、ページの最後の部分からご利用になれますので、ぜひご確認ください!

「Google Apps Scriptで契約書内の文言を一括書き換えしGoogleドライブへPDF保存する」スクリプトの動作イメージ

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①まず全体のファイル構成の説明をします。

・契約書_sample_drive:テンプレートから出力したドキュメントならびにPDFファイルを保存するDriveです。
・契約書一括生成_sample_document:一括生成する元となるテンプレートのGoogleドキュメントです。
・契約書一括生成_sample_spreadsheet:一括生成する際の項目ならびにファイルのIDを記述するGoogleスプレッドシートです。

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②上記のGoogleドキュメント「契約書一括生成_sample_document」を開いた画面の一部です。ドキュメント内部には赤枠部分のように「placeholder1」といった連番の形で名前や住所の部分に記述があります。置き換えたい文字を「placeholder1」「placeholder2」……「placeholder20」のように設置します(20箇所の置き換えまで対応)。

なお、契約書はこちらの雛形を参考にさせていただきました。本noteの趣旨としては契約書を事例としてGoogleドキュメントの置き換え&PDF書き出しができることを示すためであり(リアリティを増すために事例として契約書を利用しているという立場です)契約書自体の内容については当サイトでは責任を負うことができませんため、ご自身の判断でご利用いただくようお願いします。

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③上記のGoogleドキュメント「契約書一括生成_sample_spreadsheet」の「名簿」シートを開いた画面です。赤枠部分のように②のGoogleドキュメント内で置き換えで使う項目が並んでいます。

・id:Googleドキュメントの文言一括置き換え時に生成するGoogleドキュメントの連番です。
・placeholder1〜20:Googleドキュメント内での置き換えに使う項目です。

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④Googleドキュメント「契約書一括生成_sample_spreadsheet」の「ID」シートを開いた画面です。赤枠部分に今回テンプレートとして利用するGoogleドキュメントのIDとGoogleドライブのIDを指定します。

なお、IDの確認方法についてはGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントのIDの取得方法の記事を参照いただければと思います。

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⑤実際に実行を行うメニューボタンの説明画面です。

赤枠①の「一括生成」を押すと、前段④の「ID」シートで記載したIDGoogleドキュメント(テンプレート)を読み込み、placeholder1などの文言をスプレッドシート内の項目に書き換えられ、書き換えられたGoogleドキュメントが指定したIDのGoogleドライブ内に複数生成されます。

赤枠②の「PDF生成」を押すと、「一括生成」で保存されたGoogleドキュメントを同じGoogleドライブ内にPDFとして書き出しを行います。

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上記は赤枠①の「一括生成」を押した後のGoogleドライブの画像イメージです。

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上記は赤枠②の「PDF生成」を押した後のGoogleドライブの画像イメージです。ファイルを開くと実際に文言が置き換わっていることがわかります!

制限について

GASでの各種サービスへの実行回数等には制限があります。詳細を知りたい方は、こちらのGAS(Google Apps Script)の制限と割当の記事を参考にしてください!

「Google Apps Scriptで契約書内の文言を一括書き換えしGoogleドライブへPDF保存する」スクリプトを実際に使うには

ここまで読んでくださって、実際に使ってみたい!という方がいらっしゃいましたら、以下からぜひご利用いただければ幸いです。閲覧用のファイルを用意してますので、そちらをコピーし、ご自身の環境にてご利用いただくイメージになります。

【お仕事のご依頼について】

こちらの記事に記載した内容以外にも、Google Apps Script開発やGoogle Workspaceを活用したデジタル化推進のお仕事を行っています。【GAS】そのまま使えるシリーズのカスタマイズのご相談ももちろん大丈夫です。
ちょっとしたお困りごとでも、こちらのサイトのお問い合わせフォームからご連絡いただければ、折り返しご連絡いたします。

「Google Apps Scriptで契約書内の文言を一括書き換えしGoogleドライブへPDF保存する」スクリプトへのアクセス


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