受発注業務の自動化を考える。最適なフローチャートの描き方
A社、B社、C社といった複数の企業様からの注文データを社内システムへ登録・発注するといった業務。RPA支援でよく挙がる業務の１つです。
今回はRPA化に向けての考え方やコツをお教えしたいと思います。
こんにちは！
ワークスアイディ株式会社 キャンスタ編集部RPAエンジニアのミー です🍀
下図のような業務を想定してみてください。
RPA化する業務：
A社、B社、C社といった複数の企業様からの注文データを社内システムへ
自動登録したい
（各社の注文データはフォーマットが異なります）
皆さんは、この業務を聞いてどういうロボを作りますか？
業務フローどおりに作ろうと思うと、
①「A社からの注文データをシステムへ登録するロボ」
②「B社からの注文データをシステムへ登録するロボ」
③「C社からの注文データをシステムへ登録するロボ」
といった３つのロボを考えるかもしれません。
もちろんこの組み立て方も間違いではありません！
ですが、一歩先を考えるとどうでしょう🤔
・A社やB社またはC社の注文データのフォーマットが変わってしまった
・システム登録部分でエラー発見⇒３つのロボを改修💦
・注文先が増えた
などなど、現状の業務からすこし変わっただけで、大がかりな改修が必要となります。ロボを作成された方だとわかると思いますが、自分で作ったロボでさえ、記憶は曖昧になるし、改修には時間がかかります。業務がすこし変わっただけで毎回改修に時間がかかっていては、RPA化する意義が薄まってしまいます。
私だったら、、、「テンプレートファイル」をフル活用します❗❗
テンプレートとは💡
鋳型、雛型、定型書式などの意味を持つ英単語。
文書などを作成する際の雛型となるデータやファイルなどのことをこのように呼ぶ。
（IT用語辞典引用）
ここでは、Excelで作成したテンプレートファイルを利用して、各社の注文データをシステム用のフォーマットに変換させたいと思います。
以下のようなフローを考えました。
①システムへ登録するロボ
②A社の注文データをシステム用のフォーマットに変換するロボ
（A社用テンプレートファイル利用）
③B社の注文データをシステム用のフォーマットに変換するロボ
（B社用テンプレートファイル利用）
④C社の注文データをシステム用のフォーマットに変換するロボ
（C社用テンプレートファイル利用）
ロボの数は先ほどのフロー案より増えてしまいましたが、ロボの機能が明確になったと思いませんか？
ロボ①は、単純にシステム用のファイルを参照しながら「システム登録」処理を行うロボです。もし、システム登録部分でエラーを発見してもロボ①の改修のみで大丈夫です。
ロボ②～④は、基本的に「注文データを各社のテンプレートファイルにペースト」する処理を行います。今回、テンプレートファイルはExcelを利用したのですが、ExcelでできることはExcelにしてもらいます😉
テンプレートファイルの「注文データ」シートに注文データを貼り付けられると、別シートの「登録データ」にExcel関数を駆使してシステム用のフォーマットに変換します。
例えば、システム対応のコードに変換が必要だったら、マスタシートを作成してVLOOKUP関数で参照したり、「郵便番号＋住所」となっている注文データをシステム側では「郵便番号」「住所」に切り離して登録しなければならない場合でも関数を使えば簡単にシステム用に整形できます。
テンプレートファイルを利用したサンプルシナリオ作成してみました。テンプレートの作成方法など詳細は以下の記事をみてくださいね⭐
ですので、もし、A社の注文データの商品名がE列からD列に変わってもロボを改修する必要はなく、テンプレートファイルのExcel関数を改修するだけなのでわかりやすいと思います。また、注文先D社が増えても、ロボの基本的な処理フローは同じなのですぐに作成できますし、新たにD社用テンプレートファイルを作れば完成です👍
ここで伝えたかったこと🤗
①業務フロー通りのロボは作らない
せっかくPRA化するのだから、業務フロー通りではなくメンテナンスしやすいフローを目指す。
②テンプレートを上手く利用すること
ExcelができることはExcelにしてもらう！！Excel関数を駆使しましょう🎵
ロボで出来ないことはないけど、ロボはシンプルに！が一番です。
データが複雑でテンプレートファイルを使っても上手くいかない！ということもあるかもしれませんが、「業務改善」に向け、折り合いをつけて、少しでもメンテナンスしやすい業務フローに変換していきましょう😉
業務フローの構成についての相談もお待ちしております！
